Manuál integrovaného systému řízení

2.2.130.9

Manuál integrovaného systému řízení

Ing. Monika Becková

Následující příspěvek přináší tzv. Manuál integrovaného systému řízení jako příklad, jak zapracovat požadavky ČSN ISO 45001:2018 do základního dokumentu systému řízení fiktivní organizace zahrnujícího již požadavky ČSN EN ISO 9001:2016 a ČSN EN ISO 14001:2016.

Pozn.: Dokument slouží pro účely ilustrace zapracování požadavků ISO 45001 do stávající struktury, není tedy kompletní ve smyslu dokumentované informace podobného charakteru (neobsahuje např. obsah, list změn a revizí, definice, detailní popis specifických požadavků či přílohy atd.).

Doplněné požadavky ISO 45001, které jsou specifické pro SMBOZP a nejsou tudíž součástí společných požadavků v rámci ISŘ, jsou v textu vyznačeny tučně kurzívou.

 NahoruManuál integrovaného systému řízení

1 Úvod – Představení firmy

Organizace XYZ byla založena za účelem .......

2 Termíny a definice

Pro účely tohoto Manuálu platí definice norem ČSN EN ISO 9001:2016, ČSN EN ISO 14001:2016 a ČSN ISO 45001:2018. Dále jsou uvedeny jen základní termíny a jejich definice, pro lepší pochopení kontextu.

Pozn.: není-li v textu uveden datovaný odkaz normy, platí poslední vydání normy (včetně jakýchkoli změn).

• Spoluúčast: zapojení do rozhodování;

• Projednání / konzultace: zjišťování názorů před učiněním rozhodnutí;

• ......

3 Zkratky

• EMS: systém environmentálního managementu (ISO 14001)

• EU: Evropská unie

• ISŘ: integrovaný systém řízení ve smyslu ISO 9001, ISO 14001 a ISO 45001

• QMS: systém managementu kvality (ISO 9001)

• SMBOZP: systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (ISO 45001)

• ...

4 Kontext organizace

4.1 Porozumění organizaci a jejímu kontextu

Organizace XYZ určila interní a externí aspekty, které jsou relevantní pro její účel a strategické zaměření, a ovlivňují její schopnost dosahovat zamýšleného výsledku v systému managementu.

Externí aspekty:

• vliv státu / EU, zejména právní předpisy,

• konkurenční vlivy (ceny, výrobky, podmínky výroby, technologie),

• vztahy se zainteresovanými stranami (zákazník, státní dozor ..... ).

Interní aspekty:

• firemní hodnoty,

• schopnost a výkonost organizace,

• politika ISŘ, cíle a strategie,

• vnitřní postupy, předpisy, informační dokumentace,

• informační systém,

• technologie....

V rámci EMS kontext zahrnuje rovněž environmentální podmínky, jako např.:

• Stávající znečištění

• Dostupnost přírodních zdrojů

• Kvalita ovzduší

• Kvalita vod

• Využívání půdního fondu, jeho stav

Souhrnný přehled aspektů je uveden v dokumentu "Registr aspektů".

4.2 Porozumění potřebám a očekávání pracovníků a dalších zainteresovaných stran

Organizace určila zainteresované strany, které jsou relevantní pro její ISŘ, a jejich oprávněné požadavky. Mezi zainteresované strany patří např. zákazník, externí poskytovatel, stát, orgány dozoru, konkurenční firmy, místní prostředí (obec), nájemci, sousedé. V interním slova smyslu jsou to zaměstnanci.

Přehled zainteresovaných stran a jejich požadavků je uveden v příloze – viz "Registr zainteresovaných stran".

4.3 Určování rozsahu ISŘ

ISŘ se vztahuje na celou firmu, všechna její pracoviště a procesy.

Systém managementu dle výše uvedených norem je vybudován pro následující strukturu pracovišť:

• Sídlo v ....

• Dočasné pracoviště - montážní místo

V rámci požadavků příslušných norem jsou vyloučena ustanovení kap. 8.3 normy ISO 9001 vzhledem k tomu, že organizace neprovádí návrh, vývoj ani inovace produktů nebo či služeb.

4.4 ISŘ a jeho procesy

V ISŘ organizace byly identifikovány řídicí, realizační a podpůrné procesy a byla stanovena jejich vzájemná provázanost. Podrobnosti týkající se procesů a jejich vlastníků jsou dále uvedeny v mapě procesů. Přehled procesů:

• Plánování

• Řízení

• Realizační procesy:......

• Podpůrné procesy: správa budov, provoz IT, administrativa, infrastruktura, lidské zdroje

Popis procesů, jejich posloupnost a vzájemné vazby, přidělení k rolím a kritéria monitorování a měření jsou uvedena v příloze – viz "Mapa procesů".

5 Vedení (leadership) a spoluúčast pracovníků

5.1 Vedení a závazek

Organizace je řízena výkonným ředitelem. Ředitel definuje strukturu a kompetence managementu.

5.1.1 Obecně

Účastí v top managementu se každý jeho člen zavazuje, že bude respektovat závazky a povinnosti vyplývající (nejen) z aplikace ISŘ, a to zejména:

1. přijetím celkové odpovědnosti za efektivnost ISŘ,
2. zajištěním souladu Politiky ISŘ s kontextem organizace,
3. integrací požadavků ISŘ do všech procesů firmy,
4. užíváním procesního přístupu a zvažováním rizik,
5. zajištěním potřebných zdrojů,
6. komunikováním,
7. podporováním dosažení cílů a výsledků,
8. podporováním osob a managementu,
9. podporou zlepšování,
10. rozvíjením, vedením, podporou vnitrofiremní kultury ve smyslu SMBOZP,
11. ochranou pracovníků před postihy při podávání zpráv o incidentech, nebezpečích, rizicích, příležitostech,
12. zajištěním vytvoření procesů pro spoluúčast a projednání,
13. podporou zřizování komisí pro BOZP.

5.1.2 Zaměření na zákazníka

Každý člen managementu se dále zavazuje, že bude plně respektovat požadavky a zájmy zákazníka, sledovat a plnit požadavky zákonů a předpisů (závazných povinností) a sledovat a odhalovat rizika a příležitosti, které by mohly vést ke změně spokojenosti zákazníka.

5.2 Politika ISŘ

Politika ISŘ je součástí strategického záměru stanoveného vedením pro dosažení vysokých parametrů realizovaných produktů, zajištění prosperity a současném zajištění ochrany životního prostředí i bezpečného a zdravého pracovního prostředí.

Vrcholové vedení vytváří, zavádí a udržuje politiku ISŘ, která:

• obsahuje závazek zajistit bezpečné a zdravé pracovní podmínky,

• je vhodná pro účely, velikost, kontext..,

• poskytuje rámec pro stanovování cílů,

• obsahuje závazek plnit požadavky právních předpisů (závazné povinnosti),

• obsahuje závazek k odstraňování nebezpečí a snižování rizik v oblasti BOZP,

• obsahuje závazek k neustálému zlepšování,

• obsahuje závazek týkající se projednání a spoluúčasti.

Politika je stanovena formou samostatného dokumentu a je zveřejněna v .......

5.3 Role, odpovědnosti a pravomoci v rámci organizace

Vrcholové vedení zajišťujě, aby:

• byly na všech úrovních přiděleny a sděleny odpovědnosti a pravomoci pro relevantní role v rámci ISŘ;

• byly udržovány jako dokumentovaná informace.

Pracovníci musí role, odpovědnosti a pravomoci přijmout, a to podpisem / převzetím popisu pracovního místa / jmenování, pověření.

Nejvyšším orgánem je valná hromada tak, jak ji definuje Společenská smlouva. Valná hromada jmenuje a odvolává výkonného ředitele a rozhoduje o statutárních orgánech.

Nejvyšším výkonným vedoucím pracovníkem je výkonný ředitel s plnou odpovědností za činnost organizace včetně ISŘ, pokud dílčí činnosti a s nimi související odpovědnosti dále nedeleguje. Přesněji a podrobněji stanoví organizace odpovědnosti a pravomoci a příslušné pracovní náplně v organizačním řádu a pracovních smlouvách.

Pravomoci a odpovědnosti přehledně uvádí "Matice odpovědností a pravomocí" v příloze tohoto Manuálu.

5.4 Projednání s pracovníky a jejich spoluúčast

Organizace stanovila procesy pro projednání s pracovníky / jejich zástupci a jejich spoluúčasti na všech úrovních a funkcích ve vývoji, plánování, zavádění, hodnocení výkonnosti a opatření ke zlepšování SMBOZP.

Přitom organizace:

• zajišťuje mechanismy, čas, výcvik/školení, zdroje,

• poskytuje přístup k jasným, pochopitelným a relevantním informacím o SMBOZP,

• určuje, odstraňuje a minimalizuje překážky nebo bariéry spoluúčasti,

• klade důraz na projednání s pracovníky na nemanažerských pozicích,

• klade důraz na spoluúčast pracovníků na nemanažerských pozicích.

Formy projednání / spoluúčasti jsou následující:

1. kolektivní smlouva,
2. odborová organizace,
3. dotazníky spokojenosti (anonymní),
4. porady,
5. školení,
6. snídaně se zaměstnanci.

6 Plánování

6.1 Opatření pro řešení rizik a příležitostí

6.1.1 Obecně

V každém procesu je kromě zřetelných a definovaných vlivů na proces nutno zkoumat i rizika. Každý tvůrce procesu musí v každé etapě procesu zvážit rizika, která mohou proces zasáhnout, a pro ně pak stanovit opatření, jak se jim vyhnout nebo zmírnit jejich následky.

Souhrnný přehled identifikovaných nebezpečí a hodnocení rizik ISŘ včetně popisu metodiky je uveden v "Registru aspektů a rizik ISŘ".

Rizika, která nemohou být eliminována, jsou v závislosti na finančních možnostech organizace buď ponechána ve zbytkových rizicích a firma je vědomě nese, nebo mohou být přenesena (např. pojištěním).

Poté, co bylo provedeno příslušné opatření ke snížení rizika, je provedena revize analýzy rizik (opakovaná analýza) a přehodnocena míra rizika.

Revize analýzy rizik se provádí dále vždy v případě změn, které mají (mohou) mít vliv na status rizika, a dále nejméně 1x ročně v rámci přezkoumání ISŘ vedením.

Analýza rizik je prováděna v organizaci v oblastech:

1. systémová analýza rizik v rámci ISŘ: viz "Registr aspektů a rizik ISŘ",
2. analýza rizik v BOZP: viz Dokumenty BOZP ("Registr rizik v BOZP"),
3. analýza rizik dopadů environmentálních aspektů na životní prostředí: viz "Registr environmentálních aspektů".

Organizace dále stanovila procesy pro posuzování:

• příležitostí v oblasti BOZP s cílem:

  1. zvýšit výkonnost při zohlednění plánovaných změn,
  2. přizpůsobit práci, organizaci práce a pracovní prostředí pracovníkům,
  3. odstranit nebezpečí, snížit rizika,

• jiných příležitostí.

6.1.2 Environmentální aspekty

Environmentální aspekty jsou označeny stejně jako tzv. složky systému, které jsou uvedeny v legislativě.........

6.1.3 Závazné povinnosti

Přehled nejdůležitějších předpisů (závazných povinností) je uveden v samostatném dokumentu – viz "Registr právních předpisů (závazných povinností)", který udržuje .... ve spolupráci s externím poradcem s aktualizací nejméně 1x za ¼ roku.

Pro zajištění plnění závazných povinností platí následující pravidla:

Každý, kdo potřebuje ke své práci znalost předpisů, je povinen ověřit aktuálnost používaných zdrojů. Při použití tisků, vlastních nebo nakupovaných, je nutno ověřit elektronickou cestou jejich platnost.

Dále jsou uvedeny autorizované zdroje pro ověření:

• technické normy (ČSN, EN, ISO, DIN). Je zřízen datový přístup do knihovny ČSN – viz https://csnonline.agentura-cas.cz/ - a tím je zajištěn aktualizovaný stav knihovny. Platnost tištěné nebo nakupované papírové verze je vždy nutno ověřit v této knihovně.

• zákony a nařízení ČR. Je zřízen datový přístup do knihovny ( www.sbirka.cz ), kde je možno ověřit nebo získat aktualizované znění. Používání tištěných verzí musí být takto kontrolováno. Odpovídá každý uživatel samostatně.

• přímo použitelné předpisy Evropské Unie: dostupná znění na elektronické adrese www.eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=cs

....

6.2 Cíle ISŘ a plánování jejich dosažení

Cíle jsou konkrétním projevem plánování ISŘ zpravidla na období jednoho roku. Výrazem toho je i měřitelnost cílů, což usnadňuje jejich účinné přezkoumávání vedením. Cíle jsou stanovovány tak, aby byl brán zřetel na současné i budoucí potřeby trhu a zájmy zákazníků, na důležitá zjištění z procesu přezkoumání vedením, provedení výrobků a výkonnost procesů, ale i zdroje potřebné pro jejich splnění. Cíle jsou stanovovány tak, aby byly sice ambiciózní, ale realizovatelné. Musí obsahovat předmět řešení, termín splnění a odpovědného řešitele, mohou obsahovat i další údaje upřesňující metody řešení.

Cíle ISŘ jsou navrhovány zpravidla vrcholovým vedením, schvaluje je porada vedení souhrnně na běžný rok, vždy nejpozději do konce 1. čtvrtletí. Jejich plnění je kontrolováno poradou podle stanovených termínů, ale nejpozději současně se schvalováním nových. Za vyhlášení cílů ISŘ odpovídá výkonný ředitel.

Cíle ISŘ jsou distribuovány jednak jako příloha zápisu porady vedení, na níž byly schváleny, jednak všem odpovědným případně spolupracujícím pracovníkům v cílech uvedených, a dále jsou zveřejněny na nástěnkách na provozovnách.

6.3 Plánování změn

Plánování ISŘ v sobě zákonitě obsahuje i zásady jeho udržování a zlepšování. Plánování a uplatňování případných změn ISŘ provádí management na základě pravidelného přezkoumání, které uskutečňuje nejméně jedenkrát ročně. Součástí podkladů pro plánování zlepšování systému je i vyhodnocování výsledků interních auditů, ale i výsledků auditů externích (certifikačního, dozorových apod.).

Pro případ, kdy nastanou, nebo lze očekávat takové změny, které zasáhnou ISŘ, je stanoven tento postup:

• na základě informace vrcholové vedení stanoví konkrétního řešitele úkolu,

• vedení nebo řešitel provede analýzu změn a možných následků,

• v souladu se stávajícím ISŘ navrhne změnu procesu nebo požadavků na produkt, případně změnu v celém systému; přitom respektuje dostupnost zdrojů, přiřazení odpovědnosti a pravomocí a termín změny,

• v případě nutnosti změny ISŘ změnu schvaluje vrcholové vedení,

• za provedení změny odpovídá výkonný ředitel.

7 Podpora

7.1 Zdroje

7.1.1 Obecně

Pro potřeby ISŘ firma trvale poskytuje zázemí a zdroje. Tyto zdroje slouží především pro stanovení, implementování, udržování a neustálé zlepšování systému. Tam, kde nelze potřeby procesů pokrýt interními zdroji, obrací se na externí poskytovatele. To se týká i procesů, kde by použití interních zdrojů bylo neefektivní.

7.1.2 Lidé

Pro realizaci produktu a zvyšování spokojenosti zákazníků je nezbytné personální vybavení. Členové vedení proto stanoví přesné požadavky na nové pracovníky, a to jak na jejich počet, tak na způsobilost......

Způsobilost pracovníků je ovlivňována jejich vzděláním, výcvikem, dovedností a zkušeností. To vše organizace zajišťuje jednak již vhodně řízeným náborem a přijímáním pracovníků, jednak zlepšováním těchto schopností pracovníků během jejich činnosti v organizaci.

Součástí potřebné způsobilosti jsou i vstupní, resp. i další periodické zdravotní prohlídky, které sleduje personalistka a vede o nich záznamy (dokumentované informace).

Výcvik pracovníků je zabezpečován trvale v těchto oblastech:

• vstupní školení orientované podle další způsobilosti pracovníka především na bezpečnost práce a environmentální postoj firmy a na podíl pracovníka na ISŘ. Úvodní informaci ve vyjmenovaných oblastech zajišťuje personalistka, za zaškolení na konkrétním pracovišti odpovídají přímí nadřízení pracovníka.

• trvalé periodické školení v oblasti ISŘ, v případě ved. pracovníků jde o systematické školení, u ostatních pracovníků přiměřeně přímými vedoucími.

• odborná školení......

O všech formách školení jsou vedeny odpovídající záznamy, za které odpovídá personalistka a u níž jsou i uloženy.

Tam, kde není možno zajistit proces interními pracovníky, navrhuje vedoucí příslušného pracoviště vrcholovému vedení použití externího poskytovatele (dodavatele). Totéž platí i tam, kde by zajištění procesu interním pracovníkem nebylo efektivní. Vrcholové vedení pak rozhoduje o stanovení parametrů pro sjednání dodavatelského vztahu.

7.1.3 Infrastruktura

Infrastruktura organizace XYZ, která je potřebná pro řádnou funkci ISŘ a pro dosažení shody s požadavky na produkt, musí být trvale nejen řádně udržována, ale současně i zlepšována a rozšiřována. Zahrnuje především:

• Budovy; odpovědnost má ..., zajišťuje správa budov.

• Stroje a zařízení pro výrobní a podpůrné služby, výpočetní techniku vč. software. Odpovědnost má ..... Veškeré strojní zařízení eviduje účtárna. Stejně je evidován i nehmotný majetek. Za údržbu strojů a zařízení odpovídají vedoucí provozoven a vedou o tom dokumentované informace.

• Služby dopravy jsou zčásti zajišťovány vlastními převážně referentskými vozidly, za jejich provoz a účelné využívání odpovídá ved. útvaru, do nějž je vozidlo přiděleno. Značná část dopravních služeb je zajišťována externími dopravci.

• Součástí infrastruktury jsou informační a komunikační technologie. Tato činnost je zajišťována dodavatelsky externím poskytovatelem. Komunikaci s dodavatelem zajišťují pro každý sektor příslušní pracovníci.

7.1.4 Prostředí pro fungování procesů

Pracovní prostředí organizace stanoví v souladu s potřebami dosažení shody s požadavky na výrobek i službu a ve shodě s obecně platnými předpisy – bezpečností a hygienou práce. Tím se rozumí zejména zajištění bezpečných a zdravých pracovišť. Odpovídá správa majetku.

Zajištěním vhodného pracovního prostředí se myslí zejména vytápění, větrání, osvětlení, čistota pracovišť, ale i zajištění fyziologických potřeb pracovníků (ergonomie, přestávek, stravování ap.). Činnost zabezpečuje správa majetku.

Za udržování a zlepšování dalšího stavu odpovídají odborní vedoucí – členové managementu, podle jejich požadavků, resp. po schválení vedením zajišťuje správa majetku.

Specifické oblasti řeší navazující dokumentace BOZP.

7.1.5 Zdroje pro monitorování a měření

Organizace XYZ se při používání měřicích zařízení řídí zákonem o metrologii č. 505/1991 Sb. v platném znění a ČSN ISO 10012-1. Hlavní obory měření, které mají v organizaci vliv na shodu s požadavky, jsou obory délka, úhel, tlak, hmotnost a elektrické veličiny.

Pracovní měřidla se vyskytují ve všech výše uvedených oborech měření. Tato měřidla jsou řízena a pravidelně kalibrována. Kalibraci případně ověření zajišťuje odpovědný metrolog. Evidence měřidel je dokumentovaná informace, vedená .......

7.1.6 Znalosti organizace

Rozsah znalostí potřebných pro řízení procesů a zachování shody výrobků a služeb určuje organizace na základě požadavků legislativy, technických norem a pokynů a požadavků trhu. Pro udržování znalostí organizace využívá znalostí zaměstnanců, kterým dále poskytuje prostor a podmínky pro dosažení a zvyšování kvalifikace. Tam, kde nelze zajistit požadavky vlastními zaměstnanci, je zajišťováno z externích zdrojů. To se týká zejména oblasti BOZP, PO aj.

7.2 Kompetence

U vědomí nutnosti kompetence všech osob vykonávajících práce (jak zaměstnanců, tak externích poskytovatelů), ale i externích firem nebo jejich zaměstnanců, organizace monitoruje a vyhodnocuje znalosti, zkušenosti a kvalifikaci jednotlivých osob. V případě potřeby vyžaduje od externích poskytovatelů doložení takové skutečnosti.

7.3 Povědomí

Pracovníci musí nabýt povědomí o:

• politice a cílech ISŘ,

• svém přínosu k efektivnosti ISŘ včetně přínosů zlepšené výkonnosti,

• důsledcích a potenciálních následcích nesplnění požadavků ISŘ,

• incidentech a výsledcích vyšetřování, které se jich týkají,

• určených nebezpečích, rizicích v BOZP a opatřeních, která se jich týkají,

• schopnosti vymanit se z pracovních situacích, které považují za ohrožující, včetně opatření na jejich ochranu před nepřiměřenými důsledky.

Prostředkem k tomu jsou školení, výcvik, komunikace s pracovníky.......

7.4 Komunikace

7.4.1 Interní komunikace

Pro potřeby interní komunikace byla stanovena tato struktura:

• jednání valné hromady a/nebo společníků (vrcholové vedení firmy),

• porady vedení (operativní porady),

• výrobní porady (výrobní porady), schůzky pracovních kolektivů a řešitelských týmů, záznamy z nich se provádějí podle potřeby, zejména pokud z nich vyplývají odpovědnosti a termíny jinak nedokumentované,

• příkazy a pokyny vedoucích pracovníků v rámci jejich působnosti,

• ....

Pro potřebu všeobecného informování zaměstnanců slouží nástěnky a vývěsky na jednotlivých pracovištích.

7.4.2 Externí komunikace

Externí komunikaci provádějí zejména osoby a pracoviště…