3.3.1.0.7.2
Lidské zdroje - čl. 6.2 normy ISO 9001:2008
Podle požadavků čl. 6.2.1 normy ISO musí být pracovníci, kteří
provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt, kompetentní na
základě:
-
patřičného vzdělání,
-
dostatečných dovedností,
-
přiměřených zkušeností,
-
dostatečného výcviku.
Ve stejném článku je dále doplněna poznámka, že shoda s
požadavky na produkt může být ovlivněna pracovníky buď přímo, nebo nepřímo. V
zásadě lze tedy říci, že jakýkoli pracovník, který provádí úkoly (byť nikoli na
první pohled zásadní a podstatné z hlediska realizovaného produktu) v systému
managementu kvality, přímo nebo nepřímo tento systém ovlivňuje, a tedy musí být
kompetentní. Příklady pracovníků, kteří provádějí práce ovlivňující shodu s
požadavky na produkt, ukazuje následující tabulka:
Pozn.: Výše uvedený výčet zahrnuje jen minimum příkladů
možných pracovních pozic; tento příklad má sloužit spíše k tomu, abychom si
uvědomili, že i zdánlivě zanedbatelné pozice, resp. pracovníci, mohou mít vliv
na produkt či systém a není vhodné jakoukoli pozici ze systému předem vyloučit
s odůvodněním, že nemá vliv na shodu produktu s příslušnými požadavky.
NahoruStanovení kompetencí
Při stanovování kompetencí pro jednotlivé funkce musí být
dodrženy následující zásady:
-
pro všechny funkce musí být definované odpovědnosti a
pravomoci v systému managementu kvality;
-
pro všechny funkce musí být definované kvalifikační
požadavky odpovídající přiděleným odpovědnostem a pravomocem;
-
na jednotlivé funkce musí být přijímáni pracovníci, kteří
jsou způsobilí na základě požadavků na vzdělání, výcvik, dovednosti a
zkušenosti; nesplňuje-li přijímaný pracovník určité požadavky, může být na tuto
pozici přijat pouze za předpokladu, že je stanoven další postup (plán) na
jejich doplnění dotyčným pracovníkem v přijatelném časovém horizontu (některé
pracovní úkony ale nebude moci např. do doby doplnění kvalifikace vykonávat
vůbec!);
-
průkaznost těchto požadavků a jejich naplnění je dána
popisy práce pro jednotlivé pracovní pozice, pracovní smlouvou a platnými
osvědčeními o kvalifikaci, dosažené praxi a vzdělání.
Pozn.: Požadavek na kompetenci pracovníků nestanovuje pouze
norma ISO, ale základní rámec je definován již v zákoně č. 262/2006 Sb.,
zákoník práce, v pl. zn., § 103 takto:
Odst. (1): Zaměstnavatel je
povinen nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával zakázané práce a práce, jejichž
náročnost by neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti.
NahoruDefinování kompetencí
Možnosti způsobu definování kompetencí:
Kompetence mohou být definovány např. formou katalogu
funkcí/pracovních pozic, ve kterém jsou uvedeny všechny funkce relevantní pro
danou firmu včetně příslušných kvalifikačních požadavků, základních
odpovědností a pravomocí a jehož část je vidět na následujícím příkladu č. 1.
Výhodou takovéhoto způsobu je definování kompetencí jedním dokumentem.
Nevýhodou je pak na druhou stranu fakt, že každá jednotlivá pracovní náplň není
v tomto případě podepsaná vždy příslušným pracovníkem a mohlo by případně
později (např. při neplnění pracovních úkolů dostatečným způsobem) dojít ke
sporu mezi tímto pracovníkem a vedením firmy ohledně toho, zda mu byly nebo
nebyly pracovní povinnosti dostatečným způsobem (a prokazatelně!) sděleny.
Vhodné je tedy i v tomto případě, kdy je použit katalog funkcí, doplnit
jednotlivé popisy pracovních funkcí na každého pracovníka samostatně, což je
vidět na příkladu č. 2.
Katalog funkcí včetně stanovení kvalifikačních požadavků
na ně
Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené
vysokoškolské vzdělání, znalost anglického jazyka, uživatelská znalost práce s
PC, především znalost programů MS Excel a MS Word. Z dalších znalostí jsou to
především znalosti účetní, daňové a právní problematiky a finanční, obchodní a
marketingové strategie. Z osobnostních předpokladů to pak je řídící a
organizační schopnost a komunikativní projev.
Základní body pracovní náplně jsou: odpovědnost za
hospodářské výsledky celé společnosti, řízení po stránce finanční, obchodní i
technické s odpovědností za zpracování kompletní agendy uložené zákonem,
odpovědnost za zpracování a kontrolu finančního a rozvojových plánů
společnosti.
Pro výkon této funkce je vyžadováno alespoň středoškolské
vzdělání nebo praxe technického směru se zaměřením nejlépe na elektro
(slaboproud), platné osvědčení o zkoušce z vyhl. č. 50/1978 Sb., § 5, 6; dále
řidičský průkaz skupiny B, uživatelská znalost práce s PC, především znalost
programů MS Excel a MS Word. Je nezbytná základní znalost bezpečnostních
předpisů pro práce prováděné společností.
Základní body tvořící jeho pracovní náplň jsou: dohled
nad průběhem konkrétních prací v rámci zakázky, jednání s pověřenými zástupci
zákazníka, zajišťování inženýrských prací k uvedeným zakázkám, realizace zadané
práce na základě požadavků ředitele.
Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené
středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru, dobrá znalost odborné
problematiky, znalost norem řady ISO 9001, znalost normy ISO 19011. Pracovník
musí umět používat počítač, nutná je znalost programů MS Excel a MS Word. Z
osobnostních předpokladů to pak je schopnost práce v kolektivu, komunikativnost
a ochota vstřebávat nové dovednosti.
Základní body tvořící pracovní náplň jsou: zajištění
souladu QMS s požadavky normy ČSN EN ISO 9001:2009 , jeho udržování a
zlepšování; ve spolupráci s vedením společnosti zajišťování zdrojů potřebných
pro zavedení a údržbu QMS; řízení a koordinace QMS v jednotlivých organizačních
útvarech společnosti; vytváření podmínek k úspěšné realizaci a zlepšování QMS;
prověřování a vydávání veškeré dokumentace QMS; plánování interních auditů a
jejich zajišťování.
Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené
středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru, dobrá znalost odborné
problematiky, znalost norem řady ISO 9001, výborná znalost normy ISO 19011.
Pracovník musí umět používat počítač, nutná je znalost programů MS Excel a MS
Word. Z osobnostních předpokladů to pak je schopnost práce v kolektivu,
komunikativnost a ochota vstřebávat nové dovednosti.
Základní body tvořící pracovní náplň jsou: plánování a
realizace interních auditů kvality.
Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené
středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru, dobrá znalost odborné
problematiky, rámcová znalost požadavků zákona o metrologii a souvisejících
prováděcích předpisů. Pracovník musí umět používat počítač, nutná je znalost
programů MS Excel a MS Word. Z osobnostních předpokladů to pak je schopnost
práce v kolektivu, komunikativnost a ochota vstřebávat nové dovednosti.
Základní body tvořící pracovní náplň jsou: zabezpečování
metrologického systému ve společnosti v souladu s metrologickým řádem.
Vzorový popis pracovní funkce - karta pracovního
místa
Kompetence, výcvik a vědomí
závažnosti
Na předchozí požadavek navazuje jeho další konkrétní upřesnění
v oblasti kompetencí, výcviku, školení.
Organizace musí splňovat následující požadavky:
-
určovat nezbytnou kompetenci pro pracovníky, kteří
provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt (viz předchozí
příklady definování kompetencí);
-
podle okolností poskytovat výcvik nebo provádět jiná
opatření pro splnění těchto potřeb (do této oblasti patří plánování školení a
dalšího vzdělávání, praktického zácviku, cvičení apod.);
-
hodnotit efektivnost provedených opatření (např.
vyhodnocením plánu výcviku a školení, ověřováním znalostí pracovníků formou
testů, zkoušek, přezkoušení apod.);
-
zajišťovat, aby si pracovníci byli vědomi závažnosti a
důležitosti svých činností včetně toho, jak přispívají k dosažení cílů kvality
(např. účastí na pravidelných setkáních, poradách, školeních apod.).
O všech těchto oblastech je nutno vytvářet a udržovat vhodné
záznamy. Tyto záznamy by měly obsahovat:
NahoruKopie dokladů o vzdělání
Jedná se o kopii dokladu o ukončeném vzdělání, které pracovník
dosáhl - např. výuční list, maturitní zkoušku, vysokoškolský diplom. Zde je
třeba říci, že někdy panuje značná nechuť v průběhu implementace systému
managementu kvality kopie dokladů od pracovníků získat a založit do
personálních složek. Nicméně je-li součástí kvalifikačních požadavků na určitou
funkci dosažení určitého stupně vzdělání, popř. konkrétního zaměření (např.
střední vzdělání v oboru elektro), pak by měl být v personální složce obsažen
jednoznačný důkaz o tom, že dotyčný pracovník tento požadavek splňuje.
(Připomeňme, že záznamy o vzdělání, výcviku, praxi patří mezi povinné záznamy o
kvalitě!)
NahoruKopie dokladů o odborné způsobilosti
Jedná se např. o svářečský průkaz, vazačský a jeřábnický
průkaz, osvědčení o odborné způsobilosti v prevenci rizik, osvědčení o
autorizaci dle příslušného zákona a řadu dalších. Kromě požadavků na odbornou
způsobilost, kterou stanovuje organizace sama, existují také požadavky na tzv.
"zvláštní odbornou způsobilost“, která vyplývá z konkrétního obecně závazného
právního předpisu, a je tedy třeba tento požadavek splnit i v případech, kdy
firma systém managementu kvality nemá.
Jsou to např. namátkově následující profese:
-
odborně způsobilá osoba v prevenci rizik (zákon č.
309/2006 Sb.) - tzv. bezpečnostní technik;
-
koordinátor bezpečnosti a ochrany zdraví při práci na
staveništi (zákon č. 309/2006 Sb.);
-
pracovník obsluhy, montáže, údržby, kontroly nebo opravy
vyhrazených technických zařízení (zákon č. 309/2006 Sb., zákon č. 174/1968
Sb. - jedná se o zařízení elektrická, plynová, tlaková a zdvihací);
-
pracovník obsluhy vybraných stavebních strojů (vyhláška
č. 77/1965 Sb.);
-
pracovník obsluhy manipulačních vozíků (zákon č.
262/2006 Sb.);
-
topič parních kotlů (vyhláška č. 18/1979 Sb.);
-
pracovníci s elektrotechnickou kvalifikací, elektrikáři,
elektrikáři pro řízení činností, projektanti elektrických zařízení (vyhláška
č. 50/1978 Sb., § 5 - 8 - pracovníci tzv. znalí, pracovníci pro samostatnou
činnost, pracovníci pro řízení činnosti, pracovníci pro řízení činnosti
prováděné dodavatelským způsobem a pracovníci pro řízení provozu);
-
revizní technici elektrických, plynových, tlakových,
zdvihacích zařízení (zákon č. 174/1968 Sb. a příslušná vyhláška);
-
jeřábník, vazač (ČSN ISO 12 480-1) - tzv. jeřábnický
průkaz;
-
svářeč (ČSN 05 0705, ČSN EN 287-1,2) - tzv. svářečský
průkaz.
Tento požadavek se obvykle projevuje již v osobním dotazníku,
který uchazeč o pracovní pozici vyplňuje před přijetím, dále jako důkaz mohou
sloužit reference, případně popisy pracovního místa z předchozích
zaměstnání.
Výcvikem mohou být různé praktické zkoušky, workshopy,
semináře, dále do této oblasti patří zácvik na pracovišti a záznam o něm,
záznam o zapracování na danou pozici.
Shrneme-li všechny uvedené požadavky, pak by v oblasti
lidských zdrojů organizace zásadně měla:
-
stanovovat kvalifikační požadavky na všechny pracovní
funkce,
-
zpracovávat pro každého pracovníka popis pracovního
(funkčního) místa,
-
jasně specifikovat postup přijímání a zapracování nových
pracovníků,
-
zpracovávat každoročně plán vzdělávání,
-
realizovat naplánovaná školení, výcvik,
-
hodnotit pravidelně efektivitu všech výše uvedených
opatření,
-
přezkoumávat celý proces a dále ho zlepšovat a upravovat
dle potřeby.
Způsob stanovení kvalifikačních požadavků a vzorový popis
pracovní funkce byl uveden na předchozích příkladech. Příklad postupu celého
procesu přijímání a zapracování nových pracovníků včetně jeho ukončení výpovědí
je popsán dále v části směrnice pro řízení lidských zdrojů.
-
Popis procesu
-
Nástup nového pracovníka
-
Harmonogram přijetí
Harmonogram přijetí znázorňuje následující postupový
diagram:
Komentář k procesu přijetí
Během úvodního pohovoru vyhodnotí vedoucí úseku - odborný
pracovník soulad požadavků na obsazovanou pozici s představami uchazeče. Na
základě výsledku stanoví potřebný rozsah doškolení pracovníka, které spolu se
seznámením s náplní práce a s pracovištěm proběhne v rámci zácviku pracovníka
na základě plánu zácviku. Garantem zácviku je sám vedoucí úseku, přičemž pro
jednotlivé specializované činnosti si může vyžádat spolupráci ostatních
zaměstnanců. Doba zácviku nepřesahuje délku zkušební doby.
Kvalifikační požadavky
Kvalifikační požadavky na jednotlivé pracovní pozice jsou
součástí organizačního řádu stejně tak jako rámcové odpovědnosti a pravomoci.
Ty jsou následně součástí pracovní smlouvy.
Evidence pracovníků včetně personálních záznamů probíhá
na dvou úrovních:
-
zákonem požadované náležitosti vede účetní firma
(pracovní smlouva, přihláška a odhláška na sociální zabezpečení a zdravotní
pojištění, evidenční list důchodového pojištění, mzdový list, daňové
prohlášení);
-
sekretariát, resp. personalistka eviduje údaje
potřebné z hlediska pracovní náplně (osobní dotazník, kopie pracovní smlouvy,
kvalifikační doklady, plán zácviku, výpis z rejstříku trestů).
Vzorový obsah personální složky (personálních záznamů) je
uveden v odst. 1 .4 této směrnice.
1.2 Vzdělávání a výcvik pracovníků
Na základě měnícího se prostředí, ve kterém se firma
pohybuje (legislativní opatření, požadavky zákazníků), dochází k průběžné
aktualizaci požadavků na kvalifikaci pracovníků. Ředitelé pravidelně (minimálně
jedenkrát ročně) revidují kvalifikační požadavky na jednotlivé funkce (viz
organizační řád) a v závislosti na zjištěných skutečnostech plánují povinné
doškolování pracovníků. Zároveň průběžně probíhá "celopodniková výměna
odborných zkušeností“ realizovaná zpravidla v rámci pravidelných porad. Každý
pracovník je rovněž povinen se v mezích svých možností sebevzdělávat a udržovat
si odpovídající odborný přehled.
Hodnotící zápis - plány školení
Jedenkrát ročně sepíše ředitel pověřený řízením
příslušného úseku (vedoucí úseku) hodnotící zápis o pracovnícím úseku, ve
kterém posoudí připravenost pracovníka pro předpokládané úkoly. Zápis projedná
s pracovníkem.
Z jednání vyplynou poznatky týkající se:
-
skupinových školení dle úseků,
-
individuálních plánů školení jednotlivých
pracovníků,
-
potřeb změny kvalifikace,
-
případných přeřazení pracovníků.
Ředitelé/vedoucí úseku shrnou požadavky do návrhu pro
finanční plán na příští rok. Pokud potřeby neodpovídají předpokládaným
finančním zdrojům, má konečné slovo o rozsahu školení generální ředitel.
Školitelé potřební pro zabezpečení plánů jsou vybíráni přednostně z osvědčených
a schválených dodavatelů (po ukončení školení proběhne vždy slovní hodnocení v
rámci pracovních porad). Pokud je potřeba vybrat nového dodavatele, vychází se
zásadně z nabídky školitelů oficiálně akreditovaných pro daný obor, pokud je to
možné. O samotném výběru rozhoduje mj. rovněž cena školení.
Schválená školení (včetně povinných školení vycházejících
např. z požadavků právních předpisů, jako jsou periodická školení BOZP, PO,
vyhl. č. 50/1978 Sb. apod.) jsou sestavována personalistkou společnosti do
plánu školení na další rok.
V této souvislosti personalistka průběžně sleduje
platnost již vydaných dokladů o kvalifikaci (osvědčení, certifikátů apod.),
která jednotliví pracovníci potřebují pro výkon svých funkcí (školení řidičů,
osvědčení podle vyhlášky č. 50/1978 Sb. atd.) a po projednání s vedoucím úseku
zařazuje jejich aktualizaci do plánu školení.
Ukončení pracovního poměru
1.3.1 Ukončení pracovního poměru
zaměstnancem
Postup ukončení pracovního poměru znázorňuje následující
schéma.
1.3.2 Ukončení pracovního poměru vedením
Výpovědi dané pracovníkovi vedením musí předcházet tzv.
kárné řízení, tj. alespoň jedno písemné upozornění během posledního půl roku
před rozvázáním pracovního poměru. Pro tento postup je možno využít pracovně
právní poradu s příslušným zápisem. Po dodržení těchto podmínek jednatel předá
pracovníkovi výpověď a další postup odpovídá rozvázání pracovního poměru
pracovníkem.
Bez předchozího kárného řízení lze dát pracovníkovi
výpověď pro hrubé porušení pracovní kázně, vězení, opakovanou absenci
(upřesňuje zák. č. 262/2006 Sb., v pl. zn., zákoník práce).
1.4 Vzorový obsah personální složky
Personální složka zaměstnance společnosti by měla
minimálně obsahovat následující dokumenty:
-
pracovní smlouva (včetně popisu pracovního
místa);
-
kopie dokladů o ukončeném vzdělání (např. kopie
maturitního vysvědčení, VŠ diplom...);
-
záznam o dosažené předchozí praxi (např. osobní
dotazník při nástupu, životopis.);
-
souhlas k nakládání s os. údaji;
-
karta přidělených osobních ochranných pracovních
prostředků;
-
záznam o vstupní/periodické lékařské preventivní
prohlídce;
-
záznam o vstupním/periodickém školení BOZP, PO
(vstupní školení v den…
