Proces zavádění systému 5 S na pracovištích

17.2.8

Proces zavádění systému 5 S na pracovištích

 NahoruCo je to systém 5 S?

Jde o systém účelného hospodaření na pracovištích, kdy na pracovištích není nic zbytečného, je zde udržován pořádek a čistota, každé nářadí a materiál mají své místo a zpravidla je můžete najít do 30 vteřin. Ve vyspělejších podnicích se tento princip uplatňuje nejen ve výrobě nebo v logistice či údržbě, ale i v laboratořích a kancelářích. Jde o systém, který se do evropských podniků šíří z Japonska a je důležitou součástí hnutí za neustálé zlepšování KAIZEN.

Zavedení systému 5 S doporučujeme jako první krok zlepšování procesů na pracovišti, kde chceme zlepšovací projekt uskutečnit.

Přehled 5 S:

separovat,

systematizovat,

stále čistit,

standardizovat,

stálost.

 NahoruSeparovat

První S znamená v japonštině "SEIRI“, v češtině SEPAROVAT.

Separovat znamená přetřídit a vytřídit, vystěhovat. Je to i první krok procesu zavádění nového systému, kdy se zaměstnanci z daného pracoviště zamyslí nad tím, co ve svém úseku nepotřebují nebo co je umístěno na nevhodném místě, a vystěhují to nejdříve z ohraničeného prostoru pracoviště do vymezeného prostoru s názvem "karanténa“. Hlavní prováděcí zásada pro separování je: máte-li pochybnost, VYHOĎTE TO! V podnicích je mnoho věcí, které už nejsou potřebné nebo se skladují jen proto, že by je někdy mohl ještě někdo potřebovat. Když se však tyto položky nashromáždí, stává se z nich problém, na pracovištích překážejí a představují jednu z forem plýtvání. Když s touto metodou začínaly některé české podniky v devadesátých letech 20. století, nacházeli zaměstnanci často materiál, který byl uložen dvacet nebo třicet let. Podobně některé stroje nebo jiná technologie (například pece) už na pracovišti jenom překážely, přestože už nebyly několik desetiletí používány.

Nepořádek způsobený nepotřebnými věcmi činí pracoviště nepřehledným. Když tyto věci zaplavují tovární haly nebo sklady, zabírají stále více a více prostoru i času aktivity, které nepřidávají organizaci žádnou hodnotu. Nepotřebné zásoby, stroje, nástroje, a vybavení stěžují práci na pracovišti. Lidé musejí chodit okolo věcí, které zpomalují jejich pracovní výkon. Když je pracoviště plné nepořádku, zabere více času, než pracovníci najdou to, co hledají. Následkem hledání a přemísťování se skladované věci mohou poškodit a stát se nepoužitelnými. Poškozené díly mohou způsobit problémy s kvalitou výroby.

Uvedené problémy zvyšují i náklady na výrobu a všechny tyto náklady jsou z pohledu štíhlého managementu čisté plýtvání.

V řadě podniků si zaměstnanci i manažeři za mnoho let na nepotřebné a nepoužívané věci zvykli a přestali je vidět jako problém. Tedy separování znamená vyčlenění všech aktuálně nepotřebných předmětů.

Klíčové slovo proto je AKTUÁLNĚ. Pokud materiál nebo zařízení či nástroj nebude někdo ze zaměstnanců potřebovat v nejbližší budoucnosti, neskladujte ho na vašem pracovišti.

Před zahájením činností spojených s realizací 5 S, vymezte hranice každého pracoviště - nejlépe lepicí páskou. To platí, pokud hranicemi pracoviště nejsou zdi nebo jiné jasné prvky.

 NahoruMetoda "červeného štítku“

Abychom prováděli efektivně separování každý den, potřebujeme pro to jednoduchou metodu, která vizuálně identifikuje nepotřebné položky. Touto metodou je metoda "červeného štítku“. Její podstatou je, že na červeném štítku z kartonu, který je možné přivázat nebo přilepit, se popíše, proč je označená položka nepotřebná a kdo identifikoval tento problém.

V rámci metody červeného štítku označujeme všechny potenciálně nepotřebné položky červeným štítkem. Štítek upoutává pozornost lidí a dokumentuje rozhodnutí zaměstnanců a manažerů, jak s položkou naloží.

Metoda červeného štítku obsahuje 5 kroků:

• příprava červeného štítku,

• označení nepotřebné položky štítkem,

• přemístění označené položky do přechodné skladovací oblasti - karantény,

• vyhodnocení budoucí potřebnosti označené položky,

• rozhodnutí, co s ní, a umístění na pracoviště nebo odstranění položky.

Příklad červeného štítku:

Před označením si připravte štítky, které ponesou potřebné informace. Červené štítky jsou malým formulářem pro psaní informací. Červená barva přitahuje pozornost, takže problém není zapomenut. Vaše červené štítky mohou být velmi prosté, ponesou pouze vaše jméno, datum, místo, kde jste našli položku, a důvod štítkování. Nebo mohou nést více informací: umístění, kategorii, množství, hodnotu, důvod označení, datum a číslo záznamu štítku.

Protože potřebné položky jsou často smíchány s nepotřebnými, označte nejprve všechny nepotřebné červeným štítkem. Označujte tak, že zaměstnanci budou procházet vymezené oblasti pracoviště a označí nepotřebné položky nebo ty, které ohrožují bezpečnost svým umístěním, červeným štítkem tak, aby to bylo viditelné z dálky. Pokud si nebudou zaměstnanci jisti účelem nebo aktuální potřebou položky, označí ji červeným štítkem. Důležité je v této aktivitě využívat zapojení a nápady samotných dělníků a TH zaměstnanců - má to i motivační efekt, protože se tito lidé se svým pracovištěm i s kolegy lépe sžívají. V případech, kdy přicházejí podobné úkoly jako diktát shora, nefunguje zavádění 5 S tak dobře. Provádějte štítkování jako tým a zapojte v prováděcím týmu i pracovníky, kteří nepracují na daném pracovišti pravidelně. Mohou vnést na některé věci související s pořádkem jiný pohled, než mají ti lidé, kteří jsou na pracovišti každý den.

 NahoruPostup

Doporučený postup:

1. Začněte štítkování průzkumem podlah. Běžně najdete rozbité díly, krabice, palety na různé materiály. Předměty na podlaze představují vážné ohrožení bezpečnosti.

2. Pak se podívejte na schody, do míst vedle sloupů a do koutů; to jsou místa, kde se obvykle nahromadí odpad.

3. Pokud je jasné, že nalezené předměty jsou odpad, vyhoďte je.

4. Pak se podívejte na police, kde najdete nářadí, součástky a různé předměty. Police obvykle obsahují věci, které nepotřebujete a nevíte, co s nimi. Obzvláště se podívejte na nejvyšší a nejspodnější police, ty kumulují nejvíce nepořádku.

5. Potom prozkoumejte další skladovací plochy, jako přístřešky, skříně a věšáky. Kromě postupného hromadění nepotřebných věcí se stávají tyto plochy skladištěm nepořádku. Zvláště, když jsou ukryty za dveřmi nebo přepážkami.

6. V dalším kroku se podívejte do zásuvek. Zde bývají různé katalogy, časopisy, manuály, knihy a formuláře, které nejsou aktuální, jsou nepotřebné nebo nepoužívané.

7. Nezapomeňte si prohlédnout stěny a nástěnky. Zde bývají poznámky, rozpisy a tabulky, které nejsou aktuální nebo již zežloutly stářím. Obvykle je na nástěnkách hodně věcí, které jsou zbytečné.

8. Věnujte zvláštní pozornost vašim strojům.

   1. Oštítkujte každé možné ohrožení bezpečnosti.

   2. Všechny předměty, které nepatří na nebo pod stroj, mohou zapříčinit problémy s bezpečností.

   3. Hledejte zejména dráty a hadice, které mohou být rizikové.

9. Jednou z nejdůležitějších věcí při štítkování jsou věci, které představují nepotřebný nebo nadbytečný inventář.

10. Až budete revidovat označenou oblast, ujistěte se, že jste prozkoumali každé místo na povrchu i přístupná místa pod zařízením nebo regály a označili každou nepotřebnou položku.

11. Pokaždé když se setkáte s problémem, který souvisí se špatnou údržbou nebo úklidem, použijte červený štítek.

12. Průběžně odstraňujte označené položky z pracoviště do prostoru karantény. Když se prostor uvolní, často si všimnete nových věcí, které na pracovišti překážejí.

 NahoruPřemístění položek

Třetím krokem je odstranění předmětů z jejich původního místa a umístění do přechodné skladovací oblasti - karantény - pro oštítkované předměty. Toto místo chrání vymezené pracoviště před nepořádkem a dočasně skladuje oštítkované předměty do konečného rozhodnutí o jejich odstranění nebo umístění na správném místě.

Ujistěte se, že červený štítek je na těchto předmětech dobře viditelný.

Důležitým tématem při této činnosti jsou zásoby. Rozhodnutí o odstranění nadbytečných zásob se může týkat i lidí mimo tým pracující na daném pracovišti. Ve většině případů by lidé pracující na tomto pracovišti měli rozhodovat o tom, jaké položky přemístí do přechodné skladovací oblasti - karantény. Tým zavádějící systém 5 S by měl tento proces co nejvíce usnadnit.

Pamatujte si:
Je pouze jedno kritérium pro odstranění předmětů do přechodné skladovací oblasti. Předmět je nepotřebný tam, kde právě je. Nezáleží na tom, zda může být předmět použit na jiném místě. Rozhodující je, že je nepotřebný tam, kde je. Příslušné umístění tohoto předmětu bude určeno v dalším kroku.

Další dva kroky jsou:

Vyhodnocení a odstranění předmětů z přechodné skladovací oblasti - karantény.

Zde se používají dva důležité nástroje:

• list pro umístění položky,

• záznam o nepotřebných položkách.

Přechodná skladovací oblast - karanténa - je pouze dočasná a předměty by tam měly zůstat jen nezbytně dlouho. Zpravidla po týdnu by se mělo rozhodnout o tom, co se občas bude potřebovat a kde by to mělo být umístěno a co se už potřebovat nebude a může se vyhodit nebo prodat.

Metoda červeného štítku umožňuje každému zaměstnanci, aby se zapojil do akce "pouhým“ vyplněním červeného štítku a jeho umístěním na předmět.

Separování na vašem pracovišti může pracoviště zpříjemnit a učinit vaši práci efektivnější. Budete pravděpodobně skladovat méně zásob, nepotřebných nástrojů a vybavení, které nebudou způsobovat nepořádek. Zároveň bude pracoviště bezpečnější.

V tomto kroku začínají pracovníci dělat i prvotní úklid svého pracoviště a uvědomují si potřebné změny, aby se jim lépe pracovalo.

Účinným nástrojem v tomto kroku bývají i fotografie - nejdříve se pracoviště vyfotí před započetím akce a postupně se ze stejných míst fotí po provedených změnách v jednotlivých fázích 5 S. Místní lidé i hosté pak mohou vidět na nástěnkách nebo informačních panelech efektivitu změn. I když se dá tento první krok zvládnout na některých pracovištích během několika dnů, jsou podniky, kde se zaměřují na tento krok několik měsíců až rok, aby se ze separování stal pro pracovníky návyk.

 NahoruSystematizovat

Druhé S znamená v japonštině "SEITON“ a v češtině SYSTEMATIZOVAT.

V tomto kroku se snaží zaměstnanci navrhnout novou podobu svého pracoviště. Každý nástroj a každý materiál dostane své místo. Na podlahách, stěnách, panelech i strojích se barevně vyznačí, co kam patří, a pracovníci, když něco potřebují, jdou najisto. Na všech šuplících je napsáno, co je uvnitř, regály a skříně jsou také účelně označeny na policích a podle sektorů (řad). Pokud věc na místě není, je možné už z dálky vidět obrys nástroje, který chybí. Nářadí dostane identifikační kódy, takže když se kdekoliv v podniku najde kladivo nebo kleště, dá se podle kódu poznat, kam patří. Zaměstnanci si pak pečlivěji hlídají svěřené prostředky, protože jakákoliv vizuální kontrola odhalí nedostatek.

Význam kroku systematizovat je obsažen v rozhodnutí, kde budou mít předměty nezbytné pro pracoviště své neměnné místo. Smyslem je zorganizovat, jak budou uspořádány, a usnadnit vyhledávání zviditelněním toho, že nejsou na svém místě.

Základním principem tohoto kroku je: mít místo pro všechno a všechno mít na svém místě.

V mnoha podnicích je relativně velký nepořádek a zaměstnanci jsou na to zvyklí, takže si ho už ani nevšimnou. Problémy mohou nastat, když například nejsou jasně definované trasy pro vysokozdvižné vozíky a "ještěrky“. Pokud mají tato vozidla v cestě překážky v podobě neuložených a pohozených předmětů, může to vozíky poškodit nebo jim zabránit v plynulé práci. Podobně mohou nesprávně uložené předměty omezovat v práci lidi a nezřídka je i ohrozit na zdraví. Špatně umístěná zařízení s ležícími dráty mohou být také nebezpečná. Podobně chemikálie, když jsou skladovány nesprávným způsobem, nebo nesprávně skladovaný odpad mohou ohrožovat nebo omezovat pracoviště.

Pokud zaměstnanci musejí hledat předměty - ať už jsou to nástroje a nářadí, manuály a pracovní dokumenty, nebo koště - hledáním ztrácejí čas, nestihnou splnit některé úkoly a je to pro ně frustrující. Systematizování, což je uspořádání věcí, nebývá obtížné. Příklady pro podnikovou praxi můžeme najít i v běžném životě.

Například:

• značení čarami v silniční dopravě;

• parkoviště pomocí jasně určeného vjezdu/výjezdu a čar, které ukazují, kde a jak parkovat. Řidiči parkují správně, aniž by nad tím museli příliš uvažovat;

• značení regálů a sektorů v supermarketech;

• označení stojanů na čerpacích stanicích;

• uložení knih v městských knihovnách atd.

Dálnice mají také značky, které určují pravidla provozu. Metoda druhého S - systematizovat používá stejné metody, aby učinila pracoviště bezpečnějším a přehlednějším.

Metoda systematizovat má 4 hlavní kroky:

• analýza současné situace na pracovišti,

• vytyčení cílů pro systematizaci pracoviště,

• rozhodnutí, kam věci patří, a jejich umístění + označení,

• objasnění umístění věcí lidem pracujícím na pracovišti.

 NahoruAnalýza současné situace

Prvním krokem tedy je analýza současné situace.

Provádí se tak, že si realizační tým prohlédne fotografie pracoviště, které provedl před zahájením 5 S a prostuduje si plánek pracoviště. Zaznamenají sezměny po provedení metody červených štítků, a pokud je to nutné, pořiďte další fotografie ze stejných pozic jako fotografie před zahájením. Fotografie postupně umísťujte na tabuli průzkumu pracoviště (jde o nástěnku určenou pro realizaci projektu 5 S). Můžete použít i "špagetový diagram“, v němž jsou zaznamenány pohyby pracovníků na pracovišti v průběhu směny, nebo videonahrávku se záznamem pracovních aktivit. U takové nahrávky si můžete uvědomit, nejenom odkud kam pracovníci chodí, ale i to, nakolik ergonomické jsou jejich pohyby při práci.

 NahoruVytyčení cílů

Druhým krokem v systematizování je vytyčení cílů.

Realizační tým se zaměří na části pracoviště, které je třeba zlepšit. Navrhněte nové uspořádání pracoviště na papíře nebo pomocí počítačového programu. Při navrhování změn je třeba zvážit to, s čím je možné pohybovat a s čím ne.

• Nejdříve se zaměřte na velká tělesa, jako jsou stroje, velká zařízení a linky.

• Pak se věnujte skladovacím prostorám, policím a paletám. Současně myslete na umístění dodávek materiálu, dílů a zařízení.

• Následně se věnujte malým věcem, jakou jsou židle, krabičky a vozíky.

• Nakonec se věnujte nářadí a malým dílům v zásuvkách.

Při provádění analýzy a vytyčování cílů hledejte současně úzká místa v procesu:

• místa, kde je pracovní proces zpožděn,

• místa, kde si lidé, stroje a nářadí navzájem překážejí a kde pohyb není plynulý.

Tato místa vás mohou inspirovat ke změnám. Nyní nastane čas pro rozhodnutí, kde a jak budou jednotlivé položky umístěny, a čas dát je tam.

 NahoruUmístění předmětů

Existují 4 principy pro umístění předmětů na pracovištích:

1. Čím častěji je předmět používán, tím by měl být blíže místu použití.

2. Každý předmět by měl mít své určené místo a měl by mít štítek s označením tohoto místa. Štítek může specifikovat polici, skříň, šuplík nebo panel, kam předmět patří. Na místě uložení by měl být také štítek, aby bylo zřejmé, který předmět tam patří. Některé podniky záměrně zavedly dveře skříní z průhledného materiálu, aby bylo hned poznat, zda je předmět na svém místě.

3. Všechno by mělo jít odkládat na své určené místo jednoduše. Mějte vždy na mysli bezpečnost a proveďte různá zlepšení, která předejdou zraněním. Například povrchy by měly být hladké, aby pracovníci mohli předměty brát a odkládat snadno. Jednotlivé položky by měly být skladovány v otevřených policích pro snadný přístup.

4. Odstranění předmětů z podlahy všude tam, kde je to možné. Čistá podlaha umožňuje snazší pohyb a lépe se uklízí.

Posledním krokem ve fázi systematizovat je ujistit se, že je každému jasné a zřejmé, kam předměty patří a kde jsou. V tomto kroku učiníte vaše pracoviště přehledným.

Existují tři vizuální techniky které pomáhají identifikovat, kde by měly být předměty umístěny; jsou to:

• linie,

• štítky,

• cedule.

Když budete aplikovat tyto techniky, tak si nejdříve dočasně vyzkoušejte, jak fungují (nejlépe nalepovací páskou) a teprve třeba po měsíčním zkušebním provozu, pokud se osvědčí, je udělejte napevno.

Technika linií obsahuje různě typy linií pro různé druhy pracovišť.

První linií, kterou je třeba vytvořit, je dělicí čára. Touto čárou oddělíme trasy vysokozdvižných vozíků od pracovišť, odpočinkových prostor a jiných prostor používaných lidmi.

Označovací linie vyznačují umístění pro inventář, stroje, vybavení a jiné položky. Tyto linie mohou být použity na podlahách, stolech a policích.

Dalším typem line je linie pásma. Tyto linie vymezují dosah působení dveří a strojů. Často se používají přerušované čáry. Osvědčily se při snížení úrazovosti.

Čáry limitu se používají, aby znázornily výšku, minimální a maximální množství a jiné druhy limitů ve vztahu k zásobám materiálu, vybavení strojů a dalším prvkům skladovaným na pracovišti.

 NahoruStále čistit

Třetí S - japonsky "SEISO“ - znamená v češtině STÁLE ČISTIT.

V této fázi se vytvoří pravidla pro systematický úklid a čištění pracoviště. Je to důležitý prvek nejen pro estetickou stránku pracoviště, ale i pro pravidelné odhalování drobných závad a nedostatků, které by mohly ovlivňovat kvalitu, poruchovost strojů nebo způsobovat krátkodobé prostoje a podobně.

Stále čistit představuje metodu důkladného úklidu a zároveň kontrolu prostřednictvím úklidu. Požadavek vysoké produktivity vyžaduje zároveň, aby pracovníci udržovali své pracoviště a stroje na dobré funkční úrovni. Nejefektivnější cesta, jak toho dosáhnout, je předcházet příčinám možných problémů.

Plný význam kroku STÁLE ČISTIT je všechno uklidit uvnitř i vně. Dále je to kontrola prostřednictvím čištění a zároveň prevence znečištění i poškození. Původním principem je, že pracovníci jsou odpovědni za své pracoviště, protože jsou to oni, kdo tam pracuje. Stále čistit je jednoduchá a jasná činnost. Pravděpodobně již máte určitou směrnici pro úklid na pracovištích. Ve třetím S - stále čistit - to však neznamená jen udržet pracoviště v takovém stavu, aby vypadalo dobře, ale zároveň jde o metodu, která má vždy včas odkrýt problém a udržovat pracoviště na vysoké úrovni čistoty i provozuschopnosti.

Jedním z nejdůležitějších důvodů nižší produktivity a nízkého ukazatele OEE (celková efektivita zařízení) jsou prostoje a poruchovost. Mnoho poruch vzniká v důsledku kumulace zhoršujících se podmínek. Některá tato zhoršení jsou přirozená a mohou souviset se stářím zařízení. Mnohé tyto poruchy jsou však způsobeny špínou, korozí, úniky olejů, nedostatečným mazáním a jinými způsoby zanedbávání. Pravidelná čištění, kontrola vybavení zařízení a pracovišť mohou odhalit řadu takových problémů před tím, než způsobí výpadek stroje.

Aplikace třetího S činí pracoviště také mnohem bezpečnějším. Voda nebo různé lubrikanty na podlaze mohou způsobit uklouznutí a poranění, kovové piliny mohou způsobit poranění očí. Na druhé straně je také těžké přesvědčit zákazníka, že na špinavém pracovišti budete vyrábět takovou kvalitu, jakou vyžaduje. Základem je, že čisté a uklizené pracoviště je mnohem bezpečnější a příjemnější místo pro práci. Aplikace třetího S je důležitým krokem k vytvoření pracoviště s vysokým výkonem.

Fáze stále čistit má 4 hlavní kroky:

• vytyčení cílů a postupů úklidu,

• stanovení čisticích a úklidových metod,

• provedení počátečního generálního úklidu,

• odstranění opotřebených drátů, hadic, potrubí a podobně.

První důležitý krok je vytyčení cílů a postupu úklidu skladovaných položek.

Skladování běžně zahrnuje:

• surový materiál,

• díly vyráběné v dílně,

• montážní komponenty,

• nedokončenou výrobu,

• hotové produkty.

 NahoruZařízení a vybavení

Další kategorie pro stálé čištění jsou zařízení a vybavení. To zahrnuje:

• stroje,

• nástroje na jedno použití,

• hlavní nástroje,

• měřicí přístroje,

• razidla,

• matrice,

• transportní vozíky,

• pracovní stoly,

• skříňky,

• nábytek a další.

Při kontrole vybavení není možné sledovat jen povrch. Také je nutné dívat se pod, za a do zařízení a pracovníci, kteří kontrolu provádějí, by měli používat všechny smysly - především zrak, sluch, čich a hmat - k vyhledání potenciálních problémů. Zařízení je nejdůležitější kategorie a zabere nejvíce času při úklidu a udržování v čistotě.

 NahoruProstory

Další kategorií pro stálé čištění jsou prostory:

• podlahy,

• pracovní plochy,

• uličky,

• zdi,

• sloupy,

• stropy,

• okna,

• police,

• osvětlení a elektrické zásuvky.

Kontrolní seznam pro stálé čištění je dobrým nástrojem pro to, aby se pracovníci zaměřili na věci, které potřebují být čisté. Kontrolou bodů na seznamu a záznamem věcí, které potřebují úklid získáte dobrý seznam cílů. Realizační tým provede počáteční úklid. Po té navrhne metody úklidu, které se budou používat na jednotlivé uklizené prvky. Zdá se to být jednoduché, ale pokud si úklidové prostředky nepřipravíte předem, strávíte většinu času pro úklid jejich hledáním nebo údržbou. Ujistěte se, že máte všechny potřebné věci a že jsou snadno k nalezení a…