Přezkoumání systému managementu vedením

2.2.119

Přezkoumání systému managementu vedením

Ing. Monika Becková

 NahoruDotaz:

V současné době realizujeme v naší organizaci přechod na požadavky ČSN EN ISO 9001:2016, nyní jsme ve fázi zpracování "Management review". Zajímalo by nás, zda k bodu "Výkonnost procesů a shoda produktů a služeb" je třeba provádět přezkoumání výkonnosti VŠECH procesů z naší Mapy procesů, a jestliže ano, tak zhruba v jaké míře? A dále, zda bod "Výsledky monitorování a měření" má navazovat na právě onu zmiňovanou výkonnost procesů, nebo se jedná pouze o monitorování a měření produktů?

 NahoruOdpověď:

Vstupy pro přezkoumání QMS mají nyní zahrnovat, resp. "přezkoumávat se musí s přihlédnutím k" následujícím aspektům:

Čl. 9.3.2:

1. Stavu opatření, které vyplynuly z předchozích přezkoumání vedením.
2. Změnám interních a externích aspektů relevantních pro QMS.
3. Informacím o výkonnosti a efektivnosti QMS, včetně trendů, které se týkají:
   1. Spokojenosti zákazníka a zpětné vazby od relevantních zainteresovaných stran;
   2. Míry splnění cílů kvality;
   3. Výkonnosti procesů a shody produktů a služeb;
   4. Neshod a nápravných opatření;
   5. Výsledků monitorování a měření;
   6. Výsledků auditů;
   7. Výkonnosti externích poskytovatelů (dodavatelů).
4. Přiměřenosti zdrojů.
5. Efektivnosti opatření přijatých pro řešení rizik a příležitostí.
6. Příležitostem ke zlepšování.

Výstupy musí obsahovat potřebná rozhodnutí a opatření týkající se následujících oblastí:

Čl. 9.3.3:

1. Příležitostem ke zlepšování;
2. Jakýmkoliv potřebám změn v QMS;
3. Potřebám zdrojů.

První část dotazu se výslovně týká jedné části přezkoumání QMS, a to výkonnosti procesů a shody produktů a služeb (včetně trendů), a návazně výsledků monitorování a měření.

Výkonnost procesů se vždy přezkoumává dle kritérií, které jsou specifikované prostřednictvím dokumentovaných informací, např. v kartách nebo zmiňované Mapě procesů. Dle čl. 4.4.1 písm. c) musí organizace určovat kritéria včetně příslušných ukazatelů výkonnosti pro (svoje) potřebné procesy, a dále (dle písm. g) tyto procesy vyhodnocovat. Ne všechny procesy ovšem nutně musí mít v rámci QMS stejnou důležitost, a norma také nedefinuje, zda se v rámci Management review mají přezkoumávat všechny procesy, nebo pouze některé (vybrané) procesy.

Požadavek přezkoumání výkonnosti procesů a shody produktů dále přímo navazuje na čl. 9.1.3 "Analýza a hodnocení", dle kterého je třeba analyzovat a hodnotit data a informace vyplývající z monitorování a měření. Výstupy z analýzy a hodnocení je třeba použít pro hodnocení:

• výkonnosti procesů

• shody produktů

• výkonnosti a efektivnosti systému managementu kvality.

Výsledky analýzy a hodnocení se tedy logicky použijí jako vstupy pro přezkoumání systému managementu. Opět ale norma nespecifikuje, kterých nebo kolika procesů se má hodnocení týkat.

Některé organizace mají určenu celou řadu např. podpůrných procesů, jako je třeba řízení dokumentovaných informací apod. Nemusí být vždy přínosem hodnotit a přezkoumávat je všechny. Proto bychom se měli zaměřit v první řadě na důležitost jednotlivých procesů pro QMS, a tomu by také měl odpovídat rozsah přezkoumání. Uveďme si příklad procesů a ukazatelů pro monitorování jejich výkonnosti, které jsme si vybrali pro Management review:

Proces: výroba plastových dílů

• Ukazatele: počet ne/dodržených termínů dodání zboží, počet reklamací, počet neshodných dílů zjištěných interní kontrolou apod.

• Monitorování procesu: sledování počtu ne/dodržených termínů dodání objednaných dílů v expedici, sledování počtu reklamací v reklamačním odd., sledování počtu neshodných dílů zjištěných interní (mezioperační a výstupní) kontrolou v oddělení kvality. (Pozn.: monitorování znamená v tomto případě určování stavu procesu, prováděné v různých etapách nebo časech.)

• Management review: např. vyhodnocení, kolik nedodržených termínů, kolik reklamací v roce 2016 bylo a meziroční porovnání s rokem 2015.

Pro Management review můžeme přidávat jakákoli další kritéria – tzv. KPI ("Key Performance Indicators" - klíčové ukazatele výkonnosti přiřazené procesu, které vyjadřují požadovanou výkonnost v oblasti kvality, efektivnosti nebo hospodárnosti). Ale nemusí to znamenat, že se musí takto posuzovat výkonnost VŠECH procesů.

Pokud se týká druhé části dotazu, čili toho, zda "výsledky monitorování a měření" (bod 5 odst. 9.3.2 písm. c) normy) mají navazovat na právě onu zmiňovanou výkonnost procesů, nebo se jedná…