Zastřešující report pro vedení strojírenského podniku menší až střední velikosti

6.3.1

Zastřešující report pro vedení strojírenského podniku menší až střední velikosti

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

 NahoruÚvod

Mít všechny důležité a srozumitelně vyjádřené relevantní podnikové informace v jednom komplexním dokumentu (dále jen reportu) je nezbytným cílem každého řídícího pracovníka - manažera. Přínosem historického porovnání údajů z tohoto dokumentu jsou podklady pro tvorbu strategií krátko-, středně- a dlouhodobého charakteru. Dlouhodobá práce s vhodným reportem pomáhá ke správnému vyhodnocování nových situací a ke kvalitním (často intuitivním) manažerským reakcím. Report musí obsahovat vzájemně integrované údaje, které musí být vždy reálné a zakládající se na pravdě.

V tomto článku se autor pokusí popsat základní variantu takového reportu, který je vhodný pro vedoucího pracovníka strojírenského podniku menší až střední velikosti kooperačního charakteru se zaměřením na export (= fakturace v cizí měně bez vazby na lokální měnu). Report je možné upravovat - rozšiřovat, nesčetněkrát graficky zpracovávat a uvedené údaje koeficientním (= podílovým) způsobem využívat k tvorbě důležitých podnikových ukazatelů.

Autor nepopisuje jednotlivé reportové veličiny výkladovým způsobem, zde se předpokládá základní znalost čtenáře. Jde spíše o poukázání na důležitost jejich objektivního a reálného sledování spolu s praktickými dopady do manažerského rozhodování.

Článek je napsán na základě praktických zkušeností autora, které nabyl v průběhu brigádních prací během studií na střední a vysoké škole ve strojírenských provozech a po ukončení studia na pozicích vedoucího projektů nadnárodní globální společnosti, vedoucího výroby moderního podniku zaměřeného na zpracování plechů a v současné době výkonného ředitele českého, holandského a ukrajinského strojírenského podniku střední velikosti zabývajícího se výrobou trubkových systémů pro topenářský, automobilový a medicínský průmysl.

Informační systém podniku IS, ERP a pojem reporting

 NahoruInformační systém podniku

Informační systém podniku (IS) integruje podnikový software (SW) - účetní, výrobní atd. (viz schéma níže). Pod pojmem informační systém podniku (IS) se rozumí integrovaný soubor používaných počítačových programů v podniku. Z důvodu prolínání a častého odlišného vnímání jednotlivých pojmů je níže zobrazeno ilustrativní schéma pro lepší pochopení.

Pro téma článku je stěžejní pojem reporting a informační nástroj, který je (mimo jiné) za automatickou generaci reportů zodpovědný - ERP informační systém. Ten má za úkol získávat, zpracovávat a vyhodnocovat získaná data dle určených relevantních pravidel.

Enterprise Resource Planning (ERP) je dílčí informační systém, který integruje a automatizuje velké množství procesů souvisejících s produkčními činnostmi podniku. Typicky se jedná o výrobu, logistiku, distribuci, správu majetku, prodej, fakturaci, účetnictví atd.

 NahoruVýhody ERP

ERP přináší řadu výhod:

• zefektivnění a zrychlení ekonomických procesů,

• centralizaci potřebných dat a snížení chyb,

• dlouhodobé úspory v investicích do informačních systémů a hardwaru,

• zvýšení bezpečnosti,

• rychlejší výstupy pro vedení firmy (zaměstnanci nemusí připravovat podklady),

• podporu pro vedení účetnictví podle mezinárodních standardů.

V konečném důsledku musí! zvyšovat flexibilitu, takže i konkurenceschopnost. Základní výstupní činností je reporting.

Pod pojmem reporting se rozumí podávání přehledových zpráv (reportů) o průběhu a stavu daných aktivit či prací.

Struktura ročního reportu - vybrané podnikové ukazatele - tabulka

Report pro celkový manažerský přehled by měl mít následující základní podobu:

 NahoruPopis vybraných ukazatelů:

 NahoruObrat

Obrat (celkový) je z pohledu zákona definován dvěma zákony. Zákon o účetnictví definuje tzv. čistý obrat jako výši výnosů sníženou o prodejní slevy, tzn. že obrat je úhrn částek na účtech účtové třídy 6, přičemž zákon o DPH definuje obrat jako výnosy za uskutečněná zdanitelná plnění s výjimkou plnění, která jsou od DPH osvobozená bez nároku na odpočet. Tato definice se týká osob, které vedou účetnictví. Pro osoby, které vedou daňovou evidenci, je obrat z hlediska DPH definován jako příjmy za uskutečněná plnění s výjimkou plnění, která jsou osvobozená bez nároku na odpočet.

Důvody ke sledování celkového obratu jsou zřejmé. Co je nutné v rámci celkového obratu rozlišit a sledovat, je struktura celkového obratu. Autor doporučuje základní rozpad do dílčích obratových ukazatelů z hlediska dvou směrů: podíl obratu významného odběratelského segmentu/segmentů a sledování tzv. čistého obratu - tzn. obratu z fakturace zboží a služeb. V tomto obratu nejsou zahrnuty významné zkreslující položky jako změna stavu skladu hotových výrobků a nedokončené výroby, odpisy, kurzové rozdíly/zisky atd.

Práce s čistým obratem je významná pro vyjádření přidané hodnoty, která byla za stanovené období vytvořena (zjednodušeně - přidaná hodnota je hodnota, kterou podnik přidá svou prací k hodnotě nakupovaných produktů [zásob a služeb]).

Častým a nesmyslným fenoménem dnešní doby je tendence porovnávat významnost podniků dle jejich celkových obratů. Celkový obrat podniku je sám o sobě málo vypovídající veličinou; nezbytné jsou další informace o struktuře celého obratu - podíl materiálových/skladových položek atd. Důležitá je celková přidaná hodnota vytvořená v podniku.

 NahoruHospodářský výsledek

Údaje o hospodářských výsledcích podniku za stanovené období jsou v přímé souvislosti s popsanou problematikou popsanou viz 4.1. U sledování hospodářských výsledků (dále jen HV) je nutná obezřetnost.

Události v roce 2009 - tzv. hospodářská krize - ukázaly zajímavý fakt. Silný podnik není ten, který je významný svým obratem, počtem zaměstnanců apod., ale ten, který mimo dalšího (moderní a perspektivní výrobní program, zdravá a flexibilní ekonomika atd.) disponuje dostatečnou finanční rezervou k překonání problematického období. To je zejména v postkomunistických zemích značný problém, protože úroveň bankovních služeb je stále na výrazně nižší úrovni, než je tomu ve vyspělých ekonomikách. Toto je významným poučením.

Zpět k problematice HV. Stanovení HV před zdaněním je ovlivněno mnoha faktory a stejně jako u obratu je nutné provedení analýzy. HV je zjednodušeně určen rozdílem výnosů (úhrn částek na účtech účtové třídy 6 - dal) a nákladů (úhrn částek na účtech účtové třídy 5 - má dáti).

Mezi položky tvořící HV před zdaněním patří i položky, kterým je potřeba věnovat zvýšenou pozornost z hlediska dlouhodobého vlivu na tvorbu cash flow, respektive jeho vázanosti:

• změna stavu nedokončené výroby,

• spotřeba materiálu (celková výše skladu - neovlivňuje přímo HV),

• změna stavu skladu hotových výrobků,

• odpisy.

Specifikem ovlivňujícím HV, jejž lze jen velmi orientačně předjímat, je položka kurzových rozdílů u nakupovaných materiálů a služeb, půjček, atd. v cizí měně.

 NahoruSkladové položky, nedokončená výroba

Na celkovou hodnotu skladových položek (sklad materiálů, rozpracovaná výroba a sklad hotových výrobků) lze pohlížet jako na vázané množství finančních prostředků, které byly vynaloženy na pořízení těchto skladových položek. Cílem je vždy minimalizace těchto položek za předpokladu zohlednění dalších skutečností, jako jsou například dodací lhůty a dostupnosti materiálových položek či smluvních vztahů se zákazníkem (minimální množství na skladě/konsignační sklad).

Nákupní podmínky dodávaných materiálů a služeb by měly být maximalizovány (doba splatnosti u faktur) či naopak minimalizovány (objednací množství). U materiálových položek je ideální zřízení tzv. konsignačního skladu u dodavatele materiálové položky s domluveným minimálním zásobním množstvím a odběr (i fakturace) dle aktuálních kapacitních potřeb výroby (JIT - Just in Time, KANBAN - jízdenka systém atd.). Minimální nutností podniku je mít dodací podmínky dodavatelů na stejné úrovni jako reálné odběratelské podmínky odběratelů - zákazníků.

Nedokončenou výrobu lze charakterizovat jako přechodný stav zásob mezi materiálem a hotovými výrobky. Zpravidla má podle povahy výrobního procesu několik stupňů, což znamená, že zahrnuje účetní hodnotu, která je sumarizací relevantních materiálových vstupů a přidané hodnoty odvedené na rozpracované sestavě produktu, respektive jejích jednotlivých částech - podsestavách. Ocenění nedokončené výroby je věcí, která může být (zejména u komplikovaných projektových, malosériových či středně-sériových výrob) dost nepřesná, přičemž vliv této veličiny na HV je značný. Způsobu ocenění nedokončené výroby je nutné věnovat zvýšenou pozornost.

Počet odvedených normohodin, plnění a podíl na časovém fondu v %

Pro vyjádření výkonnosti strojírenského podniku je možné použít ukazatel plnění předepsaných normohodin (dále jen Nh). Předepsaná Nh na pracovní úkony vychází z předepsaného technologicko-výrobního postupu a je součástí předkalkulace a kalkulace výrobku, tzn. že je placená zákazníkem. Z tohoto důvodu se Nh někdy nazývají jako přímé časové jednotky a všechny ostatní (režijní) odpracované hodiny jako nepřímé. Náklady na nepřímé odpracované hodiny jsou obvykle zahrnuty v kalkulačním vzorci pro výpočet ceny výrobku a je absolutní nezbytností je neustále minimalizovat.

Sledování plnění Nh organizace je věcí snadnou a pochopitelnou.

U zaměstnanců odvádějících Nh se osobní plnění vypočítá jako:

%_vd = ΣNh_vd/ΣOH_vd