Plánování s využitím Myšlenkové mapy

13.3.1.3

Plánování s využitím Myšlenkové mapy

Ing. Monika Becková

Nedávno se mi dostala do rukou pozvánka na školení, která začínala nějak takto:

"... Projektové řízení je složitý komplex problematiky oblasti řízení, který obsahuje řízení předmětu, řízení nákladů, řízení a koordinace prací a projektového týmu. Cílem řízení projektu je minimalizace rizika nesplnění cílů projektu při dodržení všech stanovených charakteristik projektu. Z těchto důvodů připravila naše společnost kurz zaměřený na projektové řízení, v rámci kterého se účastníci seznámí s problematikou projektového managementu...“

Protože podobnými nabídkami, pojmy, technikami a definicemi je každý manažer zahlcený poslední dobou ze všech stran, možná nebude špatné na chvíli udělat "krok stranou“ a - třeba jako malý experiment - zkusit využít trochu jiný nástroj.

V předchozích odstavcích byl popsán klasický způsob plánování procesů s využitím modelu založeného na normách řady ISO 9000. Řada požadavků této normy je shodná s běžným "manažerským“ myšlením a podnikatel, řekněme např. majitel malé nebo případně středně velké organizace, by po jejich prostudování zjistil, že velkou část požadavků již splňuje, aniž to tušil. Přesto se buď vlastním studiem nebo za pomoci poradců prokousává postupně jednotlivými etapami modelu "ISO“, aniž by ho možná napadlo, že existuje i řada zcela jiných modelů, které se mohou pro určitou etapu plánování použít, zejména s ohledem na to, že norma říká, "co se má“, ale neříká jak. Znalost různých metod a postupů, mezi kterými pak můžeme vybírat (a použít buď určitý model jako celek, nebo zvolit kombinaci různých přístupů), je nepochybně výhodou, která nám umožňuje zkrátka vybrat si z nepřeberného množství to, co právě vyhovuje přesně nám. Slovy zákonů mechaniky získáváme další stupeň volnosti.

 NahoruPlánování a vytvoření strategie

S tím vědomím se v následujících odstavcích zaměříme na jeden z dalších přístupů, a to je plánování a vytvoření určité strategie pomocí tzv. myšlenkové mapy, jejíž pomocí lze jednoduše vyjádřit projekt (plán) námi zvoleného procesu.

 NahoruCo vlastně je myšlenková mapa ("MM“)?

Podle volně přístupné encyklopedie Wikipedia ( www.wikipedia.cz ) je myšlenková mapa "graficky uspořádaný text doplněný obrázky s vyznačením souvislostí“. Od dávné minulosti (již staří Řekové...) byla využívána k učení, pamatování si určitých věcí (informací při studiu), grafickému zobrazení nebo řešení problémů pomocí tzv. strukturovaného záznamu informací. V současnosti ji začal využívat a propagovat kanadský psycholog Tony Buzan (jeho publikace vyšla např. i v ČR - T. Buzan: How to Mind Map). Dnes je oblíbená řadou zcela rozdílných okruhů uživatelů, počínaje dětmi ve škole přes využití principu MM pomocí aplikací na PC (program FreeMind) při strategickém plánování procesů.

Jak si ukážeme dále, princip MM může být užitečným nástrojem, aniž klade další nároky na studium metody, pořizování nějaké infrastruktury a investic - v podstatě stačí tužka, papír, čas a analyticko-systematické myšlení, které lze s jistou mírou nadsázky pěkně označit pojmem "selský rozum“.

Myšlenkové mapy můžeme zkrátka a dobře využít pro strukturované psaní poznámek, ale nás bude hlavně zajímat možnost využít MM jako nástroje při analýze a řešení problémů a plánování celkové strategie či jednotlivých procesů.

 NahoruJak tedy souvisí MM s plánováním?

Myšlenková mapa slouží pro přehledné zaznamenání určité situace či projektu (plánu). Díky tomuto zaznamenání si lze situaci daleko lépe zapamatovat nebo následně případně slovně popsat. S mapou pak můžeme dále pracovat, rozvíjet ji a přidávat postupně další nápady, myšlenky či návrhy řešení. Pro sestavení mapy je potřeba pouze čas a přemýšlení. Pokud zaznamenáme určitou situaci pomocí MM, je jednodušší se v ní dále orientovat a vytvořit tak smysluplný plán dalšího postupu. Můžeme také kdykoli mapu odložit a pokračovat až tehdy, když máme čas, chuť nebo další nápady pro její rozvíjení.

 NahoruPostup tvorby MM

Postup tvorby je následující:

• příprava (tužka a papír, případně software - lze stáhnout na internetu, např. volně dostupná aplikace FreeMind),

• vytvoření první verze za pomoci myšlenkové analýzy problému,

• rozpracování dílčích částí na jednotlivé etapy projektu,

• revize první (a jakékoli další) verze po uskutečnění určité naplánované etapy.

 NahoruJaké jsou výhody tohoto postupu?

Psychologové tvrdí, že přirozený způsob lidského myšlení není lineární, že svět kolem sebe vnímáme jako ucelené obrazy a teprve pak vybíráme jednotlivé sekvence. Použijme jako příklad krajinu, ve které roste jeden košatý strom. Pokud na něj zaměříme svou pozornost, v první fázi náš mozek zaznamená celý strom včetně kmene, koruny a okolí. Strom je jako jeden celek vnímán v podobě středu našeho obrazu. Teprve pak, pokud máme k tomu nějaký důvod, se zaměříme na jednotlivé jeho části.

 NahoruUkládání poznatků do paměti

Odborně řečeno si poznatky ukládáme do paměti ve formě tzv. "trsů“, ne v podobě lineárně po sobě jdoucích sekvencí. Využitím tohoto poznatku, a v souvislosti se zapamatováním vět a znaků, lze údajně očekávat zvýšení výkonnosti mozku. Na základě tohoto poznatku se vyvinula grafická úprava metody myšlenkových map. Psychologové tvrdí, že používáním myšlenkových map stoupá v závislosti na individualitě toho, kdo je použije, produktivita (ať už tvorby analýzy, plánování nebo případně studia) třikrát až pětkrát.

 NahoruPrincip myšlenkové mapy

Princip myšlenkové mapy umožňuje situaci zmapovat v její celistvosti, nikoli formou jednotlivých na sebe navazujících kroků jako třeba v případě postupového diagramu. Všichni se snažíme při řešení nějakého problému postupovat lineárně, asi tak, jako jdou po sobě jednotlivé kapitoly v učebnici nebo části postupového diagramu v dokumentovaném postupu, a my mozek donutíme mapovat proces krok za krokem, což může ve svém důsledku přinést fakt, že na některý důležitý krok zapomeneme a zjistíme to až na konci. Pak nezbývá, než začít znovu.

Pokud však místo postupového diagramu nebo sekvence slov nakreslíme myšlenkovou mapu, postihneme nejen funkční nebo procesní podstatu, ale hlavně logické vazby mezi jednotlivými celky. Vyplynou z ní hlavní a důležité části, a dokonce, pokud se k mapě vrátíme po čase, jen tím, že se na celý problém díváme v této celistvé podobě znovu, můžeme objevit souvislosti, které nám dosud unikaly. Na základě myšlenkové mapy pak v další fázi můžeme začít sestavovat přehledné a logicky uspořádané zadání, ve kterém postupujeme od jednotlivých logických celků až po detaily. Rozvíjíme mapu a plánujeme od jednoduchého prvku (znázorněného pomocí tzv. "uzlu“ na mapě) po složitější.

 NahoruNa co lze princip myšlenkových map použít?

Na analýzu a prvotní plán jakéhokoli procesu nebo soustavy procesů. Dokonce i pro vytváření osobních plánů nebo pro zápis z důležitého jednání. Pro rizikové analýzy. Všichni jsme zvyklí již od dob základní školy uvažovat v určitém formálním stylu. Začíná to zápisem ve stylu odrážka - poznámka, pokračuje známým postupovým schématem či slovním popisem postupně zaznamenávaných dílčích fakt. Všichni máme sklon používat právě takový způsob, jaký jsme zvolili jako příklad pro výčet možností, na co vše lze použít MM, tedy takto:

MM lze použít pro:

• analýzy komplexních problémů (v ISO 9001je to fáze strategického plánování, plánování realizace produktu,vytváření obchodního plánu, plánu inovace...),

• zpracování zadání projektu (tzv. vstupy pro zadání návrhu a vývoje v modelu podle ISO 9001),

• plánování firemního nebo osobního rozvoje,

• zápisy jednání (jak by se vám líbila myšlenková mapa jako jeden ze "záznamů o jakosti“, které jsou povinné v ISO 9001?),

• přípravu prezentace nebo porady,

• hledání nových nápadů při rozvoji stávajících procesů,

• zpracování informací a studium nových informací,

• podávání zpráv, např. na poradě, nadřízenému apod.

Nic proti tomu. Tímto způsobem však nemusíme postihnout všechny naše myšlenkové pochody s vazbami prvků, které spolu zdánlivě nesouvisejí, a proto si je možná ani neuvědomíme. Na základě MM si naopak nejen uvědomíme řadu dalších důležitých poznatků, které nás původně nenapadly a s problémem souvisejí, ale můžeme také znázornit všechny vazby mezi nimi, což při lineárním způsobu mnohdy není možné. Přínosem pak je nalezení lepšího řešení nebo podání přehledného a srozumitelného vysvětlení všech souvislostí členům řešitelského týmu.

 NahoruJak vytvořit MM?

Pojďme se podívat na to, jak se myšlenkové mapy tvoří. Ve své podstatě jde o volný zápis klíčových slov, celých textů, obrazů a dalších informací, které jsou navzájem propojeny pomocí viditelných spojů. Vytvoří se tak graf, někdy jednoduchý, někdy postupným narůstáním složitý a propojovaný, většinou v podobě stromu. Pravidla tvorby MM jsou jednoduchá, vlastní způsob je však nutno upravit tak, aby co nejlépe vyhovoval právě nám. Zde jsou obecně popisovaná pravidla:

1. Začínáme ve středu papíru hlavním námětem (názvem projektu, plánu, situace apod.).

2. Jednotlivé části pak rozmísťujeme kolem středu a spojujeme se středem čarami.

3. Postupně pokračujeme ve větvení tak, jak nás další souvislosti napadají.

4. Pomocnými čarami nebo šipkami můžeme vyjádřit vztahy mezi jednotlivými částmi.

5. Využíváme obrázky,…