Management procesů v rámci integrovaných systémů managementu

3.3.3

Management procesů v rámci integrovaných systémů managementu

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

 NahoruObecně

Stále více firem implementuje k systému managementu kvality dle požadavků ISO 9001:2008 (mohli bychom tento systém nazvat základním) ještě další systém, jako je např. systém environmentálního managementu podle normy ISO 14001:2004, a/nebo systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci podle normy ČSN OHSAS 18001:2008 . Existuje ale celá řada dalších modulů, které lze více či méně úspěšně řídit jako soustavu vzájemně propojených procesů v rámci integrovaného systému managmentu. Namátkově si uveďme několik dalších nejčastějších příkladů:

• Systém správné výrobní praxe v potravinářském průmyslu - HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points);

• Systémy managementu bezpečnosti potravin (ISO 22 000);

• Systémy managementu bezpečnosti informací (Information Security Management Systems - ISMS dle ISO/IEC 27001);

• Systémy pro automobilový průmysl (VDA 6.1, QS 9000 a ISO/TS 16949);

• Systém managementu kvality procesů ve svařování (ČSN EN ISO 3834-2).

Další příklady technických norem s oborovou aplikací vycházející z ISO 9001, které lze použít jako jeden z modulů integrovaných systémů managementu, ukazuje následující tabulka:

Příklady dalších norem pro systémy managementu

 NahoruDosažení shody s požadavky

Systém managementu kvality a jeho procesy jsou samozřejmě zaměřeny na dosahování výsledků ve vztahu k cílům kvality. Smyslem je tedy dosažení shody s požadavky na produkt a spokojenosti zákazníka. Organizace ale mají celou řadu dalších cílů, např. dosažení určitého ekonomického výsledku, úrovně v oblasti odbornosti, nějakého oficiálního uznání, cíle v oblasti ochrany životního prostředí nebo bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, shody s požadavky právních předpisů, které se netýkají přímo poskytovaného produktu apod. S tím je spojeno řízení celé řady dalších procesů.

Za tím účelem tak vznikají různé části systému managementu organizace, které mohou působit samostatně a někdy i zcela nezávisle na sobě, ale stejně tak mohou být začleněny spolu se systémem managementu kvality do jediného systému managementu využívajícího společné prvky. Tak může být prováděno společně plánování a přidělování zdrojů, monitorování a kontrola procesů, přezkoumávání a hodnocení celkové efektivnosti organizace.

 NahoruHarmonický integrovaný systém

Aby všechny tyto systémy mohly přirozeně a konzistentně podporovat úspěšnou realizaci potřebných procesů v organizaci, je potřebné, aby došlo k jejich vzájemné harmonické integraci. Harmonický integrovaný systém vzniká rozvíjením základního systému dvěma směry. Jedním směrem se vyvíjejí procesy a optimalizuje se jejich organizační uspořádání, stejně důležitým je však i druhý směr, týkající se výcviku, školení, chování lidí a jejich systémového myšlení.

Jak lze charakterizovat integrovaný systém managementu (ISM)?

 NahoruIntegrovaný systém managementu

Integrovaný systém managementu (nebo systém integrovaného managementu) je pojem, který se běžně používá pro systém řízení vzájemně se podporujícího a účinného realizování procesů, politik, cílů a programů v rámci řízení firmy s ohledem na spokojenost zákazníků, zaměstnanců, společnosti a v neposlední řadě i vlastníků a dalších zainteresovaných stran a který vychází ze dvou, případně více systémových norem, jejichž přehled je zřejmý z předchozího odstavce.

Definice vycházející z dokumentu Evropské akreditace EA - 7/05: Pokyny EA k aplikaci ISO/IEC 17021:2006 pro kombinované audity (český překlad vydal ČIA v lednu 2009) uvádí, že integrovaný systém managementu je takový, kdy "organizace aplikuje jeden jednotný systém managementu pro řízení několika aspektů činnosti organizace pro splnění požadavků více než jedné normy systému managementu“.

 NahoruZákladní znaky integrovaného systému

 NahoruZákladní znaky

Zopakujme si základní znaky, které musí být splněny, chceme-li, aby integrovaný systém managementu byl efektivní a mohli jsme hovořit o určitém stupni integrace:

• Integrovaný systém zastřešuje v organizaci jeden představitel vedení (jeden vedoucí - koordinátor) integrovaného systému managementu.

• Řízení firmy a plánovací mechanismy jsou harmonizované.

• Přístup k řízení procesů je integrovaný, integrovaný systém zároveň respektuje uspořádání činností (procesů) ve firmě.

• Politika a cíle firmy, stejně jako plánování a přidělování zdrojů pro jejich dosahování, jsou jednotné (integrované).

• Organizační struktura a rozdělení odpovědností respektují všechny integrované systémy.

• Je vytvořen jednotný integrovaný soubor dokumentace (případně je zpracován harmonogram pro sjednocování).

• Informační a podpůrný systém, včetně udržování a implementace právních předpisů ve firmě, jsou harmonizované.

• Školení, výcvik a systém odměňování a hodnocení jsou harmonizované.

• Systém měření a monitorování, včetně komunikace a podávání zpráv je jednotný.

• Plánování a realizování interních auditů (řízení programu auditů ve firmě) je integrováno.

• Přezkoumávání systému managementu vedením je integrováno a bere do úvahy celkovou strategii firmy, její celkové politiky, plány a cíle.

• Systém evidence a realizace nápravných a preventivních opatření je jednotný.

 NahoruÚroveň integrace systémů

Úroveň integrace procesů

Úroveň integrace systémů managementu a jejich procesů může být na základě vlivu jednotlivých aspektů různá. Uveďme si hlavní aspekty, týkající se vyspělosti systémové integrace ve firmě:

• úroveň integrace dle stupně splnění výše uvedených požadavků,

• předcházející stav a úroveň jakéhokoli ze systémů řízení (to znamená existence a/nebo předchozí certifikace systému řízení kvality, EMS nebo dalšího systému managementu),

• historické aspekty vývoje (úroveň vyspělosti systému managementu ve firmě obecně),

• reference z trhu.

Můžeme tak stanovit tři základní úrovně integrace. Jde ale pouze o příklad, jak lze na tyto varianty nahlížet, každá firma může mít samozřejmě specifický přístup k integraci jednotlivých procesů či dokumentů.

 NahoruNízká úroveň

1. Nízká úroveň

• jednotlivé systémy se vytvářely odděleně,

• různé osoby jako představitelé vedení kvality/EMS apod.,

• plánovací mechanismy jsou odlišné,

• interní audity a přezkoumání vedením se realizují odděleně,

• monitorování právních předpisů je nekonzistentní, nesystematické,

• různé soubory dokumentací, které jsou nekonzistentní,

• existuje snaha o naplánování některých procesů tak, aby navazovaly, případně probíhaly společně.

 NahoruStřední úroveň

2. Střední úroveň

• Každý ze systémů byl zaváděn odděleně,

• různí představitelé vedení, ale jeden koordinátor,

• různé soubory dokumentací, ale jedna příručka ISM,

• harmonizované řízení dokumentace a záznamů,

• plánovací mechanismy se liší, ale interní audity a přezkoumání vedením jsou společné.

 NahoruVysoká úroveň

3. Vysoká úroveň

• Závazek vedení k integrovanému systému,

• plánovací mechanismy plně harmonizovány,

• jeden koordinátor systému využívá jedny manažerské nástroje,

• společná dokumentace ISM,

• společné harmonizované řízení dokumentů a záznamů,

• harmonizovaný a harmonický systém udržování registru právních požadavků,

• integrované audity, přezkoumávání vedením.

Organizace uplatňující více než jednu normu systému managementu má samozřejmě možnost volby, zda (a do jaké míry) uplatňovat integrovaný systém managementu (ISM), či zda řídit procesy zabezpečující shodu s požadavky na kvalitu či EMS např. odděleně od procesů zabezpečujících shodu s požadavky v oblasti BOZP. Shrňme si tedy důvody pro a proti zavedení ISM.

Výhody a nevýhody uplatňování integrovaného systému managementu

Výhody a nevýhody uplatňování integrovaného systému managementu

Mezi největší výhody bezesporu patří následující:

• Zcela nepochybně mnohem větší transparentnost dokumentace než v případě separátních systémů managementu (lze použít společnou příručku ISM, řadu směrnic pro více systémů, jako jsou třeba společné směrnice pro řízení dokumentů a záznamů, směrnice pro provádění interních auditů, nápravná a preventivní opatření, nakupování, hodnocení a výběr dodavatele, může být vyhlášena společná politika, může být vybudován společný registr právních a jiných požadavků, stanoveny zčásti společné cíle, jednotný management zdrojů).

• Lepší koordinace činností v rámci celé organizace.

• Je možné vytvořit jeden systém pro školení (odborný výcvik) hlídaný například zadáním požadavků do systému v elektronické podobě.

• Probíhá společné přezkoumání vedením.

• Lze ušetřit zbytečné náklady na zdroje (např. z hlediska přípravy, udržování systému, náklady za audity, vyhneme se dvojím zbytečným nákladům za zjišťování a nákup shodných informací apod.).

• Zkracováním průběžných dob může dojít ke snižování nákladů při současném zvyšování produktivity a kvality práce.

• Zvyšuje se spokojenost zákazníka s pozitivními důsledky na celkovou finanční výkonnost organizace, zlepšuje se image organizace a vnímání zainteresovaných stran.

• ISM může být efektivnější s ohledem na průhlednost, čitelnost a srozumitelnost dokumentace i procesů nejen pro management, ale i pro řadového pracovníka, což přináší větší motivaci.

• Probíhá lepší spolupráce mezi jednotlivými organizačními složkami.

• Větší efektivita při jednotném řízení procesů a komunikaci mezi jejich představiteli (manažery), než když jde o systémy oddělené.

• V případě certifikace může certifikační orgán provádět kombinované audity, což znamená úsporu času a opět nákladů.

Najdou se samozřejmě také důvody proti, i když důvody pro uplatňování ISM výrazně převažují. Hlavní negativní stránky jsou v zásadě dvě:

• Větší nároky na počáteční analýzu a zorganizování (zavedení) všech požadavků ISM do procesů ve firmě. S tím je také spojená delší fáze spjatá se "zkušebním provozem“ a vyřešením počátečních potíží a nedokonalostí ISM.

• Mnohem větší nároky na komunikaci ve firmě, a to jak po formální, tak i neformální (neoficiální) stránce. Nefunguje-li ve firmě komunikace na dobré úrovni, nikdy nebude na dobré úrovni ani ISM.

 NahoruAudity ISM

Audity ISM

Jak už bylo řečeno, jednou z mnoha výhod zavedení ISM (v kombinaci QMS, EMS, BOZP nebo dalších) je možnost provádění kombinovaných auditů posuzovaných systémů managementu. Výhodou je snížení časové a finanční náročnosti, a pokud je v rámci auditu identifikován potenciál zlepšení, je kombinovaný audit zároveň nástrojem zvyšování efektivity ISM.

 NahoruKombinovaný audit

Kombinovaný audit je opět dle definice vycházející z již zmiňovaného dokumentu EA - 7/05: Pokyny EA k aplikaci ISO/IEC 17021:2006 pro kombinované audity"... audit systému(ů) managementu organizace podle 2 nebo více souborů kritérií auditu/norem prováděný současně“.

Podmínkou možnosti realizace kombinovaného auditu (může jít jak o externí audit certifikačním orgánem, tak o interní audit vlastními interními auditory, případě interními auditory poradenské firmy) je existence ISM organizace a také dostupnost zdrojů pro provedení kombinovaného auditu. To znamená, že musí být splněna určitá míra integrace systémů/procesů, k dispozici kvalifikovaní auditoři a schválený postup procesu pro realizaci kombinovaných auditů. Základní a nejdůležitější částí je stanovení rozsahu kombinovaného auditu, které je vždy individuální a musí zohlednit míru integrace, umístění pracovišť, rizikovost ve vztahu k jednotlivým požadavkům; dále pak naplánování a vlastní provedení integrovaného auditu včetně dostatečných záznamů - důkazů z auditu. O možnosti provedení kombinovaného auditu si více řekneme v dalších odstavcích.

 NahoruPostup implementace ISM

Postup implementace ISM

Výhody implementace ISM jsme si nastínili, položme si nyní otázku, jak efektivní systém integrovaného managementu vybudovat? Nejprve je třeba si vyjasnit, které systémové prvky lze budovat společně a které mají svá specifika a je třeba je rozvíjet separátně.

 NahoruSpolečné vymezení hranic

Prvním krokem by mělo být společné vymezení hranic rozsahu systému managementu.

Znamená to:

• identifikaci všech procesů a činností v rámci organizace (analýza procesů),

• stanovení stávajících a potřebných metod řízení procesů,

• identifikaci zdrojů (personálních, informačních, strojů a zařízení, budov...) a jejich stavu,

• identifikaci rozsahu nezbytných partnerských vztahů a vztahů k okolí,

• identifikaci environmentálních aspektů v rámci celého rozsahu organizace,

• identifikace rizik v rámci celého rozsahu systému (analýza rizik může zahrnovat bezpečnostní rizika v rámci BOZP, kritické body v rámci HACCP nebo třeba rizika bezpečnosti informací).

Politika

Pro vymezený rozsah musí být deklarována politika zohledňující:

• uspokojení potřeb zákazníků pro dosažení vlastní úspěšnosti,

• potřebný rozsah uspokojení potřeb zaměstnanců,

• vztah k životnímu prostředí pro zachování udržitelného rozvoje,

• vztah k bezpečnosti informací,

• závazek kontinuálního zlepšování.

 NahoruCíle a programy

Cíle a programy

Od politik(y) se musí odvíjet další kroky plánovacího procesu:

• stanovení priorit,

• stanovení cílů (plánů) pro danou oblast,

• harmonogram implementace,

• ustavení měřitelných indikátorů výkonnosti nezbytných pro dosažení cílů.

Na cíle pak musí navazovat programy k jejich dosažení.

 NahoruImplementace a rozvoj ISM

Implementace a rozvoj ISM

• Řízení dokumentů a záznamů,

• velmi citlivě je třeba definovat rozsah dokumentace, pokrývající celý integrovaný systém,

• dokumentace nezbytného rozsahu pro všechny systémy, které jsou součástí integrovaného systému, musí být jednotně konstruována i řízena,

• užitečné je vést přehled veškeré systémové dokumentace a dokumentů na ni navazujících pro jednotlivé subsystémy včetně odpovědnosti za její aktualizaci,

• stanovení odpovědností, povinností a pravomocí v rámci ISM,

• plánování a zajišťování přiměřených zdrojů,

• realizace produktu/řízení provozu zahrnující jednotlivé aspekty ISM,

• mechanismy vnitřního kontrolního systému (monitorování a měření, interní audity),

• dokladované řešení jakýchkoli incidentů a jejich příčin, tzn. vypořádání neshod a nápravná opatření.

Které specifické oblasti se pak řeší v rámci odborníků na příslušné oblasti?

Především musí být identifikovány příslušné právní předpisy pro jednotlivé systémy (QMS, EMS a/nebo OHSAS a/nebo ISMS a další). Tyto právní a jiné požadavky (např. normativní) musí být ve firmě přístupné. Jejich požadavky musí být rozpracovány na jednotlivá pracoviště. Důsledně musí fungovat sledování a aplikace změn zákonných požadavků a přiměřená komunikace zákonných požadavků směrem ke všem zaměstnancům organizace a k dalším zúčastněným stranám/dodavatelům, podnájemníkům apod.).

Na tuto oblast bezprostředně navazuje realizace produktu z hlediska kvality, řízení provozu z hlediska BOZP, PO, ochrany ŽP, zajištění bezpečnosti informací, marketing a další. Samostatnou oblastí může být dále sledování a uplatňování požadavků technických norem.

 NahoruPostup implementace ISM

Postup implementace ISM

Ke zpracování integrovaného systému můžeme přistupovat takto:

• zavádět integrovaný systém od začátku,

• přidávat ke stávajícímu QMS další (a další) potřebnou normu.

Jak už jsme popsali v předchozím textu, jednotlivé systémové nástroje jako plánování a přidělování zdrojů, řízení dokumentů a záznamů, interní audity, nápravná, preventivní opatření, neshody a přezkoumání vedením jsou společné všem systémovým normám. Jednoduše řečeno: má-li firma zavedený systém řízení kvality, pak k integrovanému systému zbývá daleko menší krok než při zavádění systému od začátku. Systémové nástroje jsou již vytvořeny, rizika vůči zaměstnancům musí být ze zákona již zmapována a podchycena, a zbývá tedy zmapovat např. aspekty a jejich potenciální dopady vůči životnímu prostředí a všechny oblasti integrovat do jediného funkčního ISM. Příslušné požadavky je třeba dále zohlednit v jednotlivých procesech společnosti. V další části si uvedeme postupně různé příklady ISM a jeho procesů.

Procesy integrovaného managementu kvality a ochrany životního prostředí

Jednou z nejčastějších variant ISM je implementace požadavků z hlediska kvality dle požadavků normy ČSN EN ISO 9001:2009 (QMS) a požadavků z hlediska ochrany životního prostředí dle ČSN EN ISO 14001:2004 (EMS). Budeme se tedy této variantě věnovat jako první. Zřejmě tento fakt vychází z historického vývoje v oblasti systémů managementu, ale také požadavku právních předpisů. V ČR např. jde o požadavek zákona o zadávání veřejných zakázek.

Připomeňme si, že již zákon č. 40/2004 Sb., který byl nahrazen zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, stanovil nutnost prokazování požadavků na jakost anebo ochranu životního prostředí v § 37: prokazování jakosti a splnění požadavků systému řízení podniků z hlediska ochrany životního prostředí certifikátem, a to ve svém odst. 1 :

 NahoruJakost dodávek

"Jakost dodávek, stavebních prací nebo služeb prokazuje dodavatel předložením:

1. certifikátu systému řízení jakosti vydaného podle českých technických norem akreditovanou osobou,

2. certifikátu rovnocenného certifikátu podle písmene a) vydaného v členském státě Evropské unie, nebo

3. jiného dokladu prokazujícího jakost, pokud jej zadavatel uzná...“

Dále ve svém odst. 2 :

"Splnění požadavků systému řízení podniků z hlediska ochrany životního prostředí prokazuje dodavatel předložením:

1. certifikátu vydaného podle českých technických norem akreditovanou osobou,

2. certifikátu rovnocenného certifikátu podle písmene a) vydaného v členském státě Evropské unie, nebo

3. jiného dokladu prokazujícího splnění požadavků systému řízení podniků z hlediska ochrany životního prostředí, pokud jej zadavatel uzná.“

Aktuálně platný zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a novelizací, v § 56: technické kvalifikační předpoklady, uvádí v odst. 3 následující požadavek doložit:

• "opatření v oblasti řízení z hlediska ochrany životního prostředí, která bude dodavatel schopen použít při plnění veřejné zakázky, je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky; veřejný zadavatel je oprávněn požadovat rovněž předložení certifikátu“, a dále v odst. 4 :

• "Je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky, může veřejný zadavatel v rámci prokázání technických kvalifikačních předpokladů požadovat předložení certifikátu systému řízení jakosti vydaného podle českých technických norem akreditovanou osobou...“

Touto skutečností byla prakticky donucena řada firem z oborů, jako jsou inženýrské služby, provádění staveb včetně jejich změn a odstraňování, ale i z oblasti služeb informačních technologií či obchodu, ke QMS přidat EMS.

 NahoruVývoj ISM v oblasti QMS/EMS

Vývoj v oblasti těchto integrovaných systémů managementu pokračuje od počátečních zcela separátních systémů managementu (v prvních třech letech rozvoje, tj. v ČR zhruba v období 2002 - 2005, prakticky neexistovaly v tomto smyslu integrované systémy, firma, která měla pouze jednu integrovanou příručku zahrnující požadavky obou norem, byla spíše výjimkou) k dnes zcela běžně více či méně ISM a naopak je výjimkou firma, mající dvě (a více) samostatných příruček pro každý systém managementu (pro každou normu) zvlášť. Tendenci směrem k ISM podporuje i třeba nedávno zveřejněná revize normy ISO 9001:2009, kdy bylo jedním z důvodů přepracování normy ISO 9001:2000 zavedení změn, které by zvýšily soulad této normy s ISO 14001:2005. Porovnání požadavků obou těchto systémů managementu ukazuje následující tabulka.

Porovnání prvků ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004

 NahoruPostup zavádění ISM

Následující příklad nastíní postup implementace ISM v organizaci. Jako u každého jiného projektu je na začátku třeba stanovit cíle, etapy, odpovědnosti, termíny a zdroje. V našem případě bude mít rámec projektu podobu harmonogramu implementace nebo-li zavádění ISM ve smyslu norem ISO 9001 a ISO 14001.

Vlastní harmonogram ukazuje přehledně následující tabulka.

Harmonogram implementace ISM

Legenda:
IA: interní audit, NO/PO: nápravná/preventivní opatření, T: termín, O: odpovídá; CHL: chemické látky a přípravky, OŽP: ochrana životního prostředí.

 NahoruShrnutí

Shrneme-li tuto etapu implementace systému integrovaného procesního managementu, jejím cílem bylo:

1. získat přiměřené znalosti o produktech a procesech organizace a o očekáváních vedení společnosti,

2. poznat a pochopit klíčové charakteristiky procesů a souvisejících produktů organizace,

3. identifikovat posloupnosti a vzájemné součinnosti procesů organizace,

4. identifikovat organizační strukturu, funkce a vztahy v organizaci, stávající odpovědnosti a pravomoci.

Lze konstatovat, že fáze 1 až 3 by mohly být pro tuto chvíli považované za dokončené s tím, že výstupem je navržená mapa procesů, která má obecnou část jako celek a podrobné části - mapy jednotlivých procesů včetně stanovení odpovědností za tyto procesy a jejich části, a dále stanovení jednotlivých činností a dokumentů k nim potřebných. V dalších etapách implementace se samozřejmě tento výstup bude dále zpřesňovat a ani v budoucnu nebude nikdy definitivní tak, jak se bude vyvíjet a měnit organizace a okolní prostředí.

 NahoruOrganizační struktura

Informace k fázi 4 obvykle vyplynou z analýzy procesů, jelikož identifikace struktury a vztahů v organizaci je s návazností procesů neoddělitelně propojená. Výstupem může být v tomto případě organizační struktura spolu s definováním hlavních odpovědností a pravomocí, které je třeba doplnit o chybějící aspekty - např. odpovědnosti v rámci ochrany životního prostředí. Výsledek je vidět na následujícím příkladu.

Tím je ukončena analýza procesů a může následovat další krok z úvodního přezkoumání, a to prověření výchozího stavu souladu s požadavky QMS dle ISO 9001 včetně souvisejících právních předpisů.

c) Posouzení výchozího stavu souladu s požadavky QMS dle ISO 9001

 NahoruSoulad s požadavky QMS

K tomuto úkolu, jehož cílem je zmapovat míru shody stávajícího stavu systému řízení s aplikovatelnými požadavky normy ISO 9001, můžeme přistoupit formou jakéhosi interního auditu, nebo úvodního přezkoumání, kdy na základě zpracovaných otázek hledáme rozdíly mezi stávajícím stavem (= současnost) a optimálním stavem (= shoda se všemi požadavky normy ISO 9001 včetně souvisejících doplňkových požadavků a dokumentů). Výstupem bude seznam neshod, resp. opatření, která bude nutno realizovat tak, aby bylo dosaženo shody.

 NahoruPoznámka k postupu

Pozn.: V našem postupu pro zjednodušení oddělíme tuto část od úvodního environmentálního přezkoumání, kterému se budeme věnovat dále v samostatné části, v praxi ale zkušený poradce nebo tým podílející se na přípravě může určité požadavky týkající se ISO 9001 a ISO 14001 hodnotit společně. Metodou získání informací bude opět pohovor s vybranými pracovníky dle organizační struktury a definovaných odpovědností, nahlížení do stávajících dokumentů a záznamů, návštěva provozu/výroby.

Abychom měli představu o způsobu posouzení, použijeme opět jednoduchý katalog otázek. Je již vyplněn s ohledem na stav naší fiktivní společnosti Novák a syn, s. r. o.

Příklad souboru otázek pro úvodní přezkoumání dle ISO 9001

 NahoruSeznam neshod

Výstupem z úvodního přezkoumání bude zpráva obsahující seznam neshod, na které bude nutno navázat opatření k realizaci tak, aby bylo dosaženo shody požadavky normy ISO 9001. V našem případě bude obsahovat přinejmenším tyto položky:

1. nejsou stanovena kritéria monitorování a měření, neprovádí se monitoring procesů;

2. není zpracována příručka kvality;

3. nejsou k dispozici dokumentované postupy pro:

   1. řízení dokumentů a záznamů,

   2. interní audit,

   3. řízení neshodného produktu,

   4. nápravná a preventivní opatření,

   5. reklamační řád;

4. nejsou dokumentovány politika a cíle kvality;

5. neprovádí se přezkoumávání vedením;

6. nejsou kompletní personální záznamy včetně plánu školení;

7. není systematicky plánována a prováděna údržba, prohlídky, kontroly a revize nářadí, strojů a zařízení, elektrických spotřebičů...;

8. není systematicky ošetřena metrologie;

9. nejsou záznamy k hodnocení a kvalifikaci dodavatelů;

10. neprovádí se analýzy dat.

Dalším krokem z úvodní analýzy musí být zjištění, které právní požadavky se na společnost vztahují. Zde už budeme zkoumat předpisy jak po stránce realizace produktu (= stavební zákon a prováděcí předpisy), tak požadavky z hlediska ochrany životního prostředí vzhledem k tomu, že se jedná o integrovaný systém řízení kvality a ochrany životního prostředí.

d) Rešerše požadavků právních předpisů, norem a normativních požadavků ve vztahu k poskytovanému produktu

 NahoruPožadavky právních předpisů

 NahoruRešerše požadavků právních předpisů

Informační zdroje jsou v tomto směru dnes poměrně bohaté, existuje řada odborných portálů poskytujících zdarma či za poplatek přístup k více či méně aktualizovanému souboru informací z oblasti právních požadavků. Ve fázi úvodního přezkoumání, pokud spolupracuje firma s kvalifikovaným poradcem, získá komplexní informaci včetně další návaznosti (tedy návod, jak má s touto informací dále naložit a co se ho konkrétně týká).

Je třeba si ale uvědomit, že nejde jen o počáteční analýzu, ale trvalou nutnost sledovat vývoj v této oblasti. Znamená to zejména:

• stanovit odpovědnosti za oblast sledování a analýzy požadavků předpisů (buď kompletně, nebo po určitých částech různým odborným pracovníkům),

• zajistit zdroje a postupy pro aktualizaci informací,

• přenést případné změny, které z předpisů vyplývají, do praxe.

Popis činností lze doplnit např. do směrnice Řízení dokumentů, neboť jde o dokumenty externího původu, které jsou pro organizaci nezbytné, a tudíž je nutno je odpovídajícím způsobem řídit - pro příklad viz následující výtah:

 NahoruSoulad s legislativou

Právními předpisy, které se naší firmy týkají, jsou tedy směrnice, nařízení, rozhodnutí..., zveřejněné v Úředním věstníku EU, dále zákony, nařízení vlády a vyhlášky zveřejněné ve Sbírce zákonů ČR, dále různé výnosy, výměry, povolení, rozhodnutí správních orgánů, které se vztahují na činnosti společnosti. Je nepochybné, že každý (nejen podnikatelský) subjekt musí (měl by?) svou činnost vykonávat v souladu s požadavky z právních předpisů vyplývajícími. Pro úplnost si ale také doplňme, jaký vztah k plnění právních předpisů mají obě normy, které bereme v našem příkladu v úvahu.

Požadavky právních předpisů směrem k ISO 9001

 NahoruPrávní předpisy a ISO 9001

Norma ISO 9001 v tomto směru specifikuje požadavky:

• na systém managementu kvality tam, kde "organizace potřebuje prokazovat svou schopnost trvale poskytovat produkt, který splňuje... aplikovatelné požadavky zákonů a předpisů“ (viz čl. 1.1);

• prostřednictvím požadavku na komunikaci (z hlediska angažovanosti a odpovědnosti vedení firmy) v organizaci o tom, "jak je důležité plnit ... požadavky zákonů a předpisů“ (viz čl. 5.1 písm. b);

• prostřednictvím určování požadavků na produkt mj. z hlediska zákonů a předpisů aplikovatelných na produkt (viz čl. 7.2.1 písm. c);

• z hlediska návrhu a vývoje, kde je nutno vzít v úvahu jako součást zadání "aplikovatelné požadavky zákonů a předpisů“ (viz čl. 7.3.2 písm. b).

Obecně se tedy ve smyslu normy ISO 9001 zaobíráme požadavky zákonů a předpisů, které se týkají výrobku nebo poskytované služby, v našem příkladu stavební výroby.

Požadavky právních předpisů ve smyslu ISO 14001

 NahoruPrávní předpisy a ISO 14001

V případě normy pro oblast environmentálního managementu se této problematiky týká přímo viz Rozvoj lidských zdrojů - Proces adaptace nového zaměstnance - "Požadavky právních předpisů a jiné požadavky“. Po organizaci je požadováno, aby na základě schváleného stanoveného postupu:

• identifikovala příslušné právní (a "jiné“) požadavky, které se jí týkají;

• určila, jak jsou pro ni uplatnitelné;

• vzala je v úvahu při vytváření, uplatnění a zlepšování systému environmentálního managementu.

 NahoruRegistr legislativy

Norma ISO 14004: "Systémy environmentálního managementu - Všeobecná směrnice k zásadám, systémům a podpůrným metodám“ podává bližší návod k řízení přístupu např. formou udržování aktualizovaného registru (seznamu) příslušných požadavků právních předpisů. Protože tento způsob udržování informací je přehledný a v praxi často používaný, příklad takového registru je v následující tabulce.

Registr právních požadavků stavební společnosti Novák a syn, s. r. o.

Stavebnictví

BOZP