Řízení dokumentovaných informací

2.2.131

Řízení dokumentovaných informací

Ing. Monika Becková

 NahoruDotaz:

Je nutné archivovat objednávky vydané v papírové podobě?

 NahoruOdpověď:

Otázka souvisí s tzv. řízením dokumentovaných informací ve smyslu čl. 7.5 normy ČSN EN ISO 9001:2016, souvislosti lze najít také v zákoně č. 499/2004 Sb., v pl. zn., zákon o archivnictví a spisové službě. Ten obecně definuje pojem archiválie takto: Jedná se o "dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií...." (viz zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písm. f).

Jde-li o objednávky, nejde o archiválie, a jejich archivaci, ale o tzv. písemnosti, a jejich uchování po stanovenou dobu v tzv. spisovně. Písemností se rozumí v tomto případě ovšem i elektronická forma dokumentu.

Pokud jde o to, zda (a případně jak dlouho) uchovávat jakýkoli konkrétní dokument, je třeba nejprve zjistit, zda lhůtu uložení tohoto dokumentu stanoví nějaký právní předpis (např. evidenci odpadů musíme mít uloženu ve spisovně po dobu 5 let, dle zákona č. 185/2001 Sb.), či nikoli (objednávka není typem dokumentu, který by musel být uložen ve smyslu právního předpisu po stanovenou dobu).

Pokud taková povinnost pro daný typ dokumentu není stanovena, záleží pouze na vnitřních pravidlech organizace…