Co vše mám jako auditor zvládnout?

2.2.123.24

Co vše mám jako auditor zvládnout?

Ing. Pavla Blackmore

První, co mě napadá je, jako auditor mám poznat a pochopit proces, poznat firmu, nastudovat si směrnice, postupy, flowcharty, procesní FMEA, podívat se na provázanost a logický smysl těchto dokumentů, studovat si výsledky předchozích auditů, ozřejmit si jaký je cíl auditu, dále vědět kdy a kde mám být, jaká je organizační struktura...a to není vše.

Kromě toho mám být v dobré náladě, mít dostatek energie a mít chuť a správnou náladu a motivaci pro audit.

Dále je důležité být si vědoma toho, kdo jsem a co umím a co zvládnu, asi ve zkratce být si vědomá mé hodnoty, jako profesionála, auditora, protože když to tak nemám, auditovaní to ihned vycítí a audit se může určitým způsobem bortit pod rukama.

Na jednom z nedávných auditů, který jsem vedla, jsem došla do zasedací místnosti a zahájila jej a doslova jsem si mohla číst na tváři několika účastníků – co ona nám chce vykládat? Co nám chce ukazovat? Vždyť my jsme tady a známe naše procesy. Byla to výborná firma a lidé si byli vědomí toho, jak jim fungují procesy.

Jako auditorce mi nejde o to, někoho někde "nachytat". Toto mi přijde jak nedůstojné, tak především mylné v zaměření a smyslu auditu. Takový přístup dle mého názoru sráží hodnotu mé práce a práce auditovaného. Mým prvním zájmem při jakémkoliv auditu je pochopit, jak proces funguje, jak je v souladu s požadavky zákazníka, legislativy, norem anebo interními požadavky.

A poté opakovaně provádím vzorkováním hodnocení, zda proces funguje efektivně. K tomuto hodnocení používám nejenom veškeré informace, které mám od účastníků auditu, dále informace z dokumentace, ale ptám se i selským rozumem, dává to smysl? Jsou rizika v procesu pokryta? Anebo co je možné ještě udělat? Tyto otázky kladu i nahlas a vedu s účastníky auditu otevřenou diskusi.

Snažím se co nejvíce komunikovat, sdílet mé myšlenky a úvahy, nebojím se ptát i opakovaně. Já jsem tam pro ně, abychom mým zrakem, který ještě není zatížen jejich dennodenními operativními úkoly, viděli za podpory expertízy auditovaných, jak jejich proces funguje.

V úvodu auditu – při úvodním pohovoru - uvádím, co je cílem auditu a co je mým cílem jako vedoucího auditora a postupně si vytvářím důvěru. Důvěru v to, že jak funguji, je nestranné, objektivní a profesionální zhodnocení jejich procesu a tím i jejich práce.

Chyby, slabiny, rizika, či neshody, které zjistím, komunikuji a po vyjasnění a pochopení případnou neshodu při opakovaném výskytu uvádím ke konci auditního dne do auditní zprávy.

Příležitosti pro zlepšení anebo lessons learned také komunikuji okamžitě a takto může probíhat diskuse nad tím, jak danou záležitost je možné zavést, anebo proč ji teď daná organizace zavádět nebude.

Velmi praktické je – po odsouhlasení s auditovanou organizací – pořizovat důkaz – fotografii, video. Poté, co na místě diskutuje ať již…