Revize ISO 9001:2015 - 4. část normy - Kontext organizace

2.2.62

Revize ISO 9001:2015 – 4. část normy – Kontext organizace

Ing. Monika Becková

4 Kontext organizace

Kapitola 4 je jednou z nových částí normy, která se skládá z celkem čtyř samostatných článků. Dva z nich jsou v podstatě přeneseny (a přeformulovány) z původních článků 1 a 4, dva jsou naopak zcela nové.

Nová kapitola 4 částečně zahrnuje požadavky dřívějších článků 0.1 (Úvod - Obecně), 1.1 (Předmět - Obecně), 1.2 (Aplikace), 4.1 (Všeobecné požadavky na QMS) a 4.2.2 (Příručka kvality).

Došlo ke změnám formulací některých stávajících požadavků.

Z této části normy, obecně se týkající systému managementu kvality, byl vypuštěn celý původní čl. 4.2 Požadavky na dokumentaci, který je nyní obsahem čl. 7.5 Dokumentované informace.

Kapitola týkající se kontextu dále zavádí nově požadavky ve vazbě k následujícím termínům:

• Externí a interní aspekty

• Zainteresované strany

Kapitola 4 bude mít tedy následující části:

4.1 Porozumění organizaci a jejímu kontextu

Nový článek týkající se kontextu. Už sám název napovídá, že předpokladem porozumění organizaci je pochopení jejího kontextu. Kontext organizace není explicitně ve stávající verzi normy zmiňován, nicméně souvislosti se dají identifikovat zejména ve čl. 0.1 a (při troše snahy) i ve čl. 1.1. Pokud použijeme srovnání obou verzí, je zřejmé, že v určitém ohledu měl být kontext organizace brán v úvahu již nyní.

Původně:

Návrh a implementace QMS jsou mj. ovlivňovány prostředím, ve kterém organizace provozuje svoje činnosti, jeho změnami, produkty, strukturou organizace atd.

Nyní:

Organizace musí:

• určit interní aspekty;

• určit externí aspekty;

• monitorovat informace o těchto externích a interních aspektech;

• přezkoumávat informace o těchto externích a interních aspektech.

O jaké aspekty se vlastně jedná? Pro přesnější představu použijeme několik definic.

Definice pojmů:

• Kontext (ISO/DIS 9001:2015) = podnikatelské prostředí, neboli kombinace interních a externích faktorů a podmínek, které mohou mít vliv na přístup organizace ke svým produktům, službám, k investicím a zainteresovaným stranám.

Uvedená definice používá pojem faktor, ale ani aspekt, ani faktor zatím není blíže návrhem normy stanoven; na rozdíl od normy ISO 14001:

• Aspekt (ČSN EN ISO 14001:2005) = prvek činností, výrobků nebo služeb, které mohou ovlivnit....

Pro srovnání definice pojmů dle slovníku cizích slov:

• Aspekt = hledisko, stanovisko uplatňované při posuzování něčeho, zorný úhel;

• Faktor = činitel, zprostředkovatel; nebo také síla uplatňující se v nějakém procesu.

Stanovení kontextu je též definováno normou pro management rizik takto:

• Stanovení kontextu (ČSN ISO 31000:2010) = vymezení vnějších a vnitřních parametrů, které mají být zohledněny, přičemž vnější kontext je definován jako vnější prostředí, ve kterém se organizace snaží dosáhnout svých cílů, a vnitřní kontext jako vnitřní prostředí, ve kterém se organizace snaží dosáhnout svých cílů.

Ať už budeme dávat přednost pojmu aspekt, faktor či parametr, důležité je, zda je:

• relevantní pro účel a strategické zaměření organizace, a

• může ovlivňovat schopnost dosahovat zamýšleného výsledku (výsledků) celého jejího QMS.

Pokud ano, je to ten pravý, který máme určit, monitorovat, přezkoumávat, a na základě něho plánovat opatření přijatá pro řešení rizik a příležitostí.

Příklad:

Aspekty mohou zahrnovat (též možno nalézt v ISO 31000) např. následující:

Externí aspekty (dané vnějším prostředím organizace):

• Právní předpisy

• Okolnosti vyplývající z technologie, konkurenčního, kulturního, sociálního a ekonomického prostředí

• Vztahy s externími zainteresovanými stranami

• Podpora podnikatelského prostředí (např. dotace)

Interní aspekty (dané vnitřním prostředím organizace):

• Hodnoty (aktiva) organizace, které představuje např. management, organizační struktura, kompetence, technologie, informační systémy

• Výkonnost organizace

• Politiky, cíle, strategie

• Vnitřní předpisy, dokumentace

• Smluvní vztahy

• Vztahy s interními zainteresovanými stranami

Pozn.: v této části normy není výslovně požadovaná dokumentovaná informace, organizace musí "pouze" monitorovat a přezkoumávat informace o externích a interních aspektech. Z logiky věci (a zkušenosti např. s normou ISO 14001 a jejími registry environmentálních aspektů) se nabízí vhodnost použití obdobné metody identifikace aspektů. A vezmeme-li v úvahu, že (nejen) na základě identifikovaných aspektů se mají plánovat opatření přijatá pro řešení rizik a příležitostí, a to podle jejich významu, resp. potenciálního dopadu na shodu produktů a služeb, bude vhodné aspekty nejen identifikovat, ale i hodnotit podle jejich významu.

4.2 Porozumění potřebám a očekáváním zainteresovaných stran

Nový článek týkající se kontextu. Souvislosti se ale dají identifikovat znovu zejména ve čl. 0.1 a 1.1.

Původně:

Návrh a implementace QMS jsou mj. ovlivňovány prostředím, ve kterém organizace provozuje svoje činnosti (součástí prostředí jsou samozřejmě i zainteresované strany, byť je nynější podoba normy přímo nezmiňuje).

A dále, norma ISO 9001 se použije tam, kde organizace potřebuje ... poskytovat produkt splňující požadavky zákazníka (zákazník = zainteresovaná strana) a požadavky zákonů a předpisů (stát = zainteresovaná strana).

Nyní:

Organizace musí:

• určit zainteresované strany, které jsou relevantní pro QMS;

• určit požadavky těchto zainteresovaných stran;

• monitorovat informace o těchto zainteresovaných stranách a o jejich relevantních požadavcích;

• přezkoumávat informace o těchto zainteresovaných stranách a o jejich relevantních požadavcích.

O jaké strany se jedná? Pro přesnější představu použijeme opět definici.

Definice pojmů:

• Zainteresovaná strana (ISO 9001:2015) = osoba nebo organizace, která může mít vliv na určité rozhodnutí nebo činnost nebo jimi může být sama ovlivněna nebo se jimi cítí být ovlivněna.

Pro srovnání:

• Zainteresovaná strana (ČSN EN ISO 14001:2005): osoba nebo skupina, která se zajímá ...nebo je ovlivněna.

• Zainteresovaná strana (ČSN ISO 31000:2010): osoba nebo organizace, která může mít vliv na rozhodnutí nebo činnost, nebo může být ovlivňována.

Jedná se tedy o jakoukoli stranu (externí či interní) – osobu, organizaci, skupinu, která:

• má potřeby nebo očekávání vůči organizaci, a současně

• tyto potřeby či očekávání (požadavky) mají nebo můžou mít dopad (tedy jsou ve vztahu k organizaci relevantní) na:

  1. schopnost organizace trvale poskytovat produkty a služby, které splňují požadavky zákazníka, aplikovatelné požadavky zákonů a předpisů;
  2. záměr organizace zvyšovat spokojenost zákazníka.

Jinak řečeno, pokud existuje osoba, organizace apod., která:

• je relevantní pro QMS (= má potřeby nebo očekávání vůči organizaci), a

• má požadavky relevantní pro QMS organizace (= požadavky mají nebo můžou mít dopad na schopnost organizace poskytovat ...),

měla by být organizací identifikována jako relevantní zainteresovaná strana, a na základě jejích relevantních požadavků by měla organizace plánovat opatření pro řešení rizik a příležitostí.

Příklady zainteresovaných stran:

• Zřizovatelé, vlastníci

• Zákazníci

• Zaměstnanci

• Externí spolupracovníci

• Dodavatelé externě poskytovaných služeb a výrobků

• Kontrolní orgány a podobné instituce

• Spolupracující organizace, sdružení

Pozn.: v této části normy také není…