Revize normy ISO 14001:2015 - 7. Část - Podpora (2. díl)

2.2.95

Revize normy ISO 14001:2015 – 7. Část – Podpora (2. díl)

Ing. Monika Becková

 NahoruPříklad 1 – Vzor obecné směrnice pro komunikaci

1. Účel vydání

Účelem této směrnice je upravit způsob a pravidla vnitřní a vnější komunikace ve společnosti xxx v návaznosti na požadavky norem systémů řízení (zejména ISO 9001 a ISO 1400), a vnitřní požadavky společnosti. Tato směrnice neřeší systémy a způsoby komunikace při poskytování produktů a služeb zákazníkovi.

Interní komunikace je způsob předávání informací o systému managementu kvality, o stavu péče o životní prostředí, o stavu společenské odpovědnosti apod. mezi různými úrovněmi.

Při externí komunikaci je pak účelem této směrnice vytvořit podmínky pro dostatečně rychlé a fundované reagování na jakékoliv dotazy, připomínky a významné podněty tzv. vnějších zainteresovaných stran (tzn. orgánů státní správy, orgánů místní samosprávy, různých občanských iniciativ, zástupců škol a vzdělávacích institucí, zákazníků, dodavatelů, návštěv, zaměstnanců aj.).

2. Oblast platnosti, pravomoci a odpovědnosti

Tato směrnice platí pro všechny zaměstnance společnosti xxx. Za naplňování požadavků této směrnice jsou zodpovědní vedoucí zaměstnanci na všech úrovních.

3. Definice pojmů, zkratky

• IRZ – integrovaný registr znečištění

• ISPOP – integrovaný systém plnění ohlašovacích povinností

• MQE – manažer kvality a environmentu

4. Popis procesu

Ve směrnici jsou popsány způsoby a formy interní komunikace v horizontální i vertikální úrovni a způsob a formy externí komunikace.

4.1 Způsob interní komunikace

4.1.1 Obecně

Manažer kvality a environmentu (MQE) pravidelně informuje vedení společnosti o změnách v oblasti legislativy (závazných povinností) a zároveň sdělí, jakým způsobem tyto změny ovlivní systém managementu. Výkonný ředitel pak rozhodne o dalším postupu.

Standardní postupem je, že zaměstnanci jsou informováni o změnách a dalších požadavcích v této oblasti prostřednictvím výstupů z pracovních porad.

Každý zaměstnanec může na problémy v oblasti systému managementu či jiné (pokud hrozí nebezpečí havárie, pak postupuje podle příslušných dokumentů) upozornit buď přímého nadřízeného, nebo MQE, který na upozornění (informaci) reaguje na nejbližší poradě vedení, kde se posoudí závažnost podávané informace, a přijmou se opatření k řešení. O závěrech porady se zpětně informuje zaměstnanec, který dal podnět a pokud je to nezbytné, tak se informují i ostatní zaměstnanci.

Ve vztahu k systému managementu (QMS a EMS) je zajištěna efektivní vnitřní komunikace mezi různými úrovněmi a funkcemi ve společnosti. Tato komunikace zahrnuje minimálně informace o:

• základních prvcích systému managementu (politika, cíle, programy, zainteresované strany, účel procesů ve společnosti),

• politice a strategii společnosti xxx ve vztahu k jednotlivým interním zainteresovaným stranám,

• možnostech a způsobech zapojení příslušných zainteresovaných stran do zpracování vize, poslání, hodnotového rámce, strategických cílů atd.,

• hodnotách společnosti včetně pravidel chování.

Způsoby interní komunikace:

• vstupní obecné školení (odpovídá personalista společnosti),

• zaškolení na pracovišti (odpovídá příslušný vedoucí zaměstnanec),

• periodické školení (odpovídá personalista společnosti),

• odborná školení (odpovídá externí školitel),

• intranet (odpovídá správce dokumentace),

• nástěnky na pracovištích (odpovídá MQE),

• čtvrtletní e-noviny společnosti (odpovídá marketing).

4.2 Způsob externí komunikace

4.2.1 Obecně

S vnějšími zainteresovanými stranami komunikuje MQE nebo v některých případech výkonný ředitel společnosti. Při komunikaci související s odbornou prezentací společnosti a jejích služeb u třetích subjektů je tato pravomoc převedena na pověřené zaměstnance, kteří jsou však povinni o této aktivitě a způsobu prezentace v předstihu informovat výkonného ředitele a MQE.

Komunikace probíhá:

• formou pravidelných hlášení, které je nutné podávat orgánům státní správy a které plynou ze zákonných předpisů (např. ISPOP, IRZ),

• formou oznamování bezpečnostních incidentů,

• na internetové stránce www.xxx.cz , kde jsou uveřejněny informace o charakteru a politice společnosti xxx, o uspokojování požadavků zákazníků a o celkovém environmentálním profilu společnosti,

• prostřednictvím akcí a publikací informatiky,

• prostřednictvím odborných článků a přednášek zaměstnanců společnosti xxx na akcích pořádaných jinými subjekty.

V případě, kdy dojde ke vznesení požadavku na sdělení o stavu systému managementu od zainteresovaných stran, pak komunikaci, případně konzultaci s těmito stranami udržuje pouze výkonný ředitel, který zároveň posoudí, zda informaci poskytnout či nikoliv a určí způsob předání informace. Je-li to vhodné, vyžádá se před tím stanovisko MQE.

4.3 Zásady vnitřní a vnější komunikace

Zásady vnitřní a vnější komunikace jsou dány následujícími pravidly:

• Celkovou funkční odpovědnost za vnitřní a vnější komunikaci týkající se celé společnosti má výkonný ředitel (CEO).

• Každá komunikace musí být v souladu s příslušnými platnými zákonnými předpisy a firemními směrnicemi.

• Za komunikaci s národními a zahraničními médii odpovídají v místech svého působení zodpovědní pracovníci v jednotlivých oblastech

• Pro návštěvy zástupců médií v provozovnách společnosti a pro jejich interview je kompetentní výhradně marketing.

• Tiskové zprávy jsou vydávány pouze oddělením marketingu. Veškeré přednášky, prohlášení, projevy a jiná veřejná vystoupení musí být schváleny a koordinovány příslušnou zodpovědnou osobou.

• Zaměstnanci mají zakázáno vydávat samostatné tiskové zprávy nebo uzavírat ujednání ohledně tiskových práv se třetími stranami.

• Informace týkající se kariéry nebo lidských zdrojů musí být koordinovány s personalistou.

• Komunikace se zákazníky a obchodními partnery či dodavateli spadá do kompetence příslušných zodpovědných pracovníků společnosti v rámci plnění jejich pracovních povinností a úkolů. Nesmějí být předávány:

  1. informace, které dosud nebyly publikovány mimo společnost
  2. budoucí výsledky potenciálně významného vlivu
  3. tajné informace (o investičních a technologických projektech, právních sporech, nepublikovaných rozhodnutích a změnách)
  4. informace o cenové strategii, poskytovaných slevách a podmínkách
  5. informace týkající se zaměstnání jednotlivých osob
  6. prohlášení ohledně konkurentů, dodavatelů nebo obchodních partnerů
  7. úsudky či prohlášení o náboženských, politických otázkách, o kulturních normách.

• Zaměstnanci, kteří využívají sociální sítě (nebo je také provozují), jsou odpovědni za obsah svých příspěvků, musí dodržovat platné zákony, etické standardy, směrnice společnosti a nepoškozovat image společnosti.

• Obecně platí zákaz fotografování v prostorách společnosti pro externí návštěvníky, i mobilními telefony.

• Stejná bezpečnostní opatření na ochranu obchodních zájmů platí i ve styku s bývalými kolegy, kteří již ve společnosti nepracují.

• S externími poskytovateli služeb, kteří v rámci svých činností pro společnost mohou získat znalost důvěrných informací, musí být před zahájením práce smluvně ošetřeno dojednání o mlčenlivosti.

• Používání loga, sloganů, značek společnosti stejně tak jako vydávání prezentačních firemních materiálů apod. musí být v souladu s firemními pravidly a vyžaduje souhlas marketingu.

• Krizová komunikace spadá pouze do zodpovědnosti vedení společnosti. Jedná se např. o závažné pracovní úrazy, smrtelná zranění v souvislosti s činností nebo s výrobky společnosti xxx, nehody v pracovním areálu, vážné provozní poruchy a havárie, poškození životního prostředí, ztráta know-how, oficiální vyšetřování, události, které přitahují pozornost médií.

5 Související dokumenty

• Manuál kvality a environmentu

• ISO 9001:2015

• ISO 14001:2015

 NahoruPříklad 2 – Nástin části směrnice pro management nových projektů, jejíž součástí je i požadavek na komunikaci v oblasti EMS, týkající se nového projektu a přezkoumání požadavků na dopady takého projektu do environmentální oblasti

Účel vydání a oblast platnosti

Stanovení postupu posuzování významných změn v případě realizace nového projektu (např. změny celků nebo významných částí provozu, technologické změny většího rozsahu, uvádění nového strojního zařízení do provozu, změny strojního zařízení většího rozsahu) v rámci organizace xxx tak, aby taková významná změna splňovala veškeré náležitosti dané právními a jinými požadavky kladenými na provozovatele v ČR a byla bezpečná.

Týká se zejména takových změn, které mohou potenciálně poškodit značnou měrou oprávněný zájem kterékoli zainteresované strany (zejména zdraví, bezpečnost práce nebo životní prostředí), a komunikace mezi členy projektového týmu.

Dále uvedený postup je nutné použít zejména pro následující oblasti:

• Změny stálých provozoven

• Změny technologického postupu

• Změny používaných nebezpečných chemických látek nebo směsí

• Změny strojních a jiných zařízení, případně částí provozu většího rozsahu

Odpovědnosti a pravomoci

• vedoucí závodu: zodpovědnost za zajištění procesu posouzení a prověření změny, konečná zodpovědnost za rozhodování

• ekolog: zodpovědnost za popis změny, zodpovědnost za provedení posouzení a prověření změny, zodpovědnost za provedení podrobné analýzy rizika v oblasti životního prostředí

• spolupracující pracovník (vedoucí údržby, vedoucí oblasti, které se změna týká): spolupráce při posouzení a prověření změny, spolupráce při provedení podrobné analýzy rizika ve svém oboru)

• žadatel: zodpovědnost za vytvoření podkladu pro posouzení změny, iniciace posuzování významných změn dle této pracovní instrukce (příprava checklistu)

Definice pojmů, zkratky

• Významná změna: jakákoli větší změna organizační, procesní, postupů, zařízení nebo jejich částí, technologií, materiálů, která má nebo může mít potenciál značnou měrou poškodit zdraví, bezpečnost práce nebo životní prostředí.

• Žadatel: pracovník žádající resp. navrhující změnu

• Odpovědný pracovník: určený pracovník zodpovědný za provedení změny

• Identifikace a posouzení významných změn: protokol (checklist), který vyplňují určení pracovníci v případě záměru realizace významných změn

• BOZP: bezpečnost a ochrana zdraví při práci

• OZO: odborně způsobilá osoba v prevenci rizik / požární ochraně

• PO: požární ochrana

Popis procesu

Všechny významné změny musí být před implementací a realizací v provozu posouzeny z hlediska jejich dopadů na ochranu zdraví, bezpečnost práce a ochranu životního prostředí. Cílem je vyvarovat se tak možnosti nových rizik a nežádoucích situací (incidentů).

Mezi významné změny obvykle patří:

• Mimořádná definovaná zařízení, příp. podmínky procesu

• Nová zařízení nebo části zařízení

• …