Systém integrovaného managementu

9.13.4

Systém integrovaného managementu

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

V současné době existuje mnoho organizací, které mají úspěšně implementován systém managementu kvality (QMS), mnohé organizace implementovaly i další, zpravidla systém environmentálního managementu (EMS), případně systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP). Stále však přetrvávají případy, kdy je každý systém řízen samostatně, tj. není zajištěna vzájemná provázanost, stále nejsou uvedené systémy managementu organickou součástí řízení organizace.

 NahoruKriteriální norma

Každý systém je budován a posuzován podle příslušné kriteriální normy ( ČSN EN ISO 9001:2009 , ČSN EN ISO 14001:2005 , ČSN OHSAS 18001:2008 ). Provedeme-li porovnání prvků jednotlivých kriteriálních norem, zjistíme, kolik požadavků je společných pro všechny systémy. Sloučením řízení uvedených prvků můžeme dosáhnout zjednodušení, zpřehlednění a především zvýšení efektivnosti řízení organizace.

Integrace systémů managementu spočívá ve sjednocení řízení, tedy ve sjednocení dokumentovaných postupů řízení, sjednocení provádění činností, jako jsou interní audity, výcvik a školení, sjednocení prováděných záznamů. Dále jsou uvedeny příklady dokumentů a činnosti, které jsou společné pro všechny dílčí systémy managementu.

 NahoruRozsah zavedeného systému managementu

Rozsah zavedeného systému managementu - musí být určen na počátku budování systému managementu, je vhodné, aby rozsah činností a pracovišť zahrnutých do systému managementu byl stejný pro všechny dílčí systémy řízení.

Politika je vrcholovým dokumentem organizace s dlouhodobější platností, stanovující zásady aktivit organizace, který má:

• odpovídat záměrům organizace, rozsahu činností a služeb, vlivu na životní prostředí, povaze a rozsahu rizik v oblasti BOZP;

Vedení organizace má stanovit konkrétní politiku dané organizace ve vazbě na charakter svého produktu, na prostředí, ve kterém se organizace nachází i v němž obchoduje - jistě bude rozdíl mezi politikou organizace zaměřené na výrobu potravin, organizace zabezpečující ostrahu osob a nemovitostí a politikou organizace řešící projekční, inženýrskou a realizační činnost v investiční výstavbě.

• obsahovat závazek k neustálému zlepšování efektivnosti systému managementu kvality, prevenci znečišťování, prevenci úrazů a poškození zdraví, zlepšování výkonnosti v oblasti BOZP;

• poskytovat rámec pro stanovení a přezkoumávání cílů a cílových hodnot;

Politika musí být konkrétní, musí být formulována tak, aby bylo možné stanovit postupné cíle a cílové hodnoty na řešení stanovených rozvojových záměrů zaměřených na kvalitu produktu, ochranu životního prostředí i oblast bezpečnosti a ochrany zdraví.

• obsahovat závazek být v souladu s požadavky právních předpisů a jinými požadavky vztahujícími se k činnostem organizace;

Závazek "být v souladu s požadavky právních předpisů a jinými požadavky“ nesmí být pouze formálním závazkem - pokud je naplňován formálně, představuje to pro organizaci potenciální nebezpečí sankcí za neplnění závazných požadavků.

• být sdělována všem osobám, které pracují pro organizaci nebo z pověření organizace, všem zainteresovaným stranám se záměrem vytvořit povědomí o jejich individuální odpovědnosti;

Vyhlášená politika organizace je dokladem, který má být přístupný spolupracujícím organizacím, obchodním partnerům a především všem pracovníkům organizace, kteří by s ní měli být ztotožněni.

• být dokumentována, realizována a udržována;

Vyhlášenou politiku je třeba zveřejnit, např. na www, aby měli všichni zainteresovaní možnost kontrolovat její plnění.

• být přezkoumávána z hlediska další vhodnosti.

Vyhlášenou politiku je třeba průběžně, minimálně 1x ročně, přezkoumávat z hlediska její další aktuálnosti a platnosti. Může to být v rámci porad vedení nebo v rámci přezkoumání systému managementu vedením.

Integrovaná politika organizace může mít uvedeny dílčí politiky za každou oblast řízení nebo může být dokumentem sjednocujícím uvedené prvky.

 NahoruCíle, cílové hodnoty a programy

Cíle, cílové hodnoty a programy jsou formulované pro naplnění stanovené politiky, dosažení plánovaného rozvoje organizace. Cíle musí být stanoveny pro příslušné funkce a úrovně v rámci organizace.

Při stanovení cílů musí vedení organizace zvažovat:

• požadavky na produkt, tj. identifikovat to, co je produktem organizace, jaké jsou požadavky zákazníka a jakým způsobem je možné tyto požadavky naplňovat k plné spokojenosti zákazníka a při splnění všech aktuálních požadavků právních předpisů a jiných požadavků;

• technologické možnosti, tj. vyhodnotit stav instalovaného zařízení, vybavení a odbornosti pracovníků, současný stav rozvoje vědy a techniky a dostupnost jeho výsledků;

• významné environmentální aspekty, tj. hledat řešení významného environmentálního aspektu, eliminovat ohrožení životního prostředí;

• rizika v oblasti BOZP, tj. hledat řešení problému ohrožujícího bezpečnost a ochranu zdraví při práci vlastních pracovníků, příp. ohrožení z hlediska bezpečnosti okolí;

• požadavky právních předpisů a jiné požadavky, tj. vyhodnocení plnění požadavků právních předpisů a jiných požadavků a nastavení optimálního řešení, pokud požadavky plně nedodržujeme nebo hrozí jejich nedodržení;

• požadavky zainteresovaných stran, tj. reagovat v případě aktuální potřeby na požadavky zainteresovaných stran, příkladem může být i požadavek na výši zisku představenstva akciové společnosti nebo požadavek na režim provádění hlučných prací ze strany vedení dětské školky.

Cíle je třeba formulovat dle aktuálních potřeb organizace, ve vazbě na dostupné zdroje (jak ekonomické, tak personální). Je třeba stanovit měřitelné cílové hodnoty, aby bylo možné následně vyhodnocovat plnění.

 NahoruPoznámka

U integrovaného systému managementu není vhodné, formulovat cíle pro jednotlivé oblasti (QMS, EMS, BOZP), neboť řešení v jedné oblasti zpravidla přináší řešení i v dalších oblastech. Příkladem může být pořízení nového bagru - přínosem je plynulý provoz bez odstávek z důvodu poruch, snížení emisí, zlepšení pracovního prostředí v moderní kabině. U cílů integrovaného systému managementu je vhodné stanovit cílové hodnoty a rozpracovat cíle do programů včetně stanovení postupných termínů řešení a stanovení odpovědností za jejich plnění.

 NahoruŘízení dokumentů

Řízení dokumentů představuje stanovení pravidel pro řízení dokumentů jak interních, tak dokumentů externího původu.

Organizace musí vytvořit dokumentovaný postup pro:

• schvalování dokumentů, tj. určení, kdo, kdy a jakým způsobem se bude účastnit tvorby a připomínkování dokumentů - je možné po vypracování dokumentu odpovědnou osobou, příp. jmenovaným týmem, předávat dokument v elektronické verzi všem zainteresovaným pracovníkům (především budoucím uživatelům) a následně na společném setkání všech zúčastněných odsouhlasit konečné znění, které schválí zástupce vedení; důležité je rozlišovat termíny vydání, schválení a účinnosti tak, aby měli všichni budoucí uživatelé možnost se s konečným zněním dokumentu seznámit;

• přezkoumání jejich aktuálnosti, tj. zjišťování, např. formou interního auditu, zda je dokumentovaný postup v souladu s realizovanou skutečností; výsledkem přezkoumání/revize dokumentu je zjištění, že dokument nevyžaduje změny, že dokument vyžaduje drobné změny (možno realizovat formou výměny stránky dokumentu), že dokument vyžaduje nové vydání;

• identifikaci interních i externích dokumentů, tj. nastavení pravidel k označování dokumentů, jako jsou např. příručka, směrnice, řády, technologické postupy jako interní dokumenty a např. technické normy, návody na použití (nátěrové hmoty, lepidla), postupy pro manipulaci (vrtačka, infrazářič) jako externí dokumenty - může to být např. razítko ŘÍZENÝ DOKUMENT doplněné evidenčním číslem;

• provádění změn dokumentů, tj. pravidla určující, kdy, kdo a z jakého důvodu může dokument měnit;

• zajištění jejich dostupnosti pro všechny zainteresované, tj. nastavení takového systému řízení, kdy jsou potřebné dokumenty k dispozici všem uživatelům - u tištěné formy jsou dokumenty předávány uživatelům dle distribučního registru, u elektronické verze jsou dokumenty přístupné na interní síti dle přístupových práv ke čtení, editovat může pouze určený pracovník: správce dokumentace nebo určená osoba odpovědná za dokument;

• zabránění používání zastaralých, neplatných dokumentů, tj. zajištění provádění pravidelné revize platnosti dokumentů, určení podmínek provedení mimořádné revize dokumentu (zpravidla při organizačních nebo výrobních změnách).

Integraci v řízení dokumentů je třeba zaměřit především na jejich obsah. Jednotlivé dokumenty by měly obsahovat aktuální informace vztahující se k řízení všech dílčích systémů managementu.

 NahoruŘízení záznamů

Řízení záznamů představuje stanovení pravidel pro práci se záznamy. Záznamy jsou specifickými dokumenty, je možné pro jejich řízení použít obdobná pravidla jako pro řízení dokumentů.

Organizace musí určit záznamy nezbytné k prokázání shody s požadavky a k prokázání dosažených výsledků, musí být také stanoveno, které záznamy musí být předávány další straně proti podpisu, jaké údaje mají obsahovat.

Musí být vytvořen dokumentovaný postup pro:

• identifikaci a formu záznamů, tj. nastavení formulářů nebo typů záznamů, charakteristik označování (např. pořadové číslo, datum), důležité také je určení funkcí, které odpovídají za zpracování určených záznamů, záznamy mohou být prováděny zápisem do vytištěných formulářů nebo přímo do elektronické verze formuláře;

• jejich ukládání, tj. zpracování předpisu pro pořizování a ukládání záznamů, např. spisového a skartačního řádu, ve kterém bude uvedena doba uložení záznamů před jejich skartací;

• vyhodnocování získaných údajů, tj. zpracování údajů uvedených v záznamech a jejich následné využití pro další řízení organizace; příkladem mohou být záznamy o zjištěných neshodách a stanovených opatřeních, kdy je provedena analýza příčin dané neshody, jsou přijata nápravná opatření k odstranění neshody a zabránění jejího dalšího opakování a následně je vyhodnocena účinnost přijatého opatření.

Integrací v řízení záznamů můžeme dosáhnout zjednodušení a zpřehlednění, např. záznamy o kontrole kvality mohou obsahovat i…