2.2.123.23
Činnosti při auditech dle ISO 19011
Ing. Pavla Blackmore
Kapitola 6 normy ISO 19011 poskytuje návod, jak provádět jednotlivé audity v rámci programu auditů. Vytváří rámec pro konkrétní audit, ve kterém jsou v logickém sledu uvedeny činnosti, které mají podpořit efektivní průběh auditu.
Zahájení auditu a přípravné činnosti – článek 6.2
Stanovení cíle, předmětu a kritérií auditů
Nejdříve stanovujeme důvod konání auditu, tedy jeho cíl. Cíl auditů znamená, co máme audity dosáhnout, tím může být např. prověření stupně shody systému kvality s kritérii auditů – s normou, s vlastními požadavky, s hodnocením míry plnění právních a jiných požadavků, dále také vyhledání potenciálu ke zlepšování a obdobně. Cíle stanovuje zadavatel auditu, budeme ho označovat jako zákazník auditu.
Podle rozsahu auditu, jeho časové a odborné náročnosti a potřeby zajištění nezávislosti je k provedení auditu jmenován buď jeden auditor, nebo tým auditorů. Přizváni mohou být techničtí experti.
Při rozhodování o velikosti a složení týmu auditorů musí být zajištěna:
- dostatečná odborná kompetence týmu,
- jeho schopnost spolupracovat navzájem
- schopnost efektivně jednat s auditovanou organizací.
S konkrétním personálním složením musí vyjádřit souhlas vedoucí auditor. Rozhádaný a nekompetentní tým zpravidla nedodá dostatečně kvalitní výsledky.
Zákazník auditu jmenuje auditora, nebo vedoucího auditora, v případě, že budeme potřebovat tým auditorů
Zákazník auditu a vedoucí auditor společně stanoví předmět auditu a uvedou v něm rozsah a hranice, ve kterých budou audity prováděny. V předmětu auditu určí lokace, organizační jednotky, činnosti a procesy, které budou auditovány a vymezí kdy a v jakém časovém období budou audity provedeny.
Vedoucí auditor a zákazník auditu dále určí, jaká kritéria budou sloužit jako reference stavu, podle kterých se určí shoda auditovaných skutečností - právní požadavky, požadavky vlastních postupů, norem a podobně.
Úvodní kontakt s auditovanou organizací
Vedoucí auditor zahájí kontakt s auditovanou organizací, kterou seznámí se záměrem provést u ní audit. Seznámí ji s jeho cílem, předmětem, kritérii, se složením týmu auditorů a s časovým plánem auditu. Vyžádá si přístup k odpovídajícím dokumentům včetně záznamů, dohodne použitelná bezpečnostní pravidla a dohodne účast pozorovatelů a potřebu průvodců pro tým auditorů.
Námitky prověřované organizace musí být zohledněny do té míry, jakou ztěžují či zamezují provedení auditu – audit posuneme mimo dobu dovolené, pracovních špiček, hodin pro veřejnost a podobně. Vycházíme z toho, že audit má zajistit potřebné informace, ale nemá škodit běžnému provozu organizace.
Určení proveditelnosti auditů
Vedoucí auditor prověří, zda je možné audit se stanoveným cílem a předmětem auditu prakticky zajistit.
Kontroluje přitom:
- dostupnost zdrojů informací, tedy dokumentaci,
- dále použitelnost stanovených kritérií,
- spolupráci prověřovaného úseku, oblasti, lokace apod.
- dostatek času,
- dostatek kvalifikovaných auditorů
- a dostupnost dalších potřebných prostředků a zdrojů.
Pokud vedoucí auditor zjistí, že provedení auditu je za stávajících podmínek nemožné, má možnost zákazníkovi auditu nabídnout alternativní řešení. Tím může být třeba změna předmětu auditu – audit jiného místa či činnosti, audit provedený v jiném časovém období, s upraveným auditním týmem. O změně zadání auditu rozhoduje klient.
Příprava na činnosti auditu – článek 6.3
Provedení přezkoumání dokumentů v přípravě auditu
Před činnostmi při auditech přezkoumává vedoucí auditor dokumentaci včetně záznamů auditované organizace s cílem určit shodu dokumentovaného systému s kritérii auditů. Rozsah přezkoumání vychází z cíle a předmětu auditu a z povahy a složitosti auditované organizace.
Jestliže je dokumentace shledána jako podklad nedostačující k provedení auditu, informuje vedoucí auditor zákazníka auditu a auditovanou organizaci. Poté zákazník auditu rozhodne, zda v auditování pokračovat nebo audit pozastavit, do té doby, dokud nebudou vyřešeny sporné otázky v dokumentaci.
Příprava plánu auditu
Vedoucí auditor připraví plán auditu, jako základ pro dohodu o provedení auditů mezi klientem, týmem auditorů a auditovanou organizací. Plán má usnadnit časové rozvržení a koordinaci činností při auditu. Plán auditu má obsahovat především informace o:
a) cílech auditu, jeho předmětu a kritériích hodnocení při auditu,
b) identifikaci organizačních a funkčních jednotek a procesů, které mají být auditovány;
c) datu a místě, na kterém mají být provedeny činnosti při auditech na místě;
d) předpokládaný čas a dobu trvání činností při auditech na místě,
e) přidělení patřičných zdrojů pro kritické oblasti auditů (technika, doprava, experti).
Plán přezkoumává zákazník auditu a před zahájením činností při auditu na místě je předložen auditované organizaci. Jakékoli námitky auditované organizace by měly být řešeny mezi vedoucím auditorem, auditovanou organizací a zákazníkem auditu.
Příprava pracovních dokumentů
Členové týmu auditorů přezkoumají informace odpovídající jejich přidělení k auditům a připraví pracovní dokumenty, které jsou potřebné pro odkazy a záznamy z průběhu auditů. Pracovní dokumenty zpravidla zahrnují:
- kontrolní listy a seznamy otázek - checklisty
- způsob vzorkování, který bude použit pro získání informací z příliš rozsáhlých oblastí,
- formuláře pro zaznamenání informací a zjištění z auditů a záznamy z jednání.
Pracovní dokumenty jsou pomůcka, nejsou nutné za každou cenu a pro každého. Dá se uvést, že každý auditor si v průběhu své pracovní činnosti vytvoří svůj způsob práce. To že jsme zpracovali kontrolní listy a formuláře by nemělo omezit rozsah činností při auditu, a okruh toho co vidíme, zaznamenáme a vyhodnotíme. Rozsah prověřovaného se může měnit v důsledku informací získaných v průběhu auditu.
Pracovní dokumenty, včetně vytvořených záznamů musí být uchovány nejméně do ukončení auditu.
Provádění činností auditu – článek 6.4
Úvodní jednání
Úvodní jednání se má konat s managementem auditované organizace, nebo s osobami odpovědnými za funkce a procesy, které mají být auditovány. Účelem úvodního jednání je informovat o auditu, který bude prováděn, vyjasnit vzájemné postavení, spolupráci, součinnost a časové vazby s auditovanou organizací v průběhu auditu, formy jednání a předávání výsledků, potvrdit účast expertů, pozorovatelů a průvodců na auditu, dohodnout…
