AUDITY - úvod, metody, principy, historie, vzor směrnice na IA

2.2.123.21

AUDITY – úvod, metody, principy, historie, vzor směrnice na IA

Ing. Pavla Blackmore

 NahoruO čem ty audity jsou?

Audity jsou prověrka, namátkové zaměření se, zda nějaký proces funguje na základě vybraných několika situací, nejméně dvou, nazýváme to vzorkováním. Audit představuje soubor činností auditora, který se zaměřuje a prozkoumává určitý výsek činností neboli procesů v organizaci a prověřuje, že:

• - je v dokumentaci uveden požadavek konkrétní normy/předpisu či daného zákazníka. To znamená, že je teoreticky naplněna určitá norma a ve směrnici, pracovní instrukci je stanoveno kdo (jaká osoba, tj. jaká pozice) v jakém intervalu provádí určitou činnost a pokud je to potřebné i kam (do jakého formuláře) provádí záznam.
• - zda to, co bylo definováno v dokumentaci, probíhá i ve skutečnosti. A to prověřování provádíme tak, že buď jsme přímo u té činnosti – necháme si ji ukázat a sledujeme, zda je prováděna, tak jak je uvedeno= napsáno a dále vyhodnocujeme i záznamy z předchozích aktivit, zda byly prováděny definovanou osobou/pozicí a v intervalu, tak jak byl stanoven.
• - pokud je i stanoveno, že má být vyhodnocována efektivita činností, že toto vyhodnocení je také prováděno, tak jak je uvedenou v požadavku normy a zda tento požadavek normy je přenesen do interní dokumentace.

Audit je velmi komplexní nástroj a může sloužit k mnoha účelům:

• - ověření, že nově vytvořený proces je funkční a efektivní
• - ověření, že určitý požadavek normy je dobře zaveden a je efektivní
• - ověření, že rizika v dané organizaci jsou pokryta a řízena
• - ověření, že vady v procesu/na výrobku, které mohou být objeveny v souvislosti se zákaznickou reklamací, že tyto vady jsou odstraněny a rizika redukována

A především je audit nástroj PREVENCE:

a to znamená, že při auditu se zabýváme i možnými riziky a chybami, či slabinami v procesu, v postupech, v systému, a tím, že je analyzujeme, diskutujeme o nich s vlastníky procesu anebo s účastníky procesu, máme příležitost tato slabá místa odhalit, řešit příčiny a stanovit takové akce, aby rizika byla snížena, nebo odstraněna.

Při použití auditu a vhodné komunikaci s vlastníky procesu je možné docílit i v relativně krátké době neuvěřitelných výsledků. Přitom je velmi důležité audit interně nastavit tak, aby výsledky auditu nikoho nepostihovaly a aby byly posuzovány neutrálně. To znamená, najdeme u auditu rizika, slabiny, někdy nesmysly. Neposuzujeme to subjektivně, ale řešíme neutrálně a pokud to tak mohu uvést, v nadhledu. Nastavujeme procesy, přemýšlíme o snižování rizik a vytváříme prostředí a prostor pro dobré fungování jak celého systému kvality, procesů a tím i jednotlivých pracovních pozic.

Pro mě osobně je audit soubor činností, kdy v pozici auditora plánuji, organizuji, ověřuji a komunikuji. Audit je nástroj k uchopení určité oblasti v dané organizaci, kritické a nestranné posouzení, jak tato oblast v daném okamžiku funguje. Audit je z velké míry o komunikaci s různými lidmi na různých pozicích, je to o naslouchání, pochopení různých úhlů pohledů a různých často se střetávajících motivů a požadavků. Audit je současně výborná příležitost k pochopení, jak konkrétní organizace funguje, kde jsou její silné a slabé stránky a také příležitosti a hrozby.

 NahoruTechniky provádění auditu kvality

Jedním z předpokladů pro dobře vykonaný audit je připravený dotazník, nazýváme jej obvykle checklist – přehled otázek. Tento přehled obsahuje otázky – body, na které má být audit zaměřen. Je vhodné, když dotazník má volná pole, neboť zaznamenávání není dostatečné.

Zásadní přidaná hodnota je u auditu důkaz. Auditor se ptá a zaznamenává si – kde, kdo a v čem /dokumentaci/ našel plnění požadavku anebo kde/kdo a v čem nenašel důkaz o plnění požadavku. Proto do těchto volných polí zaznamenáváme např. požadavek XY byl uveden ve formuláři XX, je definováno, co má být děláno ve směrnici/pracovním postupu XYX a záznamy byly nalezeny v XXX.

Základní pravidlo je auditu je – prověřuji, zda to, co je definováno jako požadavek, že je tento požadavek přenesen do interní dokumentace a poté prověřuji, zda je tento požadavek prováděn i ve skutečnosti, tj. jestli je uplatňován.

Techniky provádění auditu jsou:

Dotazování – klademe otázky účastníkům daného procesu, vlastníkům procesu. Využíváme výše uvedeného checklistu anebo si připravíme otázky, popřípadě se zaměříme na část, která se nám ukazuje, že vykazuje slabiny,…