Jak psát neshody zjištěné při auditu

2.2.123.27

Jak psát neshody zjištěné při auditu

Ing. Pavla Blackmore

Zprávu z auditu, především část zprávy, tedy report o neshodách, může číst mnoho lidí z auditované organizace. Většina z nich přitom nebude účastníkem auditu. Také může být auditní zpráva komunikována a diskutována měsíce po auditu, poté co byla napsána.

Důsledkem toho je, že report o neshodách má být napsaný tak, že vysvětluje a uvádí vše podstatné a relevantní, jasně a fakticky. Také má být snadno pochopitelný a stručný. Stručnost je také velmi zásadní, auditor má dát co nejméně informací do reportu o neshodách, a přitom má mít u sebe k dispozici detailní vysvětlení, popřípadě argumenty v dalších záznamech.

Na základě zkušenosti si zapisuji v průběhu každého auditu maximum informací, dokonce jsem už dospěla k tomu, že píšu – především u systémových auditů – téměř neustále, kdo mi, co řekne, zapisuji si. Zapisuji si čísla dokumentů, revize, čísla záznamů. Potvrzuji tímto, že platí, auditor sbírá důkazy. Tyto informace obvykle zapisuji do Microsoft Wordu, označuji si, jaký den auditu to bylo auditováno a jaké oblasti se to týkalo. Zvýšila jsem efektivitu také tím, jak jsem uvedla v dřívějším článku, že tyto auditní důkazy zapisuji v jazyce auditní zprávy.

Velmi se mi osvědčuje si zapisovat důkazy a potom, když se k nim potřebuji z jakéhokoliv důvodu vracet, dokážu si zpětně "přehrát" celou auditní situaci a mám všechny podstatné a uvedené informace k dispozici.

Přirozeně nezapisuji automaticky. Zapisuji to, co mi dává smysl a jen pokud je tím zodpovězeno na mé otázky.

K tomuto mne napadá poznámka na okraj, díky tomu, že jsem se…