Určení rozsahu systému managementu kvality

2.3.5

Určení rozsahu systému managementu kvality

Ing. Pavla Blackmore

Podle normy ISO 9001:2015 a dále normy IATF je v článku 4.3., respektive 4.3.1. (u normy IATF) stanovena povinnost organizace určit hranice a aplikovatelnost systému managementu kvality, aby vymezila jeho rozsah.

Každá organizace musí určit a dokumentovat hranice svého systému managementu kvality. Podporou je popis procesů včetně výstupů produktů a služeb.

Rozsah systému managementu kvality je vymezen v rámci celé organizace nebo ohraničením jejich částí. Hranice mohou vytvářet rozhraní mezi procesy při předávání informací s interním či externím zákazníkem nebo externími poskytovateli.

Při určování rozsahu systému tedy organizace musí brát v úvahu:

1. Externí a interní aspekty
2. Požadavky relevantních zainteresovaných stran
3. Produkty a služby organizace

Nyní se budeme věnovat tématu obecně a poté si postupně probereme jednotlivé výše uvedené body.

Velmi důležitá je informace, která je v normě uvedena a to, že organizace musí uplatnit všechny požadavky této mezinárodní normy, jestliže jsou aplikovatelné v rámci určeného rozsahu systému managementu kvality.

V předchozích vydání normy ISO 9001 bylo víceméně v pravomoci organizace, zda bude aplikovat, a tedy i certifikovat systém managementu kvality v plném rozsahu, nebo zda vyloučí některé prvky normy. Většinou se vylučovaly prvky týkající se návrhu a vývoje výrobku, tj. kapitola 7.3. A také se stávalo, že organizace vyloučila návrh a vývoj výrobku, i když ho v určitém rozsahu prováděla a poté záleželo na diskusi při auditu, kde byla ta hranice ustálena.

Pokud organizace rozhodne, že nebude aplikovat všechny požadavky ISO 9001:2015, musí zohlednit míru rizika a zdůvodnit nepoužití takových požadavků. Znamená to vlastně určení negativních faktorů nebo podmínek kontextu a následujících zvážení souvisejících rizik.

Využije-li organizace pro zajištění produktu nebo služby outsourcing, musí plánovat opatření, kterými bude ověřovat, zda byly externími poskytovateli splněny požadavky pro jeho uvolnění.

Organizace tedy musí ve svém systému řízení aplikovat všechny prvky normy, které aplikovat lze. Pokud organizace vyrábí výrobky a občas vyvíjí něco nového, musí v rámci systému managementu kvality zajistit, aby tento návrh a vývoj byl prováděn v souladu s prvky kapitoly 8.3.  Pokud organizace nabízí služby svým zákazníkům a ty se snaží rozvíjet, vylepšovat nebo přidávat nové služby, musí rovněž aplikovat prvky kapitoly 8.3.

 NahoruExterní a interní aspekty

Ad 1) Rozsah systému managementu je ovlivněn externími a interními aspekty

Interní aspekty (vnitřní kontext) = vnitřní prostředí, ve kterém se organizace snaží dosáhnout efektivního systému managementu kvality, neustálého zlepšování, spokojenosti zákazníka; například jimi mohou být:

• management a jeho kompetence, role, odpovědnosti

• organizační struktura

• technologie a informační systémy

• kapitál a zdroje financí

• politiky, cíle, strategie

• vnitřní předpisy, dokumentace

• kultura vnitrofiremního prostředí

• smluvních vztahy a smlouvy (např. nájemní smlouvy, leasingové smlouvy, atd.)

• vztahy mezi interními zainteresovanými stranami

Externí aspekty (vnější kontext) = vnější prostředí, ve kterém se organizace nachází

• finanční zdroje

• dostupné technologie

• právní předpisy

• kultura vnějšího prostředí

• sociální prostředí

• politická situace

• prostředí, ve kterém se organizace nachází – oblastně, lokačně

• konkurenční prostředí (regionální, národní, mezinárodní)

• trendy v průmyslovém odvětví

• dotace, investiční pobídky, fondy EU

• vztahy s vnějšími zainteresovanými stranami

Aktuální již rok trvající mimořádná situace poskytuje možnost k zamyšlení, zda se neobjevily nějaké nové – ať již pozitivní nebo i negativní aspekty/faktory/okolnosti, které by měla organizace brát v potaz – např. dosud nevyužité technologie, nové dotace a podpory, nové příležitosti na trhu, pracovní prostory, možnost rekvalifikace určitého segmentu na trhu práce atd.

 NahoruPožadavky relevantních zainteresovaných stran

Ad 2) Rozsah systému managementu je ovlivněn požadavky relevantních zainteresovaných stran

Relevantními zainteresovanými stranami jsou skupiny nebo osoby, které mají vliv anebo mohou mít vliv na organizaci. Například to mohou být: zákazníci, vlastníci, právníci, různí externí poskytovatelé – dodavatelé materiálu, služeb, úklidové a údržbové firmy; jednoznačně to jsou regulátoři, oborové svazy a sdružení, konkurenti na trhu.

Při analýze si můžeme zainteresované strany rozdělit do skupin podle zájmů:

• Vlastníci organizace

• Vrcholové vedení

• Zákazníci a spotřebitelé

• Partnerské organizace

• …