Třetí vydání směrnice ČSN EN ISO 19011:2019 - Kapitola 6 - "Provádění činností auditu" (třetí část)

2.2.123.8

Třetí vydání směrnice ČSN EN ISO 19011:2019 - Kapitola 6 – "Provádění činností auditu" (třetí část)

Ing. Monika Becková

 Nahoru6.4 Provádění činností auditu

Příprava činností auditu dle kapitoly 6.4 zahrnuje nyní celkem 10 částí, což je o jednu více než dříve, a ve trochu jiném pořadí. Nová část – čl. 6.4.5, se týká tzv. umístění informací potřebných pro audit. Vlastní provádění činností auditu se ovšem vydáním revize Směrnice v podstatě příliš nezměnilo. Logická posloupnost jednotlivých odstavců se zlepšila.

Kap. 6.4 nyní zahrnuje následující části:

1. Obecně (čl. 6.4.1)
2. Přidělení rolí a odpovědností průvodcům a pozorovatelům (čl. 6.4.2)
3. Úvodní jednání (čl. 6.4.3)
4. Komunikace v průběhu auditu (čl. 6.4.4)
5. Dostupnost a přístup k informacím pro audit (čl. 6.4.5) – NOVĚ DOPLNĚNO
6. Přezkoumání dokumentovaných informací v průběhu provádění auditu (čl. 6.4.6)
7. Shromažďování a ověřování informací (čl. 6.4.7)
8. Vytváření zjištění z auditu (čl. 6.4.8)
9. Určování závěrů z auditu (čl. 6.4.9)
10. Závěrečné jednání (čl. 6.4.10)

6.4.1 Obecně:

Tato kapitola doporučuje provádět činnosti při auditu v předem stanoveném pořadí, podle struktury dané Směrnicí, což je beze změny předchozího vydání. Připouští se možnost změny pořadí v závislosti na konkrétních podmínkách auditu.

6.4.2 Přidělení rolí a odpovědností průvodcům a pozorovatelům (dříve čl. 6.4.5):

Stejně jako dříve mohou provázet tým auditorů průvodci a pozorovatelé. Je ale NOVĚ UPŘESNĚNO, že průvodci a pozorovatelé smí doprovázet tým s povolením:

• Vedoucího týmu a

• Klienta auditu / auditovaného.

Pozorovatelé:

Mohou doprovázet tým auditorů, jejich úkolem je pozorovat, ale neprovádí audit, ani by do něj neměli nijak zasahovat (v roli pozorovatele může být např. posuzovatel národního akreditačního orgánu v rámci posuzování a udělování akreditace příslušnému certifikačnímu orgánu, auditor ve výcviku, poradce apod.). Pokud nemůže být zajištěno, aby pozorovatelé nezasahovali do průběhu, má mít vedoucí týmu pravomoc odmítnout jejich přítomnost (dříve "zabránit jim účastnit se").

Průvodci:

Mají pomáhat auditorům např. při zajištění osob, přístupů, seznámení se s požadavky bezpečnosti, ochrany zdraví, životního prostředí, důvěrnosti, pomoci při objasnění či shromažďování informací atd. K jejich odpovědnostem má nově patřit, že jsou řešena všechna rizika, související s auditem. Zvláště v případě externího auditu by auditorský tým bez průvodců těžko mohl provádět audit. Certifikační orgány dokonce stanovují povinnost určit pro auditory průvodce ze strany auditované organizace.

Průvodci mají jednat podle požadavků vedoucího týmu (beze změny) anebo auditora, ke kterému byli přiděleni (NOVĚ DOPLNĚNO).

6.4.3 Úvodní jednání (dříve čl. 6.4.2):

Úvodní jednání zahrnuje stejně jako dříve:

• Potvrzení souhlasu s plánem

• Představení týmu auditorů a rolí jeho členů (NOVĚ UPŘESNĚNO)

• Potvrzení realizovatelnosti AUDITU

Na úvodním jednání má být přítomno vedení auditované organizace. Podrobnost úvodního jednání může být:

• Malá a neformální (v malé organizaci nebo v organizaci dobře seznámené se způsobem provádění auditu);

• Vysoká a formální (většinou v případě velké organizace, auditu druhou nebo třetí stranou, nebo pokud je malá obeznámenost se způsobem provádění auditu ze strany auditovaného).

Co všechno by mohlo nebo mělo úvodní jednání zahrnovat, obsahuje nová verze Směrnice v podobném rozsahu jak předchozí, pouze s drobnými úpravami jednotlivých formulací:

• Představení účastníků auditu a vymezení jejich rolí;

• Potvrzení typu auditu, cílů, předmětu, kritérií auditu;

• Odsouhlasení a potvrzení plánu a průběhu auditu;

• Potvrzení způsobu komunikace včetně jazyka;

• Potvrzení potřebných zdrojů;

• Potvrzení záležitostí týkajících se bezpečnosti a důvěrnosti informací;

• Potvrzení postupů týkajících se bezpečnosti práce;

• Popis metody řízení rizik, která mohou vznikat přítomností auditorů;

• Informace o podmínkách, za kterých může být audit ukončen;

• Informace o způsobu řešení zjištění;

• Informace o systému zpětné vazby.

6.4.4 Komunikace v průběhu auditu

Vlastní způsob komunikace v průběhu auditu se příliš nezměnil. Co má komunikace v praxi zahrnovat?

• Tým auditorů se má pravidelně scházet;

• Vedoucí týmu má pravidelně komunikovat, pravidelně sdělovat potřebné informace;

• Bez odkladu sdělovat zainteresovaným stranám rizika, problémy, důvody možného předčasného (UPŘESNĚNO) ukončení auditu;

• Potřebné změny mají být vhodně přezkoumány a komunikovány (projednány) – tj. přijaty jak osobou řídicí program auditu (UPŘESNĚNO), tak klientem auditu.

• Výsledky změnového řízení mají být prezentovány auditovanému (dříve "potřeba změny ... by měla být chválena").

6.4.5 Dostupnost a přístup k informacím pro audit (NOVÝ ČLÁNEK):

Nově doplněná část má za cíl upřesnit vazby mezi výběrem metod auditu a vstupech (zadání) pro audit. Tuto vazbu znázorňuje následující obrázek:

Ve Směrnici je nyní použit termín "umístění". Co to znamená?

Umístění je tam, kde jsou dostupné informace, které jsou potřebné pro konkrétní činnost při auditu, bez ohledu na místo jejich vzniku nebo pozdější uložení záznamů. Je zkrátka potřeba vědět, kde, kdy a jak se dostat k potřebným informacím, a podle toho určit vhodné metody (metodu) auditu (viz příloha A Směrnice - A.1).

Umístění mohou být dvojího charakteru: fyzická, nebo virtuální. Viz následující dva jednoduché příklady.

Příklad:

Informace potřebné pro audit jsou uložené v elektronické podobě na síti, ke které je možno použít vzdálený přístup. Protože pro daný audit nepotřebujeme kontakt s konkrétní osobou auditované organizace, můžeme použít vzdálený přístup a provést virtuální audit (= bez interakce mezi jedinci, na dálku, přezkoumáním dokumentace + analýzou dat – to vše ve smyslu tab. A.1 Přílohy A Směrnice – Metody auditování).

Nebo:

Informace potřebné pro audit jsou k dispozici pouze v provozu, a navíc potřebujeme jako důkaz i komentáře a vysvětlení odpovědných osob. Musíme tedy provést audit na místě (= s interakcí mezi jedinci, na místě, realizací pohovorů, přezkoumáním dokumentace + vzorkováním, použitím checklistu – to vše opět ve smyslu tab. A.1 Přílohy A Směrnice – Metody auditování).

Pozor – pokud použijeme metodu na dálku, i to by mělo být uvedeno v plánu auditu.

6.4.6 Přezkoumání dokumentovaných informací v průběhu provádění auditu (dříve čl. 6.4.3):

Tato část je BEZ PODSTATNÝCH ZMĚN, kromě použití pozměněné terminologie (např. spojení "příslušná dokumentace" je nahrazeno termínem "relevantní dokumentovaná informace". Cílem přezkoumání dokumentovaných informací v průběhu auditování je:

• určení shody dokumentované části systému managementu s příslušnými požadavky, a

• shromáždění informací (důkazů) pro podporu činností auditu.

Návod je nyní uveden v příloze A Směrnice - A.5.

Přezkoumání dokumentů v průběhu auditu má trochu jiný cíl než přezkoumání dokumentů při přípravě auditu (ve smyslu čl. 6.3.1 Směrnice), i když použitelné metody jsou stejné. Tato fáze se provádí již detailně – jedná se o posouzení shody s příslušnými požadavky. Výsledkem je konstatování, zda je dokumentace úplná, správná, konzistentní a aktuální. Výsledkem může být také neshoda, a/nebo doporučení ke zlepšení.

Přezkoumání dokumentů v průběhu auditu lze provádět v kombinaci s dalšími činnostmi, jako je např. vyplňování dotazníku, pozorování,…