Metodický návod pro modelování řídícího systému firmy

3.4.1

Metodický návod pro modelování řídícího systému firmy

Ing. Aleš Nosek, Ph.D.

Proces tvorby modelování řídícího systému je znázorněn pomocí vývojového diagramu.

Proces modelování řídícího systému

 NahoruA1 Modelování organizační struktury

Stanovení vlastníka procesu modelování organizační struktury

Obecné rozložení fází, z kterých se skládá proces modelování organizační struktury:

 NahoruPoznámky

1. Neexistuje jedna nejlepší organizační struktura pro všechny typy organizací, ale záleží na tom, z jakého pohledu se na ni díváme a co od ní očekáváme, tedy jaký je náš cíl modelování.

2. V závislosti na cílu modelování a na typu organizace je možné některé fáze zaměnit či zcela vyloučit.

 NahoruVýstupy modelování organizační struktury

 NahoruRozsah modelování

FÁZE 1: Rozsah modelování

Komentář:

1. Rozhodnutí, zda potřebujeme vytvořit organizační model celé organizace nebo zda budeme modelovat organizaci například po jejích jednotkách, útvarech, výrobkových skupinách apod.

2. Rozsah se odvíjí od našich potřeb a požadavků na modelování organizace.

A1 - Proces modelování organizační struktury

 NahoruSeznam objektů

FÁZE 2: Seznam objektů

Komentář:

1. Zde jsou uvedeny názvy objektů, které byly rozpoznány na dané oblasti. Tyto objekty lze například nazvat, dle účelu modelování, názvem oddělení, pracovní funkcí, skupinou výrobků apod.

2. Je zde rovněž uvedeno pole bližší specifikace, do kterého lze zaznamenat k danému objektu bližší popis, například jeho pracovní funkci. Vše samozřejmě záleží na konkrétní aplikaci.

 NahoruSeznam identifikačních údajů k daným objektům

FÁZE 3: Seznam identifikačních údajů k daným objektům

Komentář:

1. Zaznamenání dalších doplňujících údajů k danému objektu. Těmi například mohou být přiřazena k objektu pracovní funkce jména spolupracovníků, kteří dané pracovní místo vykonávají.

 NahoruPočet úrovní

FÁZE 4: Počet úrovní

Komentář:

1. Identifikace úrovní na kterých budou hierarchicky rozvrženy objekty.

2. Objekty se dají rozčlenit do stanoveného počtu úrovní 1...n (a, b, ..., aj.), případně lze využít slovního popisu, jehož příklad je uveden níže. Konkrétní identifikace záleží na účelu, kterému má model sloužit.

 NahoruSeznam objektů na daných úrovních

FÁZE 5: Seznam objektů na daných úrovních

Komentář:

1. Objekty jsou zde přiřazeny na danou úroveň. Výstupem tohoto kroku je seznam, ve kterém jsou definovány úrovně objektů.

 NahoruDoplňující údaje

FÁZE 6: Doplňující údaje

Komentář:

1. Nemusí být pravidlem, že pouze daný objekt má identifikační údaje, ale rovněž mohou být užitečné i další doplňující údaje. Těmito údaji například mohou být:

   1. cíle (individuální, společný, globální...);

   2. toky informací, financí apod.;

   3. řízení, pověření, delegování apod.;

   4. fotografie;

   5. atd.

Tyto doplňující údaje, které použijeme, opět záleží na účelu, kterému má model sloužit.

 NahoruSeznam vazeb

FÁZE 7: Seznam vazeb

Komentář:

1. V tabulce níže jsou zaznamenány vztahy mezi objekty, tedy i jejich vazby. Seznam vazeb je zde rozdělen do tří možností, a to v závislosti na tom, zda se jedná o vazbu mezi spolupracovníky, vazbu mezi objekty a vazbu mezi spolupracovníky a objekty (např. nadřízený - podřízený, objekt 1 - objekt 2 apod.);

2. Tato tabulka může mít nejrůznější modifikace podle použití. Cílem bylo ukázat, jaké vazby můžeme obecně mít v organizaci.

 NahoruZobrazený model

FÁZE 8: Zobrazený model

Komentář:

1. Vlastní grafické zobrazení modelu organizační struktury.

2. Na obrázku je uveden příklad obecného modelu, který byl zhotoven dle fází 1 až 7. Jednotlivé objekty modelu mohou být popsány informacemi, jako jsou názvy, identifikační a nejrůznější doplňující údaje.

 NahoruA2 Modelování systému řízení

Stanovení vlastníka procesu modelování systému řízení

Obecné rozložení fází, z kterých se skládá proces modelování systému řízení

Poznámky:
V závislosti na cílu modelování a na typu organizace je možné některé fáze zaměnit či zcela vyloučit.

A2 - Proces modelování systému řízení

 NahoruStanovení poslání

FÁZE 1: Stanovení poslání

Komentář:

Definice poslání: Poslání definuje "podnikání“, ve kterém společnost působí, cíle společnosti a přístupy jak dosáhnout vytyčených cílů.

Doporučení:

Vymezit poslání jako uspokojení potřeb zákazníka, protože produkty i technologie se rychle mění, zatímco potřeby většinou zůstávají.

 NahoruStanovení poslání

Doporučení:

Pro stanovení poslání lze využít formulář Poslání podniku (mise).

 NahoruStanovení vize

FÁZE 2: Stanovení vize

Komentář:

Definice vize: Vize popisuje stav, kterého chce a jejž si přeje společnost dosáhnout v budoucnosti. Části poslání a vize jsou často kombinovány za účelem cílů a hodnot.

KONTROLNÍ SEZNAM OTÁZEK - STANOVENÍ MISE (POSLÁNÍ) A VIZE

1. Je jednoznačně stanovena kultura společnosti, hodnoty, strategie a pohledy do budoucna na zaměstnance, dodavatele a zákazníky?

2. Je jasně dán adresný závazek firmy k dané klíčové zájmové skupině, která zahrnuje zákazníky, zaměstnance, akcionáře a jiné komunity?

3. Jsou cíle měřitelné, přístupy jsou vykonatelné a vize je dosažitelná?

4. Jsou výsledky jasné, jednoduché a precizně popsatelné?

5. Je uskutečnitelné vyvíjet úsilí pro podporu těchto prohlášení u celé organizace?

 NahoruPoznámky

1. Misi a vizi ve společnosti stanovují většinou představitelé vedení firmy (manažeři). Manažeři v jiných úrovních uvnitř společnosti musí napsat každý prohlášení za svou divizi, útvar, oddělení apod.

 NahoruStanovení vize

Doporučení:

Pro stanovení vize lze využít formulář Strategická vize podniku a rovněž je velmi výhodné využít SWOT analýzu.

Strategická vize podniku

 NahoruProces stanovení strategických cílů

FÁZE 3: Proces stanovení strategických cílů

Co je to strategický cíl?

Strategický cíl je hodnota, kterou chce daný podnik dosáhnout ve stanovené době, se stanovenými náklady a zdroji.

Komentář:

Realizaci procesu stanovení strategických cílů můžeme rozdělit do těchto bodů:

1. doporučený postup;

2. využití odborných zdrojů (publikace, internet, časopisy aj.).

 NahoruPoznámky

Vzhledem k různému charakteru firem (obor podnikání, situace na trhu v daném odvětví, velikost organizace, konkurence, délka období na investiční rozhodování, podnikatelská pozice firmy - SWOT analýza apod.) nelze stanovit strategické cíle pouze jednou metodikou, ale lze pouze doporučit základní obecná pravidla (základní postup).

 NahoruDoporučený postup

A) Doporučený postup

1. Představitel firmy nebo team. Team by se měl skládat z představitelů firmy (vedení společnosti, manažeři...) a případných poradců na daných oblastech.

2. Každý představitel dle oddělení, útvaru, jednotky aj. by měl navrhnout až čtyři cíle za danou oblast, a to s ohledem na tyto body:

   • reálnost cíle;

   • termín;

   • odpovědnost;

   • měřitelnost;

   • vyhodnocení s dalšími kroky do budoucna.

3. Společný meeting pro upřesnění cílů. Zde je možné využít různé metody kvality pro stanovení strategických cílů (např. brainstorming, afinitní diagram, diagram vzájemných vztahů aj.);

 NahoruKontrolní seznam otázek

KONTROLNÍ SEZNAM OTÁZEK - STANOVENÍ STRATEGICKÝCH CÍLŮ

1. Jsou formulovány cíle konkrétně a jednoznačně?

2. Jsou cíle měřitelné?

3. Jsou stanovené cíle reálné a přijatelné?

4. Jsou k nim stanoveny jednoznačné odpovědnosti a termíny?

5. Jak je řešena zpětná vazba a vyvození závěrů do budoucna?

 NahoruProces stanovení strategických cílů

Doporučení:

Pro stanovení strategických cílů lze využít formulář Strategické cíle - část 1 a část 2.

 NahoruPoznámka

Ve formuláři Strategické cíle jsou skupiny cílů pouze doporučující. Je pouze na vedení, jaké cíle stanoví.

 NahoruStanovení řídících, hlavních a podpůrných procesů

FÁZE 4: Stanovení řídících, hlavních a podpůrných procesů

 NahoruSTAVBA PROCESŮ

Komentář:

 NahoruStavba procesů

1. Řídící procesy: sem patří všechny procesy, které obsahují směr (pravidla) pro provádění procesů. Typicky sem náleží procesy strategického plánování, strategického managementu kvality a přesahující aspekty neustálého zlepšování.

2. Hlavní procesy: hlavní procesy popisují výkonné procesy důležité pro zákazníka, jako jsou proces vývoje produktu, proces vyřízení zakázky a procesy poskytování služeb.

3. Podpůrné procesy: pro fungování řídících a hlavních procesů je potřeba celá řada podpůrných činností, jako například lidské zdroje, zpracování dat, infrastruktura atd.

4. Subprocesy (se vstupem, výstupem a cílem): sled činností, o kterých může mít přehled (zpravidla) jeden pracovník [2, 3].

 NahoruŘídící procesy

FÁZE 4-1: Řídící procesy

Komentář:

Tato fáze modelování se skládá z těchto dvou hlavních kroků:

1. stanovení řídících procesů - formulář Řídící procesy;

2. stanovení strategických cílů k řídícím procesům - formulář Matice přiřazení strategických cílů k řídícím procesům.

 NahoruŘídící procesy

Doporučení:

Pro stanovení řídících procesů lze využít formulář Řídící procesy a formulář Matice přiřazení strategických cílů k řídícím procesům.

 NahoruPoznámka

Skupiny strategických cílů zvolit podle organizace (finanční pohled, zákaznický pohled aj.).

Řídící procesy

Matice přiřazení strategických cílů k řídícím procesům

 NahoruHlavní procesy

FÁZE 4-2: Hlavní procesy

Komentář:

Tato fáze modelování se skládá z těchto dvou hlavních kroků:

1. stanovení řídících procesů - formulář Hlavní procesy;

2. stanovení strategických cílů k hlavním procesům - formulář Matice přiřazení strategických cílů k hlavním procesům.

 NahoruHlavní procesy

Doporučení:

Pro stanovení řídících procesů lze využít formulář Hlavní procesy a formulář Matice přiřazení strategických cílů k hlavním procesům.

 NahoruPoznámky

Skupiny strategických cílů zvolit podle organizace (finanční pohled, zákaznický pohled aj.).

Hlavní procesy

Matice přiřazení strategických cílů k hlavním procesům

 NahoruPodpůrné procesy

FÁZE 4-3: Podpůrné procesy

Komentář:

Tato fáze modelování se skládá z těchto dvou hlavních kroků:

1. stanovení podpůrných procesů - formulář Podpůrné procesy;

2. stanovení strategických cílů k podpůrným procesům - formulář Matice přiřazení strategických cílů k podpůrným procesům.

 NahoruPodpůrné procesy

Doporučení:

Pro stanovení řídících procesů lze využít formulář Podpůrné procesy a formulář Matice přiřazení strategických cílů k podpůrným procesům.

 NahoruPoznámky

Skupiny strategických cílů zvolit podle organizace (finanční pohled, zákaznický pohled aj.).

Podpůrné procesy

Matice přiřazení strategických cílů k podpůrným procesům

 NahoruProces vytvoření první mapy procesů

FÁZE 5: Proces vytvoření první mapy procesů

Komentář:

První mapa procesů zobrazuje podnik v jeho celku jako řadu podnikových procesů, a to na nejvyšší rozlišovací úrovni daných procesů (řídící, hlavní a podpůrné). Pomocí mapy procesu lze uspořádat a převést procesy do přehledné struktury.

Metodika pro znázornění mapy:

1. stanovení řídících procesů;

2. stanovení hlavních procesů;

3. stanovení podpůrných procesů;

4. stanovení vazeb mezi řídícími, hlavními a podpůrnými procesy;

5. vlastní grafické znázornění (viz obrázek níže):

   1. řídících procesů;

   2. řídících úrovní;

   3. hlavních procesů;

   4. vazeb mezi řídícími a hlavními procesy;

   5. podpůrných procesů;

   6. vazeb mezi hlavními a podpůrnými procesy;

   7. doplňujících informací (dle organizace).

 NahoruProces vytvoření první mapy procesů

Doporučení:

Pro tuto metodiku jsou stanoveny formuláře:

1. řídící procesy - formulář Řídící procesy;

2. hlavní procesy - formulář Hlavní procesy;

3. podpůrné procesy - formulář Podpůrné procesy.

 NahoruPoznámky

1. Dle praktické aplikace je možné některé části metodiky vyloučit.

2. Označení - identifikace procesů je závislá na konkrétním stanovení ve firmě.

 NahoruProces modelování procesů

FÁZE 6: Proces modelování řídících, hlavních a podpůrných procesů

Komentář:

Stanovení vlastníka procesu řídících, hlavních a podpůrných procesů

Obecné rozložení fází, z kterých se skládá modelování řídících, hlavních a podpůrných procesů

 NahoruPoznámky

BF - bez formuláře;

F - formulář.

FÁZE 6 Proces modelování řídících, hlavních a podpůrných procesů - část 1

FÁZE 6 Proces modelování řídících, hlavních a podpůrných procesů - část 2

FÁZE 6 Proces modelování řídících, hlavních a podpůrných procesů - část 3

 NahoruStanovení procesů pro modelování

FÁZE 6-1: Stanovení procesů pro modelování

Komentář:

V této fázi se stanoví skupiny procesů, které potřebujeme namodelovat. Jedná se o tyto skupiny:

1. řídící procesy;

2. hlavní procesy;

3. podpůrné procesy;

4. specifické procesy.

 NahoruPoznámky

1. Tyto procesy (řídící, hlavní a podpůrné) byly stanoveny ve fázi číslo 4.

2. Výběr skupiny pro modelování závisí na potřebách a na typu organizace.

 NahoruStanovení procesů pro modelování

Doporučení:

Vybrané skupiny procesů pro modelování v daných formulářích (formulář Řídící procesy, formulář Hlavní procesy a formulář Podpůrné procesy) graficky odlišit.

 NahoruVýběr procesů pro modelování

FÁZE 6-2: Výběr procesů pro modelování

Komentář:

V této fázi se stanoví dle formulářů Řídící procesy, Hlavní procesy a Podpůrné procesy, které z vybrané skupiny procesů budeme modelovat. Jestliže bude užitečné namodelovat veškeré procesy dle vybrané kategorie procesů nebo zda se budou modelovat jen nejdůležitější klíčové procesy. Tyto procesy můžeme stanovit:

1. využitím praktických zkušeností zaměstnanců (teamová práce);

2. využitím osvědčených metodik (procesní audit, brainstorming, FMEA, HACCP, stromový diagram, FTA, metodiky pro určení spokojenosti zákazníků aj.).

 NahoruPoznámka

Existují nejrůznější metodiky pro stanovení klíčovosti procesů a každá z nich analyzuje procesy z jiného pohledu. Je užitečné využívat výhody různých metodik pro stanovení nejdůležitějších procesů.

 NahoruVýběr procesů pro modelování

Doporučení:

Pro danou fázi lze využít formulář Klíčové procesy.

Klíčové procesy

 NahoruVýběr procesů na dané úrovni pro modelování

FÁZE 6-3: Výběr procesů na dané úrovni pro modelování

Komentář:

V této fázi se určuje proces, který se bude modelovat z vybrané skupiny procesů jako první. Zde jde o stanovení pořadí modelovaných procesů.

Výběrovými kritérii pro tuto fázi jsou:

1. kritičnost procesu;

2. časová náročnost;

3. zdroje pro modelování (informace, spolupracovníci, kapacita aj.);

4. požadavky zákazníků;

5. aj.

 NahoruStanovení hranic procesu

FÁZE 6-4: Stanovení hranic procesu

Komentář:

Tato fáze se skládá ze tvou kroků:

1. stanovení začátku procesu;

2. stanovení konce procesu.

 NahoruStanovení hranic procesu

Doporučení:

Pokud je toto stanovení příliš obtížné, tak lze využít tento postup - formulář Hranice procesu.

1. Vymezit a popsat stavy procesu - vstup, výstup (STAV 1 a STAV 2);

2. identifikace přidané hodnoty procesu;

3. stanovení začátku a konce procesu.

Hranice procesu

 NahoruStanovení subprocesů procesu

FÁZE 6-5: Stanovení subprocesů procesu

Komentář:

V této fázi se stanovují subprocesy k danému procesu, tzn. že se musí nadefinovat činnosti, ze kterých se skládá proces.

V předchozí fázi se nadefinoval pro daný proces STAV 1 a STAV 2. Tímto byl vymezen stav, jaký je na začátku procesu a jaký požadujeme na jeho výstupu. Je ovšem na vlastníkovi procesu, jak dokáže řídit jeho vstupy a jak je umí pomocí činností měnit na požadované výstupy. To je názorně ukázáno na obrázku Stanovení subprocesů procesu. Z uvedeného obrázku je vidět, že je proces na vyšší rozlišovací úrovni než subproces, tzn. zde je vlastník procesu na vyšší úrovni řízení než skupina subprocesů.

Zásady pro stanovení subprocesů (činností):

Jednotlivé činnosti se stanovují podle:

• spolupracovníků (vlastníků procesu);

• úrovně dosažení služby;

• stavu výrobku v procesu;

• operací;

• zákazníků;

• aj.

 NahoruStanovení subprocesů procesu

Doporučení:

1. Pro stanovení subprocesů procesu lze využít formulář Stanovení subprocesů procesu.

2. Subprocesy (činnosti) je výhodné určovat po vlastnících procesů.

Stanovení subprocesů procesu

 NahoruPoznámky

1. V této fázi se stanovují pouze subprocesy k procesu, které jsou nižší o jednu úroveň řízení.

2. Pro praktický význam je určující pro rozlišovací úrovně vazba nadřízený - podřízený. Ovšem dle organizace můžeme mezi příklady dalších vazeb zařadit například tyto: více (méně) důležitá služba, operace 10 (20) aj.

 NahoruStanovení identifikačních údajů k procesům

FÁZE 6-6: Stanovení identifikačních údajů k procesům

Komentář:

V této fázi se stanovují identifikační údaje jednotlivých subprocesů, blíže se popisují a určují jejich vlastníci (pojem vlastník - viz FÁZE 6-7-1 Stanovení vlastníků procesu).

 NahoruStanovení identifikačních údajů k procesům

Doporučení:

Pro stanovení identifikačních údajů k procesům lze využít formulář Stanovení subprocesů procesu.

Stanovení subprocesů procesu

 NahoruModelování procesu

FÁZE 6-7: Modelování procesu

Komentář:

V této fázi se dle vlastníka procesu stanovují modelovací nástroje (blokové schéma, vývojový diagram). Tato fáze je rozdělena do dvou kroků:

• základní modelování procesu;

• rozšířené modelování procesu.

 NahoruA) Základní modelování procesu

 NahoruStanovení vlastníků procesu

FÁZE 6-7-1 Stanovení vlastníků procesu

Komentář:

V této fázi je nutné rozhodnout, zda se jedná o vlastníka manažera nebo realizátora, či zda je případně vlastník procesu přímo manažerem i realizátorem procesu(ů).

Kdo je vlastník manažer?

Vlastník manažer je vlastník procesu, který má rozhodovací zodpovědnosti a pravomoci za dané procesy, tzn. sleduje, jak se plní cíle u procesů, za které zodpovídá.

Pro vlastníka manažera modelujeme procesy pomocí blokového schématu. Je možné k nim přiřadit a namodelovat cíle.

Kdo je vlastník realizátor?

Vlastník realizátor je vlastník procesu, který se přímo podílí na realizaci přidané hodnoty procesu (produktu, služby apod.). Přímo vykonává danou činnost(i), za kterou je zodpovědný.

Pro vlastníka realizátora modelujeme procesy pomocí vývojového diagramu.

 NahoruPoznámka

Z daného přístupu vyplývá, že vlastník procesu může být:

1. manažer;

2. realizátor;

3. manažer a realizátor.

 NahoruStanovení vlastníků procesu

Doporučení:

1. Pro tuto činnost je výhodné využít formulář MATICE Proces - vlastník.

2. Pole vlastníka - vyplnit křížkem nebo přímo jménem odpovědného spolupracovníka.

3. V kategorii subprocesů lze podle daného modelování očíslovat pořadí procesů. Dané číselné označení vyjadřuje, zda dané procesy probíhají sériově či paralelně, tzn. jako příklady lze uvézt označení:

   1. 1 - proces A, 2 - proces B, 3 - proces C; dané procesy probíhají sériově;

   2. 1 - proces A, 2 - proces B, 2 - proces C; nejprve proběhne proces A, dále zároveň proces B a C.

MATICE Proces - vlastník

 NahoruModelování procesu - blokové schéma

FÁZE 6-7-2 Modelování procesu - blokové schéma (VLASTNÍK MANAŽER)

1. Požadované zdroje informací pro modelování

   • stanovení začátku a konce procesu - FÁZE 6-4 (formulář Hranice procesu);

   • stanovení subprocesů (činnosti) procesu - FÁZE 6-5 (formulář Stanovení subprocesů procesu);

   • stanovení identifikačních údajů - FÁZE 6-6.

2. Vlastní vymodelování

   • postupovat dle procesního toku od začátku až nakonec procesu dle stanovených subprocesů (činností) a vytvářet mezi nimi návaznosti (viz obrázek níže);

   • doplnit názvy a další identifikační údaje (dle formuláře Stanovení subprocesů procesu).

Modelování procesu - blokové schéma (VLASTNÍK MANAŽER)

Komentář:

Při modelování procesů pomocí blokových schémat se využívají tzv. bloky (viz obrázek níže). Tyto bloky se namodelují podle návazností.

Doporučení:

Pro…