Směrnice "Řízení externích dokumentů

21.2.8

Směrnice "Řízení externích dokumentů“

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc., Ing. Monika Becková a kolektiv autorů

Obsah:

1 Účel

2 Oblast platnosti

3 Definice pojmů

3.1 Definice pojmů

3.2 Použité zkratky

4 Příslušnosti

4.1 Zodpovědnosti všeobecné

4.2 Zodpovědnosti při řízení externích dokumentů

5 Popis procesu

5.1 Identifikace dokumentů externího původu

5.2 Řízení dokumentů externího původu

6 Pokyny a poznámky

7 Související dokumentace

8 Změnová služba

9 Rozdělovník

10 Seznam příloh

1. Účel

Účelem směrnice je stanovit pravidla pro identifikaci a řízení externí dokumentace QMS způsobem odpovídajícím článku 4.2.3 písm. f) normy ČSN EN ISO 9001:2009 , a vnitřním potřebám organizace.

2. Oblast platnosti

Tato směrnice je závazná v rozsahu celé společnosti AEC s.r.o.

3. Definice pojmů

3.1 Definice pojmů

• Archivace – archivací se rozumí uložení archivních výtisků na určeném místě.

• Externí dokument – informace (v papírové podobě či elektronicky), které přicházejí do organizace od externích stran a jsou pro organizaci nezbytné, případně se týkají právních předpisů

• Místo uložení – konkrétní místo v organizaci, kde je dokument uložen tak, aby byl v případě potřeby k dispozici.

• Věstník řídicí dokumentace – aktualizovaný seznam veškeré platné řídicí dokumentace QMS a dokumentace ostatní. Je průběžně aktualizován vydavatelem.

3.2 Použité zkratky

• MK – manažer kvality

• PV – představitel vedení

• QMS – systém managementu kvality

• SD – správce dokumentace

• ÚNMZ – Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví

4. Příslušnosti

4.1 Zodpovědnosti všeobecné

Každý pracovník společnosti AEC s.r.o. je povinen dodržovat ustanovení řídicí dokumentace všech stupňů. Průběžnou kontrolu dodržování platné řídicí dokumentace provádí vedoucí pracovníci na všech stupních řízení.

4.2 Zodpovědnosti při řízení externích dokumentů

• Za sledování a přezkoumávání externích dokumentů odpovídá příslušný odborný pracovník, jehož se oblast týká (zpravidla uvedený v interní řídicí dokumentaci, která se uvedené oblasti týká).

• Za uchovávání, skartaci a archivaci externích dokumentů ve spisovně a archivu odpovídá SD.

5. Popis procesu

5.1 Identifikace dokumentů externího původu

Proces řízení externí dokumentace zahrnuje identifikaci, přezkoumání, distribuci, evidenci, archivaci a skartaci těchto…