Dokumentace ISO 14001 - Příklad popisu rozsahu EMS

III. Příklad popisu rozsahu EMS

Účel a význam Příručky systému environmentálního managementu:

Tato Příručka environmentálního managementu (dále v textu též pouze "EMS") stanovuje základní zásady řízení, organizace a zajišťování péče o životní prostředí v podmínkách organizace XYZ ve shodě s požadavky normy ČSN EN ISO 14001:2005 (idt. ISO 14001:2004), v souladu se závazkem neustálého zlepšování ochrany životního prostředí a celkového environmentálního profilu společnosti tak, aby v průběhu všech činností společnosti XYZ nedocházelo k ohrožování či poškozování životního prostředí, případně aby dopady na životní prostředí byly co nejmenší.

Příručka popisuje rozsah systému environmentálního managementu organizace XYZ včetně jejích jednotlivých prvků EMS a jejich vzájemné součinnosti a odkazuje na navazující dokumenty týkající se hlavních prvků systému environmentálního managementu.

Oblast platnosti Příručky:

Tato Příručka EMS je platná pro všechny provozovny organizace XYZ včetně dočasných pracovišť. Je dále závazná pro všechny její zaměstnance a pro všechny pracovníky (ať už se jedná o externí spolupracovníky či pracovníky dodavatelských firem), kteří pracují ve prospěch a/nebo z pověření organizace XYZ.

Odpovědnosti a pravomoci:

Ředitel:

• má celkovou odpovědnost za ochranu životního prostředí v organizaci XYZ;

• má pravomoc delegovat příslušné odpovědnosti i dílčí pravomoci v oblasti ochrany životního prostředí v organizaci;

• jmenuje představitele vedení pro systém environmentálního managementu;

• schvaluje řídicí dokumentaci systému environmentálního managementu;

• zajišťuje dostatečné zdroje pro plnění cílů v oblasti systému environmentálního managementu.

Představitel vedení pro EMS:

• odpovídá za vytvoření, implementaci, uplatňování a zlepšování systému environmentálního managementu ve shodě s požadavky normy CSN EN ISO 14001:2005;

• podává vrcholovému vedení zprávy o EMS jako podklad pro každoroční přezkoumání EMS vedením;

• podává vrcholovému vedení návrhy na zlepšování EMS;

• má odpovědnost za operativní řešení vzniklých i potencionálních problémů v oblasti ochrany životního prostředí;

• účastní se kontrol a jednání s orgány státní správy v oblasti ochrany životního prostředí;

• v případě havárie spoluodpovídá za její ohlášení a likvidaci;

• navrhuje a kontroluje stav všech přijatých opatření pro zajištění ochrany životního prostředí;

• kontroluje soustavné a důsledné plnění závazných právních předpisů a nařízení v oblasti ochrany životního prostředí, neprodlené odstraňování zjištěných závad;

• sleduje vývoj a aktuální stav v oblasti požadavků právních a jiných předpisů, zajišťuje jejich plnění v praxi;

• přezkoumává a aktualizuje řídicí dokumentaci EMS včetně této Příručky EMS.

Vedoucí pracovníci:

• spoluvytvářejí politiku EMS v návaznosti na strategii společnosti;

• podílejí se na stanovování cílů EMS, celopodnikové cíle transformují do dílčích cílů svých útvarů v souladu s politikou ochrany životního prostředí;

• odpovídají za přenos informací a dostatečných pokynů v oblasti ochrany životního prostředí na své subdodavatele a jejich zaměstnance;

• zajišťují školení podřízených pracovníků;

• podílejí se na přezkoumávání EMS včetně návrhů na jeho další zlepšování.

Zaměstnanci:

• odpovídají za plnění jednotlivých požadavků EMS;

• přispívají v rámci svých pracovních povinností, možností a dovedností k zlepšování ochrany životního prostředí;

• odpovídají v rámci svých pracovních povinností za plnění právních a ostatních předpisů a dále také pokynů příslušného vedoucího zaměstnance (nejen) v oblasti ochrany životního prostředí;

• odpovídají za dodržování stanovených pracovních postupů;

• odpovídají za používání jim přidělených osobních ochranných pracovních pomůcek a prostředků;

• jsou povinni zúčastňovat se školení v oblasti ochrany životního prostředí, jakož i bezpečnosti a ochrany zdraví při práci zajišťovaných zaměstnavatelem;

• jsou oprávněni podávat návrhy na zlepšování ochrany životního prostředí na svém pracovišti.

Interní auditoři EMS:

• odpovídají za úplné a řádné provedení interního auditu EMS dle schváleného ročního programu auditů a stanoveného postupu pro provádění auditů EMS v organizaci XYZ;

• v rámci interního auditu EMS identifikují potenciál k dalšímu zlepšování EMS.

Definice pojmů a zkratky:

Definice pojmů:

V textu jsou použity definice vycházející z následujících norem pro oblast EMS:

• ČSN EN ISO 14001:2005: Systémy environmentálního managementu - Požadavky s návodem pro použití,

• ČSN EN ISO 14004:2010: Environmentální management - Slovník,

• ČSN EN ISO 14031:2000: Environmentální management - Hodnocení environmentálního profilu - Směrnice.

Jedná se zejména o následující definice:

• environmentální aspekt: prvek činností, výrobků nebo služeb organizace XYZ, který může ovlivňovat životní prostředí (např. odpady);

• environmentální cíl: celkový environmentální záměr, vycházející z environmentální politiky, který si organizace XYZ stanovila (např. snížení produkce nebezpečných odpadů o 1%);

• environmentální profil: měřitelné výsledky systému environmentálního managementu vztažené na řízení environmentálních aspektů samotnou organizací, založené na environmentální politice, cílech a cílových hodnotách (např. množství vyprodukovaných odpadů za rok).

Použité zkratky:

• EA: environmentální aspekty,

• EMS: systém environmentálního managementu,

• EPE: environmentální profil organizace,

• NCHL: nebezpečné chemické látky (případně směsi),

• OŽP: ochrana životního prostředí,

• PV: představitel vedení pro EMS,

• REA: registr environmentálních aspektů,

• RPP: registr právních (a jiných) požadavků,

• ŽP: životní prostředí.

Základní zásady řízení, organizace a zajišťování péče o životní prostředí v podmínkách organizace XYZ:

1. Všeobecné požadavky na EMS

Řízení oblasti ochrany ŽP vychází ze závazků v politice EMS a je založené na nakládání s významnými environmentálními aspekty a dopady ve vztahu k právním a jiným požadavkům, a to v rámci řízení provozu, připravenosti na havarijní situace, stanovování cílů a cílových hodnot a realizace environmentálních programů. Uvedené oblasti jsou monitorovány nebo měřeny.

2. Environmentální politika

Politika EMS stanovuje celkové záměry organizace XYZ v oblasti ochrany ŽP. V politice ŽP se vedení organizace zavazuje k neustálému zlepšování v oblasti péče o životní prostředí a k plnění právních a jiných požadavků souvisejících s činnostmi organizace.

Environmentální politika je prohlášením o záměrech a zásadách, vztahujících se k celkovému environmentálnímu profilu společnosti, které poskytuje rámec pro její činnost a pro stanovení cílů a cílových hodnot EMS.

Politika je dokumentována samostatně, je vhodným způsobem zveřejněna v prostorách organizace. Aktuálnost a vhodnost politiky je přezkoumávána v rámci přezkoumávání EMS vedením (1x ročně). Dokladem o této činnosti je záznam z přezkoumání vedením, který zpracovává PV. Pokud je politika shledána jako neaktuální, je schválena pro následují rok nová a aktuální, jež bude lépe vystihovat záměr organizace.

3. Plánování EMS

Plánování OŽP, resp. systému environmentálního managementu, slouží k jeho neustálému zlepšování, naplňování environmentální politiky a zlepšování environmentálního profilu naší organizace. Pro to, aby zlepšování bylo cílené a účelné, je nutné určit významné environmentální aspekty a pro ně stanovit cílové hodnoty (měřitelné, nebo vyhodnotitelné). Tyto cílové hodnoty musí být v souladu s environmentální politikou organizace a jejími cíli.

3.1 Environmentální aspekty

Organizace XYZ má vytvořen dokumentovaný postup k identifikaci environmentálních aspektů svých činností a výrobků, zvažuje dopady těchto aspektů a identifikované aspekty a dopady aktualizuje.

Identifikace a hodnocení environmentálních aspektů na základě stanovené metodiky a výběr významných EA je jedním ze základních prvků EMS. Zjišťování EA představuje stálý proces, jímž jsou určovány bývalé, současné, ale i potenciální dopady (pozitivní nebo negativní), kterými naše organizace působí na životní prostředí. Tento proces též zahrnuje zjišťování, jakým způsobem naše organizace může podléhat vlivu příslušných předpisů, zákonů, vyhlášek a nařízení, a to současných i budoucích.

Proces identifikace a hodnocení EA lze rozdělit do těchto fází:

• výběr činností, služeb či výrobků,

• identifikace EA,

• dokumentování EA a jejich kvantifikace,

• hodnocení významnosti EA s dopadem na ŽP pomocí kritérií.

Činnosti nebo služby jednotlivých organizačních jednotek musí být jasně rozděleny tak, aby bylo možno metodikou identifikace EA zjistit všechny EA, které může vedení společnosti řídit a ovlivňovat a které by mohly mít dopad na ŽP. Při identifikaci EA je kromě běžného provozu hodnocen i mimořádný provoz a potencionální podmínky vzniku havarijních situací, tj. havarijní provoz.

Významné EA jsou podkladem pro stanovení environmentálních cílů a cílových hodnot, a tím i pro zlepšování environmentálního profilu společnosti. Dopad každého významného EA na ŽP musí být monitorován a vyhodnocován.

Způsob identifikace a hodnocení významnosti environmentálních aspektů činností, služeb a výrobků u jednotlivých organizačních jednotek je popsán ve směrnici: "Plánování EMS".

3.2 Environmentální profil organizace XYZ

Z identifikovaných VEA je dále stanoven tzv. environmentální profil organizace XYZ, tj. celkové hodnocení vlivu a dopadu společnosti na ŽP.

Ukazatele (indikátory) environmentálního profilu (EPE) musí být objektivní, ověřitelné a opakovatelné, musí být dále přiměřené činnostem, výrobkům a službám naší organizace a rovněž musí být v souladu s naší environmentální politikou.

Při stanovování ukazatelů EPE je třeba držet se následujících zásad:

• ukazatele EPE musí být praktické,

• ukazatele EPE musí být nákladově efektivní,

• ukazatele EPE, resp. jejich vyhodnocování, musí být technologicky proveditelné.

Ukazatele environmentálního profilu v organizaci XYZ minimálně tvoří:

• celkové množství produkovaných odpadů vztažených na jednotku výroby,

• celkové množství produkovaných nebezpečných odpadů na jednotku výroby,

• celkové množství emisí těkavých organických látek vztažených na jednotku výroby,

• celkové množství emisí tuhých znečišťujících látek vztažených na jednotku výroby,

• počet identifikovaných neshod zjištěných při interních a externích auditech,

• spotřeba zemního plynu, elektrické energie, tepla, vody, PHM a technických plynů na jednotku výroby za kalendářní rok,

• celkové množství vyprodukovaných emisí CO₂ a NO_x na jednotku výroby za kalendářní rok,

• počet ujetých kilometrů služebních vozidel na jednotku výroby za kalendářní rok,

• počet splněných cílů v oblasti EMS za kalendářní rok,

• výše investice do ochrany životního prostředí za kalendářní rok.

Výsledné hodnoty ukazatelů EPE jsou meziročně porovnávány vždy při přezkoumání EMS vedením a je dlouhodobě sledován vývoj v této oblasti. Podklady pro hodnocení EPE zpracovává a předkládá představitel vedení pro EMS.

3.3 Požadavky právních předpisů a jiné požadavky

Základním požadavkem EMS je soulad veškerých činností s právními a jinými požadavky, kterým naše organizace podléhá. Proto jsme si stanovili postup pro zjišťování, dostupnost a udržování všech právních i jiných požadavků, jež se přímo dotýkají environmentálních aspektů našich procesů, činností, produktů a služeb. Jsou to např.:

• směrnice, zákony, nařízení vlády, vyhlášky;

• vyhlášky místních úřadů;

• stanoviska, povolení a rozhodnutí orgánů státní správy;

• smlouvy, povolení, rozhodnutí, oprávnění naší společnosti vydané orgány státní správy.

Pro sledování aktuálních právních požadavků byl vytvořen registr právních a jiných požadavků, který je tvořen zákony, vyhláškami, nařízeními a dalšími legislativními předpisy. Za aktualizaci odpovídá PV, který má přístup k zákonům, vládním nařízením a vyhláškám prostřednictvím internetu a průběžně, nejméně 1x měsíčně, je kontroluje a případné změny zapracovává do dokumentace EMS. Aktualizuje RPP vztahujících se na činnosti naší organizace.

3.4 Cíle, cílové hodnoty a programy

V souladu s politikou ŽP management stanoví každoročně cíle v oblasti ŽP za účelem zvyšování úrovně péče o životní prostředí. Cíle OŽP se dále rozpracovávají na konkrétní úkoly s termíny plnění, odpovědnostmi a nutnými zdroji.

Cíle a cílové hodnoty vycházejí z identifikovaných významných aspektů a stanovují obsahové a časové plnění zásad politiky v oblasti OŽP. Kromě toho se posuzují technologické a finanční možnosti, provozní podmínky a požadavky zákazníků.

Cíle a cílové hodnoty jsou schvalovány vedením organizace XYZ, které odpovídá za zajištění zdrojů potřebných k jejich dosažení. Cíle a cílové hodnoty jsou v souladu s podnikatelským záměrem na daný rok. Postupy a prostředky pro dosažení stanovených cílů a cílových hodnot jsou zpracovány v programech EMS.

Programy EMS obsahují:

• formulace environmentálních cílů,

• popis opatření, způsobu provedení,

• harmonogram a termíny splnění programu,

• odpovědnosti a pravomoci,

• stanovení zdrojů,

• cílovou hodnotu.

U každého programu EMS musí být uvedena výchozí hodnota nebo popis výchozího stavu, s nímž je poměřována cílová hodnota. Průběžně se hodnotí plnění stanovených cílů a cílových hodnot. Programy EMS jsou schvalovány vedením, které odpovídá za zajišťování zdrojů potřebných k jejich obsahovému a časovému plnění.

Management pravidelně provádí přezkoušení a kontrolu plnění úkolů a cílů a případně cíle a úkoly upravuje tak, aby reagovaly na změny a podněty, jež se mohou během roku vyskytnout.

4. Zavedení a provoz

4.1 Zdroje, úlohy, odpovědnost a pravomoc

Nutné zdroje pro uplatňování, udržování a neustálé zlepšování funkčního EMS identifikuje, plánuje a řídí vedení organizace. Odpovědnost za zajištění potřebných zdrojů nese ředitel organizace. Zdroje představují prostředky vyčleněné na systematické zlepšování EMS v souladu s politikou a cíli EMS, které povede ke zlepšování úrovně OŽP ve společnosti. Mezi zdroje patří:

• lidské zdroje,

• specializované dovednosti,

• infrastruktura,

• technologie,

• finanční zdroje.

Organizace má zpracovány a dokumentovány rozsahy pravomocí, odpovědností a pracovních povinností pro všechny kategorie funkcí, které mají vliv na OŽP. Popisy pracovních funkcí včetně kvalifikačních kritérií jsou uvedeny v pracovním řádu. Jmenovité obsazení…