Směrnice "Řízení dokumentů

21.2.6

Směrnice "Řízení dokumentů“

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc., Ing. Monika Becková a kolektiv autorů

Obsah:

1 Účel

2 Oblast platnosti

3 Definice pojmů a použité zkratky

3.1 Definice pojmů

3.2 Zkratky

4 Příslušnosti

4.1 Zodpovědnosti všeobecné

4.2 Zodpovědnosti při tvorbě, vydávání, schvalování řídicí dokumentace

5 Popis procesu

5.1 Členění interní dokumentace

5.2 Vydávání dokumentace

5.3 Změnové řízení

5.4 Grafická úprava

5.5 Obsah dokumentace

5.6 Řízení externích dokumentů

6 Pokyny a poznámky

7 Související dokumentace

8 Změnová služba

9 Rozdělovník

10 Seznam příloh

1. Účel

Účelem směrnice je stanovit pravidla pro tvorbu, vydávání, řízení a revize řídicí interní dokumentace QMS.

2. Oblast platnosti

Tato směrnice je závazná v rozsahu celé společnosti AEC s. r. o.

3. Definice pojmů a použité zkratky

3.1 Definice pojmů

• Archivace – archivací se rozumí uložení archivních výtisků na určeném místě.

• Formulář – jednoznačně definovaný dokument III. stupně, který slouží jako záznam o jakosti. Formuláře jsou definované v řídicí dokumentaci II. stupně, výjimečně v dokumentaci III. stupně.

• Místo uložení – konkrétní místo v organizaci, kde je dokument uložen tak, aby byl v případě potřeby k dispozici. Vyjadřuje se pořadovým číslem určeným dle této SŘ.

• Nosič – médium, na němž je uložena dokumentace. Pro potřeby společnost AEC s. r. o. se využívá papírové a/nebo elektronické provedení.

• Pracovní postup – speciální řídicí dokument III. stupně, který popisuje proces realizace pro konkrétní produkt či službu. Oblast použití je vždy vymezována. Je závazný pro realizační útvary.

• Příkaz ředitele – časově omezený řídicí dokument II. stupně, jenž stanoví kontrolovatelné a termínované úkoly. Je závazný pro funkce v něm uvedené.

• Příručka kvality (jakosti) – základní organizačně řídicí dokument společnosti I. stupně. Stanovuje Politiku jakosti a popisuje QMS. Odkazuje dále na dokumentaci nižšího stupně.

• Revize – prověřování funkčnosti a aktuálnosti dokumentace.

• Rozhodnutí ředitele – všeobecný řídicí dokument II. stupně, který zpravidla neukládá úkol. Vztahuje se ke konkrétní situaci (např. jmenování do funkce). Je závazné vesměs v celé společnosti.

• Směrnice ředitele – všeobecný řídicí dokument II. stupně, jenž stanoví závazné postupy procesů, resp. činností, včetně průběhu, návaznosti, rozsahu pravomocí a zodpovědností. Je závazný v celé organizaci.

• Věstník řídicí dokumentace – aktualizovaný seznam veškeré platné řídicí dokumentace QMS a dokumentace ostatní. Je průběžně aktualizován vydavatelem.

• Vydavatel – konkrétně určená funkce/pracovník, která příslušný dokument vydává. Je vždy na dokumentu uveden. Vydavatel je zodpovědný za technické aktivity spojené s vydáváním a distribucí včetně změn. O všech činnostech vede průkaznou evidenci.

• Změnová služba – povinnost určeného pracovníka sledovat aktuálnost, účelnost a použitelnost dokumentace. V případě nefunkčnosti dokumentace zpracuje a podá pracovník pověřený změnovou službou návrh na zahájení změnového řízení.

• Změnové řízení – souhrn činností zajišťujících provedení závěrů z revizí nebo realizaci předložených návrhů změn. Změnové řízení zajišťuje vydavatel.

• Zpracovatel – odborný pracovník zodpovědný za zpracování a předložení návrhu dokumentace nebo návrhu na změnové řízení. Zpracovatel zpravidla zodpovídá za provádění změnové služby.

3.2 Zkratky

• F: formulář,

• MK: manažer jakosti (kvality),

• PK: příručka kvality (jakosti),

• PP: pracovní postup,

• PŘ: příkaz ředitele,

• PV: představitel vedení pro jakost (kvalitu),

• QMS: systém managementu kvality dle ISO 9001,

• RŘ: rozhodnutí ředitele,

• SŘ: směrnice ředitele.

4. Příslušnosti

4.1 Zodpovědnosti všeobecné

Každý pracovník společnosti AEC s. r. o. je povinen dodržovat ustanovení řídicí dokumentace všech stupňů. Průběžnou kontrolu dodržování platné řídicí dokumentace provádí vedoucí pracovníci na všech stupních řízení. Ti současně zodpovídají za dodržování zásad stanovených v této směrnici, zabezpečení dostupnosti a seznámení pracovníků s obsahem řídicí dokumentace včetně změn. Každý pracovník společnosti AEC s. r. o. je povinen účastnit se na vyzvání připomínkového řízení řídicí dokumentace. Každý pracovník společnost je rovněž povinen, pokud zjistí nesrovnalosti v řídicí dokumentaci, informovat o této skutečnosti svého nadřízeného, který vyrozumí pracovníka zodpovědného za provádění změnové služby, případně PV, jenž rozhodne o dalším postupu. Pravomoc k určení zpracovatele řídicí dokumentace má ředitel společnosti.

4.2 Zodpovědnosti při tvorbě, vydávání, schvalování řídicí
dokumentace

Základní zodpovědnosti za proces řízení dokumentace uvádí následující matice, detailní popis uvádí kap. 5 této SŘ. V případě, že zpracovatelem je pověřený pracovník mimo PV a prověření provedl MK, musí PV před schválením dokument uvolnit pro QMS.

Ř – ředitel společnost, MK – manažer kvality, PV – představitel vedení, Z – zpracovatel.

5. Popis procesu

Proces řízení dokumentace zahrnuje vydávání dokumentace, tj. zpracování návrhu, připomínkové řízení, registraci, schvalování, distribuci, evidenci, archivaci a provádění změnového řízení včetně stahování neplatných nosičů a pořizování náhrad a kopií.

5.1 Členění interní dokumentace

Detailní členění interní dokumentace QMS společnosti AEC s. r. o. je uvedeno v příloze č. 5 Příručky kvality, definice základních řídicích dokumentů jsou uvedeny v kapitole 3 této SŘ.

5.2 Vydávání dokumentace

5.2.1 Zpracování návrhu

Rozhodnutí o zpracování, případně novelizaci řídicí dokumentace vyplývá z potřeby reagovat na podněty aktualizace dokumentace QMS. Za zpracování a správnost odpovídá určený zpracovatel. Zejména zodpovídá za:

• odbornou správnost návrhu,

• soulad návrhu s právními předpisy, normami a dalšími normativními podklady,

• soulad návrhu s ostatní interní dokumentací QMS.

Návrhy řídicích dokumentů jsou zásadně zpracovány na PC s využitím nástrojů Microsoft Office a v elektronické formě předány vydavateli. Vydavatelem dokumentace v organizaci AEC s. r. o. je sekretariát ředitele v sídle společnosti.

5.2.2 Připomínkové řízení

Připomínkové řízení zajišťuje vydavatel ve spolupráci se zpracovatelem. V rámci společnosti je vydavatel interní řídicí dokumentace určen maticí zodpovědností (viz kap. 4.2 této SŘ). Účastníky připomínkového řízení určuje zpracovatel návrhu po dohodě s vydavatelem. Současně platí, že účastníkem připomínkového řízení příslušné dokumentace je vždy PV. Účastníci připomínkového řízení předkládají připomínky zásadně písemně, případně mohou své připomínky zvýrazněně vepsat přímo do textu dokumentu (např. kurzívou, barevně atd.). Všichni přizvaní účastníci se povinně vyjadřují ve stanoveném termínu, vždy však bez zbytečného odkladu. V případě nesouhlasu musí oponent uvést důvod a navrhnout nový text.

Účastník, který nepředloží připomínky v termínu, se považuje za účastníka připomínkového řízení, jenž s návrhem souhlasí. Na připomínky po termínu nemusí být brán zřetel.

Rozpory jsou řešeny se zainteresovanými stranami. Konečné rozhodnutí přísluší dle povahy rozporu:

• PV,

• řediteli.

5.2.3 Evidenční čísla

Pro přehlednou orientaci přiděluje vydavatel řídicí dokumentaci evidenční čísla. Pod tímto číslem je dokument veden ve Věstníku řídicí dokumentace.

Evidenční číslo je tvořeno v případě řídicí dokumentace systému jakosti I. a II. stupně příslušnou zkratkou (OŘ, SŘ, PŘ, RŘ) a pořadovým číslem (například "SŘ 01“). Příručka kvality má pouze označení PK. Formuláře se označují písmenem FQ, číslem (resp. označením) příslušného dokumentu, ve kterém jsou definovány, a číslem revize za lomítkem (například "FQ PP_ 01/1“). Registrační číslo ostatní řídicí dokumentace mimo QMS je tvořeno rokem vydání a pořadovým číslem (například "PŘ 2006/1“).

5.2.4 Schvalování dokumentace

Schvalování dokumentu probíhá podpisem titulní strany. Tento podepsaný originál zůstává u vydavatele a používá se k pořizování dalších kopií. Po ukončení platnosti se archivuje pouze podepsaný originál. Funkce zodpovědné za prověření a schválení řídicí dokumentace QMS všech stupňů určuje matice odpovědností (viz kap. 4.2 této SŘ).

5.2.5 Distribuce a evidence dokumentace

Distribuce je prováděna těmito způsoby:

Elektronická verze – základní způsob distribuce dokumentace ve společnosti AEC s. r. o. Jedná se o umístění dokumentace v adresáři "Dokumenty ISO“ na sdíleném serveru. Veškerá řídicí dokumentace je umisťována do příslušného adresáře PV vždy zásadně v platném znění bezprostředně po schválení. Je zajištěna ochrana proti neautorizovaným změnám a pravidelně zálohována. V případě pořizování kopií z této verze zaměstnanci společnosti tyto kopie nepodléhají změnovému řízení a za sledování jejich aktuálnosti odpovídá zaměstnanec, který si výtisk vytvořil. V případě sporu či ztráty dat je rozhodující originál v papírové verzi u vydavatele.

Papírové kopie – alternativní způsob distribuce dokumentace. Kopie interní dokumentace pořizuje vydavatel zásadně ze schváleného originálu u dokumentace I. stupně – v počtu dle konkrétního rozdělovníku dokumentu, u dokumentace II. a III. stupně v počtu dle nezbytné potřeby.

Jednotlivé kopie označí vydavatel trvalým popisem čísla příslušného místa uložení dle konkrétního rozdělovníku dokumentace. Řízené kopie dokumentace jsou na místo uložení předávány zásadně v jednom vyhotovení průkazným způsobem. Přebírající pracovník potvrdí převzetí na…